Flexibiliteit

De vraag naar andere werkvormen groeit ook binnen het notariaat gestaag.

Notariaten zijn ‘klassiek’ opgebouwd rond een ‘vaste werkstructuur van 9.00 u. tot 17.00 u.’, met – in het beste geval – eventueel de mogelijkheid tot deeltijds werken. Als we de actuele kantoororganisatie spiegelen aan de maatschappelijke evoluties en de daarmee gepaarde verzuchtingen van notariaatsmedewerkers beluisteren, dan is het overduidelijk dat deze klassieke structuur niet meer voor iedereen werkt. Nieuwe werkvormen dringen zich op. Is het notariaat klaar om hierin mee te gaan?

1. Nood aan een nieuwe werkorganisatie

Flexibel werken kan verschillende vormen aannemen, waarvan de ene zich al beter leent dan de andere voor het notariaat (opsomming niet volledig, red.):

• Een of meerdere dagen per week van thuis uit werken. Dit kan structureel of occasioneel georganiseerd worden. Dit is ongetwijfeld de meest bekende vorm van flexibel werken.

• Glijdende werkuren, waarbij de medewerker het begin- en einduur vrij kiest.

•  De gecomprimeerde werkweek, waarbij medewerkers langere dagen werken en deze compenseren door bijvoorbeeld vrijdagnamiddag te stoppen, of één dag vrij in de maand te nemen etc.

• […]

Flexibiliteit is voor vele medewerkers vaak een vraag naar de mogelijkheid om autonomie en verantwoordelijkheid te kunnen opnemen.

Evolueren van een ‘klassieke structuur’ naar nieuwere werkvormen en flexibiliteit, gaat hand in hand met een wijzigende kantoorstructuur en -cultuur waarbinnen medewerkers evolueren naar meer autonomie en verantwoordelijkheid. Hiervoor dienen kaders gecreëerd te worden waarbinnen medewerkers de vrijheid krijgen om te beslissen waar, wanneer en hoe ze werken om afgesproken doelstellingen te behalen. En daar wringt meestal het schoentje.

2. Belangrijkste voorwaarde tot succes: cultuuromslag

Notarissen die vernieuwende werkvormen willen implementeren en tegemoet willen komen aan de vragen naar flexibiliteit, dienen zich ervan bewust te zijn dat deze manier van werken mogelijk een voor hen radicale cultuuromslag vraagt, waarbij sommige medewerkers een bijkomende ondersteuning behoeven.

Waar vele notariaten opgebouwd zijn rond ‘controle’, vraagt flexibel werken een aanpak vanuit ‘vertrouwen’. Doorslaggevend en een absolute basisvoorwaarde in deze cultuuromslag is dan ook het inbouwen van vertrouwen: vertrouwen vanuit de notaris naar de medewerker en – zeker zo belangrijk – ook het vertrouwen tussen de medewerkers onderling.

Flexibel werken impliceert dat de notaris een omgeving creëert die medewerkers stimuleert in het opnemen en dragen van verantwoordelijkheid.

Met andere woorden, de notaris dient de omstandigheden te creëren die de verandering van een controlerende (of hiërarchische) cultuur naar één van vertrouwen, dialoog en delegatie mogelijk maakt.

3. Uitdagingen voor notarissen

De evolutie van het klassieke model naar (ver)nieuwe(nde) werkvormen, bevat heel wat uitdagingen voor notarissen. En niet de minste ligt bij de notaris (en zijn leiderschap) zelf. De notaris zal – naast zijn primaire beroepstaak (aktes opstellen, cliënten ontvangen …) – volop moeten inzetten op het verantwoordelijk maken en coachen van zijn medewerkers. Dit houdt onder meer in:

Loslaten van controle, grondhouding van vertrouwen

De notaris moet durven geloven in en vertrouwen op het zelfsturend vermogen van medewerkers, ook wanneer de notaris niet aanwezig is. Van ‘aanwezigheid en controle op het proces’ moet de notaris evolueren naar ‘autonomie’, ‘vertrouwen’ en ‘controle op het resultaat’. Het bouwen van vertrouwen begint bij de notaris zelf.

