Wat is er nodig om ervoor te zorgen dat het kantoor voor de notaris geen energielek wordt en teams evolueren naar een hoger niveau van enthousiaste zelfsturing? In deze ingekorte bijdrage uit het Tijdschrift Notarieel Management zet consultant Sofie Storms u op weg.

Notarissen beseffen vandaag dat ze maar zo sterk zijn als het team dat ze rond zich bouwen. En gezien de zware werklast van de notaris, heeft dat team in de ideale wereld een hoog ‘zelfsturend’ gehalte. Vergelijk het met een zwerm vogels in de lucht die elkaar feilloos aanvoelen en samen van richting veranderen, zonder botsen.

Maar in de realiteit blijkt die zelfsturing niet altijd van een leien dakje te lopen. De vogels botsen meer dan de notaris lief is. Dus grijpt de notaris in. Maar hoe meer de notaris ingrijpt, hoe meer de zelfsturing verdwijnt. De notaris trekt en sleurt aan het team, tussen de aktes en besprekingen door. Het team verstart. Klaagt meer dan het lacht. Ieder trekt zich terug op zijn eilandje. De ideale wereld maakt steeds vaker plaats voor een gevoel van eenzaamheid, van er alleen voor staan, van ‘wij’, de notaris(sen) versus ‘zij’, de medewerkers …

Hoe kijk ik naar mijn medewerkers?

De eerste stap die de notaris moet zetten, is inzicht krijgen in zijn eigen aannames over medewerkers en samenwerking. Met welke ‘bril’ kijkt de notaris naar zijn team? Die bril, het overtuigingssysteem van de notaris, zal in grote mate het gedrag als leider en manager van het team beïnvloeden.

Volgens de X-Y-theorie van Douglas McGregor, heersen er voornamelijk twee overtuigingssystemen bij het aansturen van medewerkers [1]:

• Theorie X: “Werknemers zoeken altijd de weg van de minste weerstand, zullen waar mogelijk werk uit de weg gaan en moeten dus gecontroleerd worden.”;
• Theorie Y: “Werknemers zijn ambitieus en willen zichzelf ontplooien. Ze zijn uit zichzelf gemotiveerd en beseffen dat wat goed is voor het geheel, ook goed is voor henzelf.

Beide systemen kloppen. Wanneer je met wantrouwen naar medewerkers kijkt (theorie X) en hen aan allerlei controles en regels onderwerpt, zullen ze proberen het systeem te slim af te zijn, en heb je het idee dat je aanname klopt. Treed je medewerkers tegemoet vanuit vertrouwen, dan zullen ze het vertrouwen beantwoorden met verantwoordelijk gedrag. En weer zul je vinden dat je aannames kloppen. Met andere woorden: je oogst wat je zaait. Angst genereert angst en vertrouwen genereert vertrouwen.

Een notaris die eerder theorie X aanhangt, bouwt (onbewust) een kantoor uit vanuit controledenken. Automatisch creëert hij een werkomgeving die hierop aansluit: een kantoor met veel regels, formele processen en zeer gedetailleerde taakomschrijvingen. De notaris denkt en de medewerkers voeren uit. In reactie hierop zullen medewerkers eveneens streven naar structuur en voorspelbaarheid. Ze zullen zich ver houden van eigen initiatief en schuwen verandering. Ze laten de bal graag in het kamp van de notaris.

Trekken en sleuren

Deze omgeving is vervolgens een groeibodem voor een toenemend gevoel van eenzaamheid, of een gevoel van ‘trekken en sleuren’. Het overtuigingssysteem van de notaris (én zijn/haar medewerkers) belet immers dat medewerkers eigen initiatieven (kunnen) nemen. Doordat de notaris vaak niet beseft dat hij/zij zijn/haar medewerkers (onbewust) in dit keurslijf duwt, groeit er mogelijk bij de notaris een frustratie met teleurstelling en onbegrip tot gevolg.

De keuze tussen werken vanuit vertrouwen met medewerkers of werken vanuit het controleren van medewerkers wordt nooit rationeel gemaakt. Integendeel, ze wordt gemaakt vanuit diepe, vaak onbewuste aannames die notarissen koesteren over mensen en hun beweegredenen.

Het is maar door inzicht te krijgen in je eigen “bril” van overtuigingen, dat je keuzes kan maken. Een notaris die een team wil dat constructief samenwerkt en waarbij medewerkers initiatief en verantwoordelijkheidszin tonen, moet eerst een onderstroom van vertrouwen creëren. Dit doet hij/zij door de – vaak op basis van angst gebaseerde – overtuigingen eruit te lichten, en er bewust voor te kiezen om een ander stel aannames ernaast te zetten.

De manier waarop je naar je medewerkers kijkt, is de sleutel tot verandering. Dit gaat hand in hand met de manier waarop de notaris naar zichzelf kijkt. Ook daar spelen belangrijke overtuigingen en onderliggende drijfveren een rol.

Om te evolueren richting zelfsturende teams, is de eerste stap voor de notaris om inzicht te krijgen in de eigen overtuigingen en aannames die belemmerend werken. De volgende stap, is werken met het team.

Maar begin niet met het team zolang je niet klaar bent met jezelf!

referenties:

[1] Douglas McGregor, The Human Side of Enterprise, 1960.

Sofie Storms
Consultant FrahanBlonde
Coach en erkend bemiddelaar
Trainer Geweldloze Communicatie

Meer weten over de motivatie van uw medewerkers met tips en voorbeelden?

Het volledige artikel van Sofie Storms verscheen in de maart-editie (2019) van het Tijdschrift Notarieel Management. Klik hier voor meer informatie en abonnementsvoorwaarden.