Met het trendy woord ‘freelancer’ hebben we het over een zelfstandige die zelf instaat voor zijn broodwinning, een ondernemer, iemand die niet in loondienst is. Van Dale omschrijft een freelancer als “iemand die zonder vast dienstverband voor je werkt”.

Opgelet voor begripsverwarring! Wie werkt als freelancer met een interim-statuut werkt in principe onder leiding, toezicht en gezag van de werkgever. Een zelfstandige freelancer daarentegen werkt uitdrukkelijk niet onder leiding, toezicht en gezag. De zelfstandige is vrij om te bepalen waar, hoe en wanneer hij werkt. De opdrachtgever mag eigenlijk niet bepalen welke stappen hij moet ondernemen om tot het eindresultaat te komen. We maken hier meteen een kanttekening bij dat de opdrachtgever duidelijk moet toelichten hoe het eindresultaat eruit moet zien en welke kantoorprocessen gerespecteerd moeten worden. Nauwgezette afspraken en communicatie zijn noodzakelijk om succesvol samen te werken.

Wanneer zoekt men een freelancer?

We onderscheiden twee belangrijke drijfveren om een beroep te doen op een freelancer: aantrekken van kennis of vaardigheden of een capaciteitsprobleem wegwerken. Krapte op de arbeidsmarkt en tijdelijke vervangingen maken dat notarissen nu vaker een beroep doen op een tijdelijke freelancer die snel kan starten en te allen tijde weer kan eindigen. Ook als het (te) lang duurt om iemand intern op te leiden en ervaring te laten opdoen, kiest men wijselijk voor een specialist van buitenaf die het kantoor kan verrijken met zijn kennis en ervaring. Idealiter wordt bij het aantrekken van gespecialiseerde kennis ook werk gemaakt van kennisoverdracht zodat de hele organisatie er beter van wordt.

Doorgaans heeft de samenwerking met een freelancer een tijdelijk karakter, hoewel ‘tijdelijk’ een ruim begrip is en voor bepaalde functies ook meerdere jaren kan betekenen. Of de freelancer het werk ter plaatse uitvoert of op afstand werkt, hangt volledig af van de inhoud en aard van de job en van de interne organisatie van het kantoor.

Wat zoekt de freelancer?

Er is een groeiende trend om als medewerker meer autonomie en flexibiliteit na te streven in de job. Met een flexibel statuut zijn freelancers vrijer om te komen en te gaan, om hun eigen voorwaarden te stellen en dat geeft de ondernemende medewerker vleugels. De werkrelatie die de freelancer met zijn opdrachtgever opbouwt, is anders dan voor de bediende op de payroll: hij werkt met de notaris samen als zijn of haar opdrachtgever en niet als ‘baas’. Bovendien kan een freelancer door vaker te verhuizen, op korte tijd meer variatie vinden in zijn job. Hij is vrij om projectmatig te werken, periodiek, veel of weinig, en dat tegen doorgaans een mooie verdienste. Daartegenover staat dat hij volledig op eigen kracht op zoek gaat naar opdrachten en voor zijn financiën, administratie, werkmateriaal, verzekeringen en contracten zelf moet instaan. Dat is niet te onderschatten en het is niet voor iedereen weggelegd om dat er, naast de job, allemaal bij te nemen.

In welke domeinen zijn freelancers het meest vertegenwoordigd?

In het notariaat vinden we ze het vaakst in functies als boekhouder of juridisch dossierbeheerder. Maar ook post-aktemedewerkers, ‘flying’ office managers en professionele telefonisten worden wel eens aangetroffen, hoewel dat een minderheid lijkt te zijn. Logisch ook, de aard van de functie bepaalt mede of je de taak gemakkelijk kan uitbesteden/toevertrouwen aan iemand die “niet in vast dienstverband” voor je werkt of niet. Zo wordt bij permanentiefuncties (onthaal en centrale telefonie) door de aard van de job een vast werkregime afgedwongen, en bovendien vraagt het een minimale kennis van de klanten en van het reilen en zeilen in het kantoor. Andere functies zijn zo repetitief van aard dat ze best in een dagelijkse routine worden uitgevoerd. Dat geldt voor de post-akteverwerking bijvoorbeeld, om deadlines te respecteren en de flow erin te houden, maar evengoed voor de dossierboekhouding.

