Sinds 1 september 2023 zijn er nieuwe regels van kracht die consumenten beschermen tegen buitensporige incassokosten en oneerlijke praktijken bij de invordering van onbetaalde facturen. Sinds 1 december 2023 zijn deze regels ook van toepassing op alle reeds bestaande overeenkomsten tussen jouw onderneming en consumenten. Deze wetgeving, vastgelegd in het Wetboek Economisch Recht (WER), brengt aanzienlijke veranderingen voor zowel consumenten als ondernemingen met zich mee.

(Eerste) betalingsherinnering bij onbetaalde facturen

Een van de meest opvallende veranderingen is dat de eerste betalingsherinnering bij onbetaalde facturen voortaan altijd kosteloos moet zijn voor de consument. Dit betekent dat ondernemingen pas kosten mogen aanrekenen na het verstrijken van een wachttijd van veertien kalenderdagen. Deze wachttijd gaat in op de dag na verzending van de herinnering bij elektronische verzending, of op de derde werkdag na verzending per post. Dit geeft consumenten de kans om alsnog te betalen zonder extra kosten te maken.

Deze herinnering moet duidelijke informatie bevatten, waaronder:

• De naam en het ondernemingsnummer van de onderneming.
• Een gedetailleerde beschrijving van het product of de dienst waarop de factuur betrekking heeft.
• De datum van opeisbaarheid van de schuld.
• Het openstaande bedrag.
• De termijn van veertien kalenderdagen waarbinnen de onbetaalde facturen moeten worden betaald voordat extra kosten worden aangerekend.
• De vergoeding die verschuldigd is bij niet-tijdige betaling.

Voor elke volgende herinnering mogen wel kosten aangerekend worden van maximaal 7,50 euro (plus verzendingskosten).

Let wel: indien het zou gaan over een regelmatige levering van goederen of diensten, hoef je niet onbeperkt gratis herinneringen te sturen indien de consument in gebreke blijft. In dergelijk geval geldt er een maximum van 3 gratis herinneringen per jaar.

Beperking op kosten interesten

De wet legt bovendien strikte maxima op voor de kosten die in rekening mogen worden gebracht bij niet-tijdige betalingen:

• Voor een schuld tot 150 euro: maximaal 20 euro.
• Voor schulden tussen 150,01 euro en 500 euro: maximaal 30 euro plus 10% van het bedrag boven 150 euro.
• Voor schulden boven 500 euro: maximaal 65 euro plus 5% van het bedrag boven 500 euro, met een maximum van 2.000 euro.

Naast de beperking van het schadebeding worden ook de nalatigheidsinteresten die je na afloop van veertien dagen in rekening kan brengen, beperkt. Zo mogen de nalatigheidsinteresten niet hoger zijn dan de wettelijke interest vermeerderd met 8%. Dit betekent dat de voorheen gebruikelijke vaste percentages van 12% of meer niet langer toegestaan zijn. Deze interesten moeten ook expliciet in de overeenkomst of algemene voorwaarden staan.

Bijkomende bescherming

Naast de kosteloze eerste herinnering en de beperking op kosten en interesten, voorziet de wet in bijkomende beschermingen zoals de verplichting voor ondernemingen om bewijsstukken te verstrekken als de consument daarom vraagt, het recht voor consumenten om betalingsfaciliteiten te verzoeken en strikte regels voor minnelijke invordering, waarbij ook incassobureaus onder toezicht staan van de Economische Inspectie.

Sancties

Ondernemingen die de nieuwe regels niet naleven, lopen aanzienlijke risico's. Sancties kunnen onder meer inhouden dat alle bijkomende kosten en schadebedingen nietig zijn, en dat de onderneming verplicht kan worden om onterecht geïnde bedragen terug te betalen. Bovendien kan de consument vrijgesteld worden van betaling van het schadebeding indien de onderneming de wettelijke verplichtingen niet respecteert.

Conclusie: significante wijzigingen bij innen onbetaalde facturen

De nieuwe wetgeving brengt significante wijzigingen aan in de manier waarop ondernemingen met consumentenschulden dienen om te gaan. Deze regels zijn bedoeld om consumenten te beschermen tegen buitensporige kosten en om hen een eerlijke kans te geven om hun schulden te voldoen zonder onmiddellijk geconfronteerd te worden met extra kosten en interesten. Voor ondernemingen betekent dit dat zij hun algemene voorwaarden en aanmaningsbrieven moeten herzien en aanpassen.

Magali Anné en Sofie Desmet – Vandelanotte