Zou het niet fantastisch zijn als u op kantoor aankomt, uw computer opstart en dan onmiddellijk een overzicht krijgt van de relevante juridische actualiteit, de nieuwe documenten in uw kennisdatabank, en de nieuwe boeken en tijdschriften? Goeiemorgen kennisportaal!

Wat is een kennisportaal?

Een kennisportaal is de centrale toegangspoort tot de kennis van uw kantoor. Het is een overzichtspagina die de toegang naar de verschillende kennis- en informatiebronnen voor de advocaten centraliseert.

De pagina is opgebouwd uit rechtstreekse linken: enerzijds linken naar interne databanken, anderzijds linken naar externe websites. De linken naar interne databanken zijn klassiek linken naar het document management systeem (DMS) en de bibliotheekcatalogus van uw kantoor. De linken naar externe websites zijn voornamelijk linken naar websites die de juridische actualiteit opvolgen zoals deze van het Belgisch Staatsblad, de Kamer, de Senaat, de Ministerraad, het Europees Hof van Justitie, om er maar enkele te noemen.

Tip: maak van uw kennisportaal de homepagina van het intranet van uw kantoor

Basis modules

Begin klein, maar wees ambitieus en blijf groeien! Een basis kennisportaal bestaat klassiek uit de volgende vijf modules: kennisdatabank, juridische actualiteit, bibliotheek, seminaries en een prikbord.

De module “kennisdatabank” geeft een overzicht van de meest recente documenten die aan uw interne kennisdatabank zijn toegevoegd en van de documenten die zijn aangepast. Eén muisklik op de link naar uw intern document management systeem (DMS) en u kan het onderliggende document raadplegen.

Het nieuws van de dag vindt u onder “juridische actualiteit”: een nieuwe wet, een baanbrekend  arrest, een interessante parlementaire vraag, een wetsontwerp, enz. Ook hier zorgt de rechtstreekse link naar de desbetreffende website voor een directe toegang tot het document.

De module “bibliotheek” bevat een overzicht van de inhoudstafels van nieuwe boeken en tijdschriften, een link naar de bibliotheekcatalogus van uw kantoor, en desgevallend linken naar externe juridische databanken. En inderdaad ook hier: één muisklik.

Aangezien permanente vorming een gegeven is binnen de advocatuur, is ook een module “seminaries” nuttig. Een overzicht van de gevolgde en toekomstige seminaries, desgevallend aangevuld met een rechtstreekse link naar het verslag en de documentatie van het seminarie, kan niet ontbreken.

Onder het “prikbord” kunnen een aantal “meest recente” varia worden opgenomen: het verslag van een praktijkgroepvergadering, de indiening voor een juridische gids zoals Legal 500, de standaard kantoorpresentatie, enz. En dit alles slechts op één muisklik verwijderd, maar dat had u inmiddels al begrepen.

Tip: hanteer het “één muisklik principe” door de opbouw van de pagina te herleiden tot de essentie en enkel te werken met rechtstreekse linken zowel naar interne documenten als naar externe websites

De letter F

Horizontaal hoog van links naar rechts. Horizontaal lager van links naar rechts, maar korter. Verticaal links. Als u deze instructies zou tekenen, tekent u de letter F. Uit onderzoek naar de oogbewegingen van bezoekers van een webpagina, blijkt dat we een pagina overwegend scannen volgens een F-patroon. Onbewust. In enkele seconden. Scannen, niet woord voor woord lezen. De F van “fast” dus.  Een belangrijk gegeven om rekening mee te houden bij de opbouw van de pagina. Concreet: wat komt waar op de pagina als u weet hoe gebruikers een pagina scannen.

Tip: plaats links boven de linken die het belangrijkst zijn.

Minder emails, maar toch meer kennisdelen

Het belangrijkste doel van een kennisportaal is kennis en informatie op een eenvoudige manier te delen. Centraal. Vanop één plaats. Een positief neveneffect is dat ook het aantal interne emails aanzienlijk zal verminderen. Zaken die traditioneel worden gemaild, zoals bijv. een baanbrekend arrest, worden voortaan immers via de kennisportaal gecommuniceerd.

In de praktijk leidt dit ook vaak tot meer transparantie. Interne emails die vaak onbewust en zonder reden naar een beperkte groep ontvangers worden verstuurd, krijgen hun plaats op de kennisportaal. Meer transparantie, betere communicatie en dus meer kennisdelen.

Tip: maak van de kennisportaal ook een sociaal intranet door bijv. een interne blog te koppelen aan de module “juridische actualiteit”. Meer interactie en dus meer kennisdelen.

De auteur, Dominique Meert, is zelfstandig consultant legal knowledge management bij 2KnowHow2
Heeft u nog vragen? Neem dan hier contact op met mevrouw Meert. Advocaten(kantoren) kunnen zich verder ook inschrijven voor de opleiding ‘Efficiënt kennis (her)gebruiken binnen uw kantoor’ op donderdag 15 juni. Klik hier voor meer informatie.

Benieuwd naar meer nuttige tips voor uw kantoor?  In het volgende nummer van Tijdschrift Notarieel Management , te verschijnen in juni, staan vele andere artikels, geschreven door vakspecialisten inzake juridisch kantoor-en kennisbeheer. Hier vindt u alle informatie over onze abonnementen op Tijdschrift Notarieel Management.