• Freelance boekhouders slagen erin om in alle types kantoren aan de slag te gaan, vaak door op wekelijkse basis de verwerking te doen in plaats van op dagelijkse basis. Dat vraagt dan een aanpassing van de organisatie, bijvoorbeeld dat de notaris zelf het geld uitbetaalt aan de klanten en de rest van de boekhoud taken laat wachten. De resterende boekhoudtaak is op die manier iets beperkter dan als men de hele verwerking in een flow doet en het proces is iets meer verkapt omdat er meer personen een stukje in uitvoeren. Dat zijn overwegingen die men kan maken ten voordele van het vinden van de juiste mensen en soms ten koste van efficiëntie. In heel grote kantoren kan de freelance boekhouder meerdere dagen in de week werken waardoor het werk gestroomlijnd blijft én snel verwerkt wordt zonder dat iemand intern taken moet overnemen. Dat zijn schaalvoordelen waar grotere kantoren hun voordeel mee doen.
• Freelance juristen die hun diensten aanbieden als dossierbeheerder worden met het jaar talrijker. Akten in Belgische notariaten worden vandaag zowel ter plaatse als op afstand gemaakt, uitzonderlijk zelfs door buitenlandse en overzeese organisaties die juridische diensten verlenen voor dossierwerk. GDPR en beveiligingsafspraken zijn daarbij uiteraard cruciale aangelegenheden die correct geregeld moeten zijn in het contract met de freelancer, maar sinds ook het thuiswerk een ingeburgerde werkwijze is in het notariaat, vormt dat afstandswerk geen drempel meer. Maar het gros van de freelance juristen zit gewoon naast de bediende in het kantoor, voltijds of deeltijds, en neemt deel aan het kantoorgebeuren. Het valt vaak nauwelijks op wie uiteindelijk een zelfstandig statuut heeft en wie op de payroll staat. Zo’n integratie van freelancers is natuurlijk verkiesbaar vanuit het perspectief van het kantoor, en vraagt het minst “work-around”-procedures om alles vlot te laten werken.

De freelancer past zich aan het beleid aan, niet omgekeerd

De verleiding bestaat om het beleid en de werkwijzen op het kantoor aan te passen aan freelancers, bijvoorbeeld door hun een individuele “buddy” die administratief en digitaal werk verricht, toe te kennen. Het kan werken maar het kan evengoed de loyauteit van interne medewerkers fnuiken. Te snel het beleid aanpassen aan freelancers kan een valkuil zijn en moet goed doordacht zijn.

Als een freelancer langdurig voor het kantoor zal werken, is het logischer dat hij of zij zich volledig inpast in het bestaande beleid, de werkprocessen volgt, de kantoormodellen gebruikt, het software pakket leert gebruiken zoals voor de anderen van toepassing is, en niet andersom. Zo hebt u de grootste kans op een geslaagde integratie van freelancers in een bestaand team en zal hun komst ook gewaardeerd worden.

Als een freelancer is binnengehaald door zijn ‘specialisatie’ en hij krijgt complexe dossiers te verwerken maar brengt door zijn manier van werken andere doelstellingen van het kantoor zoals digitalisering of efficiëntie in het gedrang, dan is het kantoor niet met die samenwerking gebaat. Als bedrijfsleider moet u helder hebben wat u wil bereiken. De freelancer is vaak een deel van het antwoord en moet zich maximaal in het beleid van het kantoor inpassen.

Communiceren met de freelancer

Hoewel de freelancer zijn eigen tijd beheert, is het cruciaal om heel concrete afspraken te maken over communicatie, timing, gebruik van de tools en het volgen van bestaande kantoorprocessen.

Op regelmatige tijdstippen een gesprek voeren met een freelancer is geen overbodige luxe en ook geen tijdverlies. Feedback is altijd nodig om constructief samen te werken, van dichtbij of van veraf. Dat verschilt trouwens in niets van de behoefte van een interne medewerker. Het grote verschil is dat het geen functioneringsgesprek kan worden genoemd maar ‘overleg’ tout court, een gesprek tussen leverancier en klant. De notaris hoeft zich niet over de freelancer te ontfermen zoals over een medewerker die begeleiding nodig heeft of zelfs opleiding en coaching. De freelancer wordt juist verondersteld daar allemaal zelf voor in te staan. Maar hij heeft wel de input en de feedback nodig van de opdrachtgever en er moet afgestemd worden of het werk ‘on track’ zit en of het resultaat klopt met de verwachtingen.

