De notaris is niet enkel notaris an sich, maar ook de ‘leider’ van het kantoor. Een officemanager kan de notaris hierin ondersteunen door een aantal organisatorische taken en verantwoordelijkheden over te nemen zodat hij zich kan focussen op de core business: het notariële werk. Dit kunnen heel uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden zijn gaande van personeelsbeheer tot de dagelijkse werking van het kantoor.

Het notariskantoor in een continu veranderende maatschappij

De tijd dringt zich stilaan op om het klassieke notariaat vaarwel te zeggen en af te stemmen op de huidige noden van onze steeds veranderende maatschappij. Nieuwe trends ontstaan, nieuwe technologieën worden gelanceerd, cliëntenbehoefte verandert en medewerkers dragen een goede work-life balance hoog in het vaandel. Als notaris kan je jezelf de vraag stellen of het geen tijd is om het roer stilaan om te draaien, om de koers aan te passen. Maar hoe doe je dit, naast een overvolle agenda aan akten en besprekingen? Vaak is er gebrek aan tijd om alle huidige noden binnen het kantoor volledig in kaart te brengen, een plan van aanpak op te stellen, te implementeren en nauwgezet op te volgen. Een officemanager kan deze taak op zich nemen en de notaris effectief ontzorgen zodat alles achter de schermen vlot kan verlopen.

De officemanager als rechterhand van de notaris en aanspreekpunt voor medewerkers

Een officemanager kan je een brede waaier aan taken en verantwoordelijkheden toebedelen, ongeacht de grootte van het kantoor. Vaak is deze persoon gemakkelijker aanspreekbaar voor medewerkers ten opzichte van de notaris zelf. De barrière voelt voor hen minder groot, ook al ben je als notaris over het algemeen prima aanspreekbaar, het is een gevoel waarmee vele medewerkers te kampen hebben. Zij hebben vaak (praktische) vragen waarmee ze de notaris niet willen storen of die ze niet rechtstreeks durven stellen. Dit kunnen zaken zijn zoals deelname aan een studiedag, mogelijkheden wat betreft loopbaanonderbreking, (jeugd)vakantie, Vlaams opleidingsverlof, een aanpassing in het uurrooster, afwezigheid, lopende verzekeringen verbonden aan het notariaat, glijdende uren, thuiswerk, ergonomie, …

Een officemanager kan het eerste aanspreekpunt zijn en vele van deze zaken zelf behandelen. Daarnaast kan de officemanager ook een grote rol spelen bij het veranderende HR-beleid, meer afgestemd op de moderne maatschappij, waarbij aandacht wordt geschonken aan groei en persoonlijke ontwikkeling. Het houden van opvolgingsgesprekken, samen met de notaris, is hierbij eveneens een belangrijk aspect. Medewerkers kunnen hierbij aangeven welke richting ze wensen uit te gaan met hun carrière binnen het kantoor, wat goed en minder goed loopt en wat mogelijke verbeterpunten kunnen zijn in de kantoorwerking. Als officemanager kan je met deze punten aan de slag binnen onder andere het rekruteringsproces, de werking van het kantoor, …

Ook op vlak van de dagelijkse organisatie binnen het kantoor komt er heel wat bij kijken. Het beheren van toegangen, software up-to-date houden, hardware vernieuwen, een online afsprakenkalender integreren, het beheer van de telefoniecentrale, vergaderzalen uitrusten, ad hoc vragen behandelen van medewerkers tot zelfs een mogelijke uitbreiding van het kantoor naar extra werkplekken en het laten uitvoeren van verbouwingswerken. Hierbij moeten de contacten met de leveranciers goed onderhouden worden en moeten deze correct en tijdig aangestuurd als mede opgevolgd worden. Kortom, een veelzijdige, uitdagende en boeiende job die je er als notaris moeilijk kan bijnemen.

De zeilen bijstellen en de gewenste koers aanhouden

Wil dit zeggen dat je als notaris nog maar weinig voeling hebt met deze veranderende kantoorstructuur? Het risico bestaat, maar om dit te vermijden is het belangrijk dat de notaris een intern onderling gedragen koers uitstippelt. Een notariskantoor is in beweging waarbij HR gerelateerde zaken of aanpassingen aan infrastructuur regelmatig (her)bekeken moeten worden. De officemanager kan wekelijks agendapunten verzamelen, op basis van het reilen en zeilen binnen het kantoor, zodat deze tijdens een vast vergadermoment met de notarissen overlopen kunnen worden. Dit is een uitgelezen kans om visies uit te wisselen in samenspraak met eventuele andere notarissen. De uiteindelijke beslissingen die genomen worden over deze agendapunten blijven vanzelfsprekend bij de notaris zelf. Voldoende en duidelijke communicatie tussen de notaris en de officemanager zorgen ervoor dat de visie en beslissing van de notaris steeds correct uitgevoerd en opgevolgd kan worden, wat een vereiste is voor het welslagen van zulke samenwerking. Als notaris kan je te allen tijde op deze manier de controle behouden.

Waarom is de nood aan een officemanager zo groot?

Het is een bijna onmisbare functie geworden binnen een (grote) organisatie in een steeds veranderende maatschappij. Vandaag de dag vormen er zich meer notarisassociaties en MSK’s. In zulke grotere kantoren is een aanspreekpunt wat betreft infrastructuur, personeel, de ondersteuning van medewerkers, het anticiperen op moeilijkheden, het grijpen van opportuniteiten, … een meerwaarde om het kantoor naar een nog hoger niveau te tillen. Dit kan bijdragen tot een snellere ontwikkeling en implementatie van modernisering op verschillende vlakken binnen het notariaat. De wereld is steeds in verandering en ook Fednot biedt op regelmatige basis vernieuwingen aan. Het gaat erom dat je de tijd kan nemen om deze zaken in kaart te brengen en te implementeren alsook te monitoren en bij te schroeven. Wanneer beslis je dan precies om een kantoormanager in dienst te nemen? Van zodra je vijftien medewerkers in dienst hebt lijkt dit toch zeker de moeite te lonen. Voor de notaris levert zulke samenwerking tijdswinst op indien deze de uitwerking van genomen beslissingen kan uitbesteden aan een kantoormanager. Het is op een bepaalde manier een zorg minder voor de notaris, want ook deze wenst idealiter een goede work-life balance te behouden, niet?

Wat maakt de functie zo aantrekkelijk?

Iedere dag is anders en dat maakt het juist een dynamische en boeiende job! Medewerkers motiveren, tegemoet komen aan hun behoeftes, je steentje bijdragen aan modernisering en aan een veranderende kantoorwerking … Het geeft voldoening om hieraan mee te werken en je krijgt appreciatie op verschillende vlakken voor het werk dat je doet. Deze combinatie is, in twee richtingen, goud waard.

Het uitstippelen van een hedendaagse kantoorstructuur

Misschien is dan toch de tijd gekomen om stilaan afscheid te nemen van de klassieke kantoorwerking? Medewerkers wensen inspraak, groei, duidelijkheid, een aangename werksfeer en cliënten rekenen op de beschikbaarheid en moderne infrastructuur van de notaris en zijn medewerkers. Het investeren in een vlot draaiende organisatie en kwaliteitsvolle dienstverlening is ongetwijfeld de moeite waard. De sleutel? Laat de officemanager de notaris structureel ontlasten door meerdere belangrijke HR-gerelateerde, administratieve- en organisatorische werkzaamheden voor diens rekening te nemen.

Carolien Janssens, officemanager bij Deckers Notarissen

Deze tekst verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management.

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn