In het merendeel van de kleine en middelgrote ondernemingen wordt nog steeds in grote mate met klassieke papieren documenten gewerkt, zowel wat betreft de boekhoudkundige als de sociale documenten. Een paperless office is voor velen dan ook nog een verre droom. Nochtans neemt de elektronische verwerking van informatie alsmaar toe. In dit artikel stippen wij op algemene wijze het wetgevend kader aan en belichten wij de mogelijkheden aangaande het digitaliseren van boekhoudkundige en sociale documenten.

Op Europees vlak is men al enige tijd bezig met een wetgevend kader rond de digitalisering en de substitutie van papieren documenten (de zgn. eIDAS- Verordening van 23 juli 2014). Deze Verordening ligt aan de basis van de huidige Belgische regelgeving inzake het digitaliseren van boekhoudkundige documenten.

De belangrijkste regels betreffende het bijhouden en bewaren van boekhoudkundige documenten zijn te vinden in de artikels III.82 tot en met III.95 van het Wetboek Economisch Recht en het koninklijk besluit van 21 oktober 2018 tot uitvoering van deze bepalingen. Daarnaast zijn nog tal van andere wetten en koninklijke besluiten van toepassing die verschillende deelaspecten van de digitalisering regelen. Het is dus niet altijd evident om het bos door de bomen te zien, hetgeen natuurlijk niet bijdraagt tot een succesvolle en snelle invoering van een papiervrije bedrijfsomgeving. Hierna focussen wij op de algemene principes, vermits ook deze onvoldoende gekend blijken te zijn.

Keuzevrijheid

De huidige wetgeving laat aan ondernemingen de keuzevrijheid inzake het houden en het bewaren van de boeken en stukken. Wat betreft het houden van de boeken kan een onderneming kiezen tussen het klassieke ingebonden of ingenaaide register met vermelding van het aantal bladzijden, dan wel kiezen voor een geïnformatiseerd systeem. Sedert het koninklijk besluit van 25 januari 2005 is het voeren van een volledig elektronische boekhouding toegelaten, alsook het bijhouden van alle boeken op een informaticadrager. De bewaring van de boeken kan geschieden op een papieren drager, dan wel digitaal. Bij een digitale bewaring moet de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de bewaarde gegevens verzekerd zijn.

Voorwaarden elektronische boekhouding

Dat een onderneming haar boekhouding louter elektronisch voert, ontslaat haar niet van de verplichtingen die gelden voor het houden van een klassieke papieren boekhouding. Dit wordt ook uitdrukkelijk zo gestipuleerd in het koninklijk besluit van 21 oktober 2018. Hierin wordt immers enkel verwezen naar de principes die van toepassing zijn op de papieren boekhouding (zie hierna) en geëxpliciteerd dat een onderneming er steeds voor moet zorgen dat haar boekhouding in overeenstemming is met de wettelijke en reglementaire bepalingen ter zake, zonder dat de wet of het koninklijk besluit voorziet in bijkomende voorschriften of extra waarborgen wat het voeren van een elektronische boekhouding betreft.

Het is niet geheel duidelijk hoe alle klassieke principes van de papieren boekhouding één op één kunnen worden toegepast op de zuiver elektronische boekhouding. Het Wetboek Economisch Recht en de uitvoeringsbesluiten voorzien slechts in een aantal kapstokken. Wij stippen deze hierna voor u aan.

Bij koninklijk besluit wordt gepreciseerd dat de gebruikte geïnformatiseerde systemen de volgende waarborgen moeten insluiten voor het houden en het bewaren van de boeken:
– materiële continuïteit;
– regelmatigheid;
– onveranderlijkheid;
– toegankelijkheid.

Het Wetboek Economisch Recht omschrijft de onveranderlijkheid als volgt: “De boeken worden naar tijdsorde bijgehouden, zonder enig wit vak of enige weglating. In geval van correctie moet het oorspronkelijke geschrevene leesbaar blijven.” Hoe deze waarborgen in concreto moeten worden ingevuld/geïnterpreteerd wordt niet verder gespecifieerd, bijvoorbeeld indien een onderneming verandert van boekhoudsoftware.

In een elektronische boekhouding moeten niet enkel de bestanden met de boeken en verantwoordingsstukken (onveranderlijk) worden bijgehouden, maar ook de programma’s en systemen waarmee deze bestanden kunnen worden gelezen gedurende de bewaartermijn. Dit om te waarborgen dat elke boekhoudstaat gedurende de minimale bewaartermijn kan worden voorgelegd en opnieuw kan worden afgedrukt (zie infra voor de termijnen). Ook hier rijst de vraag wat dient te gebeuren bij updates, het niet langer aanbieden van een bepaalde software, het overstappen naar een andere softwareleverancier, enz.

Bewaringstermijn

De bewaringstermijn, alsook de wijze of vorm waarin de documenten bewaard dienen te worden, is afhankelijk van het soort document. De gebruikte drager van deze boeken bij een zuiver elektronische boekhouding moet de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn verzekeren gedurende de volledige opgelegde bewaringstermijn. Zoals aangestipt, is dit niet evident en doet dit tal van vragen rijzen.

Sociale documenten

Ter afronding van deze bijdrage bespreken wij kort de digitalisering van sociale documenten binnen de onderneming. Hier is minder vraag naar dan naar de digitalisering van boekhoudkundige documenten, hetgeen wellicht te wijten is aan de vele (kostelijke) formaliteiten die met een gebeurlijke digitalisering gepaard gaan.

De verplichting tot de redactie, het overhandigen aan de werknemer en het bewaren van sociale documenten wordt geregeld door een koninklijk besluit van 23 oktober 1978. Dit koninklijk besluit bestaat inmiddels al meer dan veertig jaar, en is evident niet aangepast aan de steeds sterker wordende roep tot digitalisering. Sociale documenten dienen in beginsel vijf jaar te worden bewaard. Sedert 2007 voorziet de wetgever de mogelijkheid bepaalde sociale documenten en andere documenten in de verhouding werknemer-werkgever enkel digitaal aan te maken en te bewaren.

Bepaalde loondocumenten (de individuele rekening, de prestatiestaat, loonfiches) mogen sedert 2007 uitsluitend digitaal worden opgesteld en bewaard. Dit kan wel enkel indien er een akkoord is tussen de werkgever en werknemer. Dit akkoord is geldig voor het lopende kalenderjaar. Na het verstrijken van deze termijn kan zowel de werknemer als de werkgever terugkomen op dit akkoord en kunnen één van de beide partijen eisen dat bepaalde documenten (opnieuw) in papieren vorm worden meegedeeld.

Voor de verschillende soorten van arbeidsovereenkomst is het elektronisch versturen en bewaren eveneens mogelijk, maar naast de toestemming van de werknemer is hiervoor bijkomend een elektronische handtekening vereist. Belangrijk is dat indien er gebruik gemaakt wordt van het elektronisch versturen en opslaan van dergelijke documenten, er een externe “elektronische archiveringsdienst” moet worden ingeschakeld die deze documenten eveneens opslaat. Veelal gaat het om het sociaal secretariaat van de onderneming.

Wilt u hier nog meer over weten?

Dit artikel van meesters Sébastien Van Damme en Laura Bruynseels is eerder verschenen in het tijdschrift “Pacioli” (nr. 488).
U kan het volledige artikel integraal raadplegen via de website van het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF).

Sébastien VAN DAMME
Laura BRUYNSEELS
BUYSSENS Advocaten Sociaal Recht