De laatste tijd is er heel wat aandacht besteed aan heldere rechtstaal. Ook het notariaat besteedt steeds meer aandacht aan een toegankelijk taalgebruik, onder andere door de publicatie van taaltips. Het belang van toegankelijke rechtstaal werd reeds meermaals beklemtoond.  Het gebruik van een toegankelijke rechtstaal in notariële akten lijkt stilaan een kwaliteitseis te worden die bijdraagt tot een effectieve informatieverstrekking zoals beoogd door artikel 9, § 1, derde lid van de wet op het notarisambt.

Binnen de wettelijke marge, is er mijns inziens voldoende ruimte voor het gebruik van heldere rechtstaal. Vele kenmerken van de notariële akte van vandaag vloeien nog voort uit traditie en het gebruik van modellen. Wat betekent heldere rechtstaal bij de redactie van een zorgvolmacht? Heldere rechtstaal hanteren in de modellen is mijn inziens een eerste stap naar een gebruikersvriendelijke juridische dienstverlening.

Hou rekening met de doelgroep

Het belangrijkste beginsel voor een toegankelijke tekst, is een lezersgerichte manier van schrijven. De lezers of toehoorders van de notariële akte zijn in eerste instantie de partijen bij een zorgvolmacht. Het is belangrijk om rekening te houden met het opleidingsniveau, de leeftijd en de taalkennis van de partijen bij de redactie van de akte. Het doel van de akte is mijns inziens gelegen in het informeren van partijen over hun rechten en plichten bij de overeenkomst. De tussenkomst van een notaris moet dit overigens garanderen. Om op een lezergerichte manier te schrijven, is het van belang om de lezer of toehoorder aan te spreken waar het kan.

De vraag rijst of de juridische traditie, waarbij de notaris verslag uitbrengt van een gebeurtenis, om die reden werkelijk behouden moet blijven. De tekst van de overeenkomst heeft immers ook een belangrijke informatieve functie. Kan een akte niet op een andere manier worden geformuleerd zodat de overeenkomst die in de akte is opgenomen de lezer zelf meer rechtstreeks aanspreekt en het geheel meer consequent wordt opgesteld?

Een ander belangrijk kenmerk van een lezersgerichte manier van schrijven, is te focussen op wat de lezers of toehoorders willen weten of moeten weten. Daarom is het belangrijk alle vragen te stellen die mensen uit de doelgroep ook kunnen stellen: wie, wat, waarom, waarvoor, hoe, wanneer?

In andere gevallen bepaalt de wet niet dat de notaris deze informatie moet opnemen in de akte, maar lijkt het wel aangewezen om dit te doen met het oog op het bewijs van de naleving van deze verplichting. Zo moet de notaris elke partij altijd volledig inlichten over de rechten, verplichtingen en lasten die voortvloeien uit de rechtshandelingen waarbij zij betrokken zijn en hen op onpartijdige wijze raad geven.

De vraag rijst of het werk van de notaris op dit punt niet kan worden vereenvoudigd en er tegelijk toch een meer lezersgerichte aanpak kan worden benaarstigd. Het Nederlandse notariaat ontwikkelde een zeer toegankelijke website met een checklist om na te denken over welke keuzes men wil maken.

De mogelijkheden die ‘Legal Tech’ en ‘Legal Design’ te bieden hebben, nemen op dat vlak steeds meer toe. Het doel van ‘Legal Tech’ en ‘Legal Design’ is gelegen in het optimaliseren van de juridische dienstverlening. In een tijdperk waar tijd kostbaar is, de verwachtingen inzake informatieverstrekking naar de burger toe door de notaris alsmaar meer toenemen en het zwaard van de aansprakelijkheid steeds scherper boven het hoofd hangt, bieden deze elektronische hulpmiddelen misschien wel een oplossing die iedereen tevreden maakt. Vereist is wel dat wordt gebroken met de traditionele manier van denken over juridische diensten en producten net zoals heldere rechtstaal de jurist uitnodigt om te breken met de juridische traditie inzake rechtstaal.

Ten slotte is het belangrijk om de lezer of toehoorder te respecteren door de juiste toon te kiezen. Daarbij wordt als tip gegeven dat de notaris zich best niet boven de doelgroep plaatst door een gewichtige of bedreigende toon aan te nemen. Dergelijke toon wordt opgewekt door het gebruik van ambtelijke, juridische of technische vaktaal of door citaten uit de regelgeving. Plaats de verwijzing naar de wetgeving best achteraan. Licht toe wat er in de wet staat. Het opnemen van een verwijzing naar de wetgeving kan wel nuttig zijn bij latere actualiseringen van de overeenkomst.

Structuur is belangrijk

Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de structuur van een akte. Daarbij moet aandacht worden besteed aan het ordenen van de informatie in duidelijke deelonderwerpen, een duidelijke titel van de tekst en de verschillende rubrieken, het zichtbaar maken van de structuur van de tekst en een duidelijke indeling in alinea’s.

De structuur van een juridische tekst volgt best een herkenbaar model.

Het model van Fednot is chronologisch opgebouwd. Er wordt gestart met de bepaling van overeenkomst van lastgeving en beheer, en vervolgens komen achtereenvolgens aan bod: inwerkingtreding, opdrachten en machten van de lasthebber, algemene voorwaarden, toezicht, verplichting om met meerdere lasthebbers op te treden, taakverdeling tussen lasthebbers en machtiging, opvolgend lasthebber, lasthebber ad hoc, registratie, beëindiging, wijziging van deze overeenkomst en aanduiding van een bewindvoerder en vertrouwenspersoon bij een beëindiging van de buitengerechtelijke bescherming. Het is evenwel niet altijd even duidelijk voor de lezer wat er precies onder sommige titels moet worden begrepen. De structuur van de tekst en de titels kunnen mijns inziens nog helderder worden geformuleerd.

De structuur zelf kan ook zichtbaar worden gemaakt bij aanvang van de akte. Dit wordt vooral aanbevolen bij een langere tekst. Weergave van een inhoudsopgave is weliswaar niet echt gebruikelijk in notariële akten, maar het gaat mijns inziens ook niet in tegen de formele kenmerken ervan en de communicatieve voordelen zijn aanzienlijk.

De lay-out van een notariële akte is vaak weinig uitnodigend om te lezen. De wet is daar medeverantwoordelijk voor.

Ook hier kan Legal Design mijns inziens een zeer belangrijke rol spelen in de richting van een betere juridische dienstverlening door de akte aan te passen met behulp van information design. Een aanzet hiertoe werd reeds met succes gedaan aan de UHasselt. Een voorwaarde daartoe is wel dat er een versoepeling komt van de formele vereisten opgenomen in de wet op het notarisambt.

Heldere formulering

Een eerste tip die bij de formulering wordt gegeven, is het gebruik van gewonemensentaal. Juristen zijn vaak terughoudend om een eenvoudige taal te gebruiken uit vrees voor een verlies aan nuance of verfijning. Het gebruik van vakjargon in notariële akten blijkt zelfs zo erg te zijn, dat de wetgever de notaris heeft moeten verplichten om de akte voor te lezen en toe te lichten.

Het gebruik van een eenvoudige taal betekent niet noodzakelijk dat juridische begrippen altijd moeten worden geschrapt. De juridische begrippen die worden gebruikt, kunnen worden verduidelijkt met een korte uitleg zodat de rechtszoekende weet wat het begrip concreet voor hem betekent. In het algemeen wordt aanbevolen een vakterm alleen te gebruiken als de boodschap zonder de vakterm vaag of omslachtig zou worden.

Voorts wordt aanbevolen om de kernboodschap eerst te plaatsen en zo concreet mogelijk te formuleren. Het is belangrijk om onmiddellijk duidelijk te maken welke personen belangrijk zijn in uw boodschap en wat ze precies doen. Formuleer de boodschap ook positief. Het is daarbij aangewezen om zoveel mogelijk zinnen in een actieve vorm te formuleren die veel korter, persoonlijker en vlotter overkomt.

Een volgende aanbeveling is om weg te laten wat overbodig is en de tekst zo kort mogelijk te maken.

Het gebruik van de wettelijke terminologie heeft voor een jurist als lezer ongetwijfeld zijn voordelen, maar kan moeilijk gebruikersgericht worden genoemd als de lezer een burger is. Nochtans komt het aan de burger toe om deze overeenkomst correct uit te voeren. Ook voor juristen blijken de door de wet gehanteerde begrippen voor discussie te zorgen. Ik verwijs bijvoorbeeld naar de discussie of een volmacht tot schenken respectievelijk opstellen of wijzigen van een huwelijkscontract ‘uitdrukkelijk en bijzonder’ of zelfs ‘imperatief’ moet zijn.

In de modellen worden soms ook verwijswoorden toegevoegd die de indruk wekken de betekenis preciezer te maken, hoewel niet duidelijk is waar ze concreet naar verwijzen. Zo is er bijvoorbeeld de vraag wat precies onder een woord als “desbetreffend” moet worden begrepen. Is het altijd duidelijk waarnaar hiermee wordt verwezen?