Beter betaald, maar toch goedkoper

Een freelancer bepaalt zelf zijn uurtarief en dat ligt meestal hoger dan een uurloon voor bedienden in loondienst. Dat is ook vrij logisch. De freelancer verzorgt naast de inhoudelijke job ook zijn eigen administratie van a tot z en betaalt zelf voor de eigen pensioenopbouw, RSZ, bedrijfsvoorheffing, aanvullend pensioen, levensverzekering, ongevallenverzekering, hospitalisatieverzekering, auto- of vervoersonkosten, boekhouding, opleiding, enzovoort. Alles wat je medewerkers in loondienst genieten, hoef jij voor de freelancer niet te verzorgen. Ook van dure aanwervingsprocedures en ontslagvergoedingen ben je gespaard alsook de vele uren die je besteedt om sollicitanten te screenen en gesprekken te voeren, de nieuwkomer in de job op te leiden en te laten groeien. Het gevraagde uurloon van de freelancer omvat dat allemaal, daar komt niets meer bij. Dat mag dus iets kosten.

Het buikgevoel dat zelfstandige freelancers duur zijn, strookt meestal niet met de werkelijkheid. Voor interim-freelancers ligt dat anders: daarvoor betaalt men vaak een fikse vergoeding aan het uitzendbureau. Maar de zelfstandige valt daarbuiten.

Vooruitzichten voor het fenomeen

Sommige economen, verzekeraars en ondernemers zijn van mening dat zelfstandig worden een toenemende trend is en dat het fiscaal steeds interessanter zal worden voor medewerkers om het zelfstandig statuut aan te nemen en hun werk en leven zelf te regelen. Unizo spreekt van een stijging van freelancers in het laatste jaar met 6,9%. Toch is het geen statuut dat voor het gros van de bevolking is weggelegd. Een freelancer kent meestal tijden van onzekerheid en eigen risico en moet er doorgaans veel taken bijnemen die niet per se in zijn of haar talenten liggen. Het gedeelte van mensen dat kiest voor de veilige weg en zich vooral verheugt om elke maand een vast bedrag op de rekening te vinden en zich in een groep collega’s thuis te voelen en geen zorgen te moeten maken over de dag van morgen, is groot. Afhankelijk van toekomstige fiscale maatregelen en evoluties in de arbeidswetgeving kan de groep die zich daardoor aangesproken voelt, nog groeien. Maar wellicht zal het pad van freelancers vooral door de ondernemende types worden gekozen en bewandeld.

Voor- en nadelen: twee perspectieven die elkaar tegemoet komen?

Conclusie

• Freelancers zijn “in de fond” betaalbaar en kunnen snel inspringen en het kantoor verrijken met hun kennis.
• Meest voor de hand liggend is dat freelancers in een notariskantoor de minderheid zijn: vaste medewerkers in loondienst vormen het framework, freelancers sluiten de rangen.
• De maat van het kantoor speelt niet zo’n cruciale rol, wel de mate van organisatie en de kwaliteit van communicatie is doorslaggevend om succesvol externen in te schakelen in het team. Alleen dan werkt de freelancer ten dienste van het kantoor en niet omgekeerd (het bestaande team in dienst van enkele freelancers)!
• Laat uw dossierprocessen niet versnipperen door bits en bites uit te besteden aan een freelancer; houd de logische delen zoveel als mogelijk samen.

Ondanks hun zelfstandig statuut is het een must om regelmatig met de freelancer te communiceren en doelstellingen en output samen te evalueren.

Sylviane Dragonetti, consultant en organisatiecoach voor het notariaat, Nota Bene Consulting bv

Dit artikel verscheen eerder in het Tijdschrift Notarieel Management, uitgegeven bij KnopsPublishing. Meer info over het tijdschrift leest u hier.