[…]

Creëren van een feedbackcultuur

Vertrouwen gaat hand in hand met een open dialoog en een open communicatie. De notaris zal een cultuur moeten creëren waarin openlijk feedback kan en mag gegeven worden, waar medewerkers en notarissen elkaar durven aanspreken op gemaakte afspraken, zonder dat dit als ‘kritiek’ of ‘negatief’ wordt aanzien. Verschillen in visie, gedrag dat vragen doet rijzen … worden op tafel gelegd vanuit het vertrouwen dat éénieder de beste intenties heeft met elkaar en het kantoor. Het bespreekbaar maken van wat leeft, wordt gezien als kansen tot groei.

[…]

Behouden van het groepsgevoel

Medewerkers wensen tot een ‘groep’ te behoren om voeling en verbondenheid te behouden met hun collega’s. De notaris zal er extra over moeten waken dat de sociale cohesie in zijn kantoor behouden blijft opdat de medewerkers zich betrokken blijven voelen bij het team en het notariaat. Betrokkenheid is hét sleutelwoord. Het is het klevende cement van een goedwerkend notariaat.

[…]

Omgaan met differentiatie

Eén van de belangrijkste uitdagingen voor notarissen is durven omgaan met differentiatie. Niet alle medewerkers zullen kunnen genieten van dezelfde flexibele werkvormen vanwege de aard van het werk, hun competenties of maturiteit/ervaring etc. De notaris zal moeten durven onderscheid maken én duidelijk communiceren over de redenen waarom iemands flexibele werkvorm anders is dan de andere. Niet iedere medewerker is hetzelfde, dus een gelijke behandeling is per definitie onmogelijk … én daar is op zich ook volstrekt niets mis mee indien één en ander transparant gecommuniceerd wordt. Het zal de uitdaging zijn voor menig notaris om in dit verschil te durven gaan staan (cf. ook de feedbackcultuur).

[…]

ICT

Notarissen die flexibel werk willen organiseren, moeten hun medewerkers ook de nodige professionele technische ondersteuning aanbieden in de vorm van laptops, tablets, remote access op de server, degelijke softwarepakketten etc.

4. Handvaten voor de notaris

Ontwikkel een visie

Wil de notaris van flexibel werken een troef maken voor zijn kantoor, dan zal hij in eerste instantie een visie moeten ontwikkelen waarbinnen flexibel werken zijn plaats krijgt. De visie dient uit te dragen waar de notaris met het kantoor naartoe wil: voor zichzelf, voor zijn medewerkers én voor zijn cliënten. Flexibel werken moet hierin zijn plaats krijgen.

De visie dient de medewerkers te enthousiasmeren door hun betrokkenheid te accentueren. Tegelijk vormt deze visie het kader waarbinnen flexibel werken zijn vorm krijgt. Om het draagvlak van die visie (dus de betrokkenheid) te vergroten, is het belangrijk om medewerkers van dag één hierin te betrekken en hen zelfs mee een stuk van die visie te laten schrijven.

[…]

Zet bewust in op sociale cohesie

Wanneer de werkvormen wijzigen is het een uitdaging voor de notaris en medewerkers om voldoende samenhang te behouden. Er moeten duidelijke afspraken komen rond bereikbaarheid en onderlinge communicatie. Voorzie verplichte teammomenten en besteed hierbij ook voldoende aandacht aan informele contacten, die de onderlinge betrokkenheid en kennisdeling bevorderen.

Informele momenten zoals een maandelijkse lunch of teamdag, het vieren van verjaardagen, het houden van ontbijtsessies, gezamenlijke koffiepauzes bevorderende onderlinge samenhang.

Conclusie

Er is nood aan andere samenwerkingsmodellen binnen het notariaat. Flexibiliteit, autonomie, het mogen opnemen van verantwoordelijkheid, werken vanuit vertrouwen … Dit alles lukt maar indien de notaris in eerste instantie bereid is zichzelf en zijn leiderschap in vraag te stellen en te werken aan:

• een duidelijke visie;
• een kantoorcultuur gegrond op een grondhouding van vertrouwen;
•  een andere houding en positionering van de notaris: evolutie van controle naar coaching;
•  duidelijke kaders en afspraken.

Sofie Storms, consultant bij FrahanBlondé

Benieuwd naar de rest van het artikel?  Het volledige artikel vindt u terug in het recentste nummer van Tijdschrift Notarieel Management. Hier vindt u alle informatie over onze abonnementen op Tijdschrift Notarieel Management.