Depuis le 1er août 2021, vous n'avez plus besoin de vous rendre physiquement chez le notaire pour signer l'acte authentique de création de votre société. Cela peut se faire de manière entièrement numérique, par le biais d'une vidéoconférence et d'une signature électronique.[1]

Le 25 mars, le Conseil des ministres a approuvé, sur proposition du ministre de la Justice, un avant-projet de loi modifiant le Code des sociétés et des associations ainsi que la loi du 16 mars 1803 contenant l’organisation du notariat.

Avec la loi du 12 juillet 2021 modifiant le Code des sociétés et des associations et la loi du 16 mars 1803 contenant l’organisation du notariat, le législateur a créé une base juridique pour la constitution numérique des sociétés dans le CSA. Ce faisant, le législateur répond aux exigences de la directive européenne 2019/1151 en matière d'utilisation d’outils et de processus numériques en droit des sociétés.[2]La directive 2019/1151 vise à promouvoir les outils et processus numériques et oblige les États membres, entre autres, à développer un système permettant à certains types de sociétés de s’établir entièrement en ligne et par lequel certaines informations sur les sociétés peuvent être soumises et consultées en ligne.[3]

En effet, il est nécessaire de rendre le processus de création de sociétés plus facile, plus rapide et plus rentable en termes de temps et de coûts afin d'assurer le fonctionnement efficace, la modernisation et la rationalisation administrative d'un marché unique européen compétitif.[4]

Par exemple, le considérant n°4 de la directive 2019/1151 indique que : "il existe actuellement des différences importantes entre les États membres pour ce qui est des outils en ligne mis à la disposition des entrepreneurs et des entreprises afin de leur permettre de communiquer avec les pouvoirs publics sur des questions de droit des sociétés."[5]

La nouvelle loi vous permettra de créer votre entreprise via une plateforme en ligne à partir du 1er août 2021, et l'acte authentique sera passé au moyen d'une signature électronique lors d'une vidéoconférence avec le notaire. Si vous ne souhaitez pas utiliser une plateforme en ligne, vous pouvez toujours transmettre vos données à l’étude notariale via la méthode traditionnelle. Ensuite, ils organiseront une vidéoconférence directement avec l'entrepreneur, au cours de laquelle l'acte de constitution pourra également être signé numériquement.[6]

La plateforme en ligne pour la constitution numérique de sociétés, gérée par la FEDNOT (Fédération du notariat belge), est "Start My Business".

Grâce à cette plateforme, l'entrepreneur peut transmettre rapidement et efficacement toutes les données nécessaires à l'étude notariale de son choix. De cette manière, le notaire peut procéder plus rapidement à la constitution de votre société et se concentrer sur la fourniture de conseils. Actuellement, la plateforme n'est disponible que pour la création de SRL, SA et SC.

Il est important de noter que les conditions de fond pour l'établissement d'un acte authentique ne seront pas modifiées à la suite de la loi du 12 juillet 2021. L'intervention d'un notaire reste donc nécessaire.

Grâce à notre longue et intense collaboration avec de nombreux notaires, nous sommes convaincus que le duo avocat – notaire est le meilleur moyen de créer votre entreprise. De plus, en cas de manque de temps, nous pouvons toujours créer votre société par le biais d'une procuration devant le notaire.[7]

La procédure elle-même est également accélérée. Le délai de dépôt est réduit et la constitution est réalisée dans les dix jours ouvrables à compter de la signature de l'acte de constitution et du paiement des frais de publicité. Si une personne morale est constituée exclusivement par une personne physique, ce délai est réduit à cinq jours.[8] Ces délais ne s'appliquent que si la constitution a lieu via la plateforme en ligne "Start My Business". Si, pour une raison quelconque, la procédure ne pouvait être achevée dans le délai imparti, le notaire instrumentant devra informer le client des raisons de ce retard.[9]

La nouvelle loi prévoit également deux cas exceptionnels dans lesquels le notaire peut toujours exiger la comparution physique d'une partie. C’est le cas, d'une part, si le notaire soupçonne qu'il y a des motifs d’usurpation d'identité et, d'autre part, si la comparution physique est nécessaire pour vérifier le respect des règles relatives à la capacité juridique de la partie ou son pouvoir de représentation de la personne morale pour laquelle elle agit.[10]

Conclusion

Dans la continuité de la numérisation du droit des sociétés, la loi du 12 juillet 2021 s’inscrit comme une avancée logique. Une visite physique chez le notaire pour la constitution d'une société est encore souvent considérée comme une charge inutile et chronophage. La loi exige toujours l'intervention d'un notaire pour créer votre entreprise de manière entièrement numérique. Le notaire et l'avocat sont donc les personnes les mieux placées pour aider les fondateurs. En outre, il est possible de créer une société au moyen d'une procuration, ce qui signifie qu’en tant que fondateur, vous ne devez pas vous rendre chez le notaire, mais pouvez simplement être représenté par un avocat, par exemple.

Vous avez des questions sur le choix de la forme juridique la plus appropriée ou sur la rédaction des statuts ? STUDIO|LEGALE est heureux de vous aider. Si vous ne souhaitez pas vous rendre physiquement chez le notaire pour créer votre société, vous pouvez toujours autoriser STUDIO|LEGALE à représenter vos intérêts chez le notaire.

Si, après avoir lu cet article, vous avez encore des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Joost Peeters, Studio Legale

Références

[1] https://www.tijd.be/netto/analyse/werk/5-vragen-voor-wie-een-zaak-wil-beginnen/10324514

[2] Article 2 de la loi du 12 juillet 2021 modifiant le Code des sociétés et des associations et la loi du 16 mars 1803 contenant l’organisation du notariat et portant des dispositions diverses à la suite de la transposition de la directive (UE) 2019/1151 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 modifiant la directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l'utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés ;

[3] Voir l'exposé des motifs de la loi du 12 juillet 2021, p. 4.

[4] Voir le considérant n°2 de la DIRECTIVE (UE) 2019/1151 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 20 juin 2019 modifiant la directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l'utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés.

[5] Voir le considérant n°4 de la DIRECTIVE (UE) 2019/1151 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 20 juin 2019 modifiant la directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l'utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés.

[6] Cela s'applique à toutes les formes juridiques belges, à l'exception de la création d'une fondation par testament.

[7] “Digitaal vennootschap oprichten”. NJW, 22 september 2021, nr. 447, p. 622-623; https://www.teamjustitie.be/2021/03/26/vanaf-1-augustus-2021-kan-de-oprichtingsakte-van-een-vennootschap-digitaal-verlopen/

[8] Article 9 de la loi du 12 juillet 2021 modifiant le Code des sociétés et des associations et la loi du 16 mars 1803 contenant l’organisation du notariat et portant des dispositions diverses à la suite de la transposition de la directive (UE) 2019/1151 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 modifiant la directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l'utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés ; " Digitaal vennootschap oprichten". NJW, 22 septembre 2021, n° 447, p. 622-623.

[9] Article 2:22/1 CSA.

[10] Article 26 de la loi du 12 juillet 2021 modifiant le Code des sociétés et des associations et la loi du 16 mars 1803 contenant l’organisation du notariat et portant des dispositions diverses à la suite de la transposition de la directive (UE) 2019/1151 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 modifiant la directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l'utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés.