Inscription obligatoire à la Banque Carrefour des Entreprises

Suite à la réforme du droit des entreprises, une société de droit commun sera dorénavant obligée, avant le commencement de ses activités, de s’inscrire à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). La BCE est une banque de données du SPF Économie qui reprend toutes les données de base des “entreprises”. Aujourd’hui, cette inscription est déjà obligatoire pour les sociétés dotées de la personnalité juridique, les ASBL’s, les fondations, etc. Une partie des informations reprises à la BCE sont publiquement accessibles (et donc consultables par tous). D’autres informations sont uniquement visibles pour les autorités et l’entreprise elle-même.

L’inscription obligatoire à la BCE vaut, en principe, à partir du 1^er novembre 2018. Les sociétés de droit commun ayant déjà débuté leurs activités avant le 1^er novembre 2018 auront jusqu’à fin avril 2019 pour s’enregistrer à la BCE. Le Roi dispose  cependant de la possibilité d’avancer cette date.

Obligations comptables

Les sociétés de droit commun devront également tenir une comptabilité. Il s’agit en principe d’une comptabilité en partie double. Les sociétés de droit commun dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas € 500.000 pourront en principe se limiter à la tenue d’une comptabilité simplifiée. Une telle comptabilité simplifiée se résume en un journal des achats, un journal des ventes, un journal financier et un inventaire.

Les sociétés de droit commun sont également tenues de conserver leur comptabilité pendant au moins 7 ans. En revanche, elles ne seraient pas tenues de déposer leurs comptes annuels ou de les publier et ce sur base d’une lecture logique de la disposition reprise à l’article III.90 du Code du droit économique.

Toutes ces règles valent à partir du 1er novembre 2018. Les sociétés de droit commun ayant débuté leurs activités avant le 1^er novembre 2018 ont encore du répit et devront, selon les dispositions transitoires, suivre ces nouvelles obligations comptables pour la première fois pour l’année comptable 2020 (en considérant que l’année comptable suit l’année calendrier). Ici aussi le Roi dispose de la possibilité d’avancer la date d’entrée en vigueur.

La suite ?

Les nouvelles sociétés de droit commun n’ayant pas débuté leurs activités avant le 1^ernovembre 2018 (à supposer que cette date ne soit pas avancée), devront immédiatement s’aligner aux nouvelles règles.  Elles devront donc immédiatement s’inscrire à la BCE et tenir une comptabilité appropriée.

Pour les sociétés de droit commun ayant débuté leurs activités avant le 1^er novembre 2018 (à nouveau à supposer que le Roi n’avance pas cette date), il est recommandé à leur gérant de déjà entreprendre les démarches nécessaires. Il convient en effet de vérifier si la gestion administrative actuelle de la société de droit commun est suffisante pour répondre à ses futures obligations comptables. Dans le cas contraire, des modifications devront être effectuées afin de répondre de manière simple et efficace aux nouvelles obligations comptables applicables.

Finalement…

Finalement, la réforme du droit des sociétés et l’introduction d’un registre des bénéficiaires effectifs est une affaire à suivre pour toute personne impliquée, de près ou de loin, dans le fonctionnement d’une société de droit commun. Nous ne manquerons pas de revenir vers vous ce concernant en temps utile.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire concernant l’impact sur les sociétés de droit commun de la réforme du droit des entreprises.

Alain Van Geel – alain.vangeel@tiberghien.com

Emilie Van Goidsenhoven – emilie.vangoidsenhoven@tiberghien.com