La loi modifiant le Code pénal social a été publiée en date du 21 juin 2024. Les modifications sont entrées en vigueur le 1er juillet 2024. Un volet important de cette modification de la loi concerne l'introduction de sanctions en cas de non-respect des règles relatives aux horaires flottants.

Contrat ou règlement de travail

Pour adopter un horaire flottant, l'entreprise doit le réglementer via une convention collective de travail (CCT) ou via le règlement du travail. Un horaire flottant se compose de deux éléments :

• Des heures fixes: périodes pendant lesquelles la présence du salarié est obligatoire.
• Des heures flottantes: périodes pendant lesquelles le salarié est libre de déterminer les heures de début et de fin de la journée de travail ainsi que les pauses.

La convention collective ou le règlement de travail doit au moins inclure les éléments suivants :

• La durée hebdomadaire moyenne de travail à respecter au cours d'une période de référence de trois mois calendrier (ou de toute autre période n'excédant pas un an) ;
• Les heures fixes pendant lesquelles la présence est obligatoire (plage fixe) ;
• Les heures flexibles dans lesquelles le salarié peut organiser sa journée de travail (horaire flottant), avec un maximum de 9 heures par jour ;
• Le nombre d'heures qui peuvent être effectuées au-delà ou en deçà de la durée hebdomadaire moyenne de travail (avec un maximum de 45 heures par semaine) ;
• Le nombre d'heures qui peuvent être reportées à la fin de la période de référence (maximum 12 heures, pouvant être augmenté par convention collective).

Suivi du temps

Un système d'enregistrement des heures de travail doit être prévu et doit pouvoir être consulté par le travailleur et l'inspection du travail. Ce système doit reprendre, entre autres, les informations suivantes :

• L’identité du salarié ;
• Le temps de travail quotidien du salarié ;
• Pour les travailleurs à temps partiel à horaire fixe : le début et la fin de la journée de travail et les pauses.

Ces registres doivent être conservés pendant cinq ans après la fin du jour auquel se rapportent les données. Le salarié doit également pouvoir vérifier par lui-même combien d'heures il a travaillé en plus ou en moins par rapport à la moyenne des heures de travail au cours de la période de référence.

Sanctions

Si l'employeur omet d'inclure certaines informations obligatoires dans le règlement du travail, il s'expose à une sanction de niveau 1, à savoir une amende administrative comprise entre 80 et 800 euros.

En date du 1er juillet 2024, une sanction plus sévère de niveau 2 a été introduite, consistant en une amende pénale de 400 à 4 000 € ou une amende administrative de 200 à 2 000 € en cas de non-respect des dispositions qui régissent les horaires flottants, à savoir notamment:

• L'absence d'un système adéquat de suivi du temps ou la non-mise à disposition de ces données pour le travailleur et l'inspection ;
• La non-conservation des données pendant la période prescrite de cinq ans ;
• L’absence d’accès pour le salarié à un aperçu du nombre d'heures qu'il a travaillées en plus ou en moins au cours de la période de référence ;
• La mise au travail des salariés en dehors des périodes autorisées de plages fixes et flottantes.

Ces amendes sont multipliées par le nombre de salariés concernés, jusqu'à un maximum de 100.

Recommandations aux employeurs

Compte tenu des nouvelles sanctions, il est très important que les employeurs prennent les mesures suivantes sans retard:

• S’assurer que le règlement de travail est conforme aux exigences légales.
• Fournir un système de comptabilisation du temps qui permette de suivre avec précision les données nécessaires.
• Veiller à ce que les salariés ne travaillent qu'à l'intérieur des plages horaires établies pour les heures fixes et flottantes.

Ces ajustements permettent d'éviter les amendes et les sanctions potentielles et garantissent que l'entreprise se conforme aux nouvelles exigences légales.

Lieven Goossens – Vandelanotte