Door de wet van 22 november 2022 werd een nieuw soort notaris in het leven geroepen: de ‘toegevoegde notaris’. Voor een algemene inleiding verwijzen we naar het artikel van B. BLONDÉ dat eerder in TNM en op Jubel verscheen. In tegenstelling tot de notaris-titularis, de geassocieerde notaris en de notaris-plaatsvervanger, is de toegevoegde notaris geen zelfstandige, maar een bediende.

De toegevoegde notaris is een volwaardige notaris, hij heeft precies dezelfde bevoegdheden en is onderworpen aan dezelfde wettelijke en deontologische verplichtingen als alle andere notarissen. Hij werkt wel onder toezicht en gezag van de notaris-titularis of van de professionele notarisvennootschap. Nochtans handelt hij in alle onafhankelijkheid en onpartijdigheid.

Het bediendenstatuut staat deze intellectuele onafhankelijkheid niet in de weg. De rechtspraak aanvaardt reeds geruime tijd dat technische of intellectuele onafhankelijkheid bij de uitoefening van het beroep, niet kenmerkend is voor een zelfstandigenstatuut, maar ook kan bestaan binnen een arbeidsovereenkomst. De toegevoegde notaris werkt onder de aansprakelijkheid van het kantoor waar hij tewerkgesteld wordt. Hij moet dan ook geen professionele aansprakelijkheidsverzekering aangaan, in de mate dat hij gedekt wordt door de verzekering van de titularis of van het kantoor.

De rechtspraak aanvaardt reeds geruime tijd dat technische of intellectuele onafhankelijkheid bij de uitoefening van het beroep, niet kenmerkend is voor een zelfstandigenstatuut, maar ook kan bestaan binnen een arbeidsovereenkomst.

De introductie van het bediendenstatuut in een beroep dat de uitoefening van een openbaar ambt inhoudt onder een statuut van vrije beroeper is niet evident, nu enerzijds de bepalingen van het arbeidsovereenkomstenrecht van toepassing zullen zijn en anderzijds de bestaande wettelijke en deontologische regels inzake de uitoefening van het notarisambt.

Dit geeft aanleiding tot enkele (mogelijke) knelpunten:

Hoe zit het met de beperking van de aansprakelijkheid?

De wet voorziet dat de notaris-titularis of de professionele notarisvennootschap aansprakelijk is voor de professionele activiteit die voor zijn rekening wordt uitgevoerd door de toegevoegde notaris, onverminderd de bepalingen van artikel 18 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. Dit laatste artikel bepaalt dat de werknemer bij de uitvoering van zijn overeenkomst, indien hij aan de werkgever of aan derden schade berokkent, enkel aansprakelijk is voor zijn bedrog en zijn zware schuld. Voor lichte schuld is hij alleen aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt. Deze beperkte persoonlijke aansprakelijkheid van de toegevoegde notaris, tast de volledige aansprakelijkheid van de werkgever-notaris niet aan.

Heeft de schorsing van de ambtelijke bevoegdheden ook de schorsing van de arbeidsovereenkomst tot gevolg?

De wet voorziet dat de ambtelijke bevoegdheden van de toegevoegde notaris worden geschorst gedurende de periode dat er geen notaris-titularis, geassocieerd of plaatsvervangend notaris, actief is in het kantoor. De wet vermeldt niet of de schorsing van de ambtelijke bevoegdheden ook de schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tot gevolg heeft en of deze schorsing dan ook tot gevolg heeft dat geen loon meer zou moeten worden betaald. Het model van arbeidsovereenkomst zoals voorzien in het Vademecum Toegevoegde Notaris, bepaalt dat de arbeidsovereenkomst van de toegevoegde notaris in voorkomend geval niet wordt geschorst. Gedurende deze periode kunnen hem andere taken worden opgedragen, en behoudt hij zijn loon.

De arbeidsovereenkomst moet schriftelijk worden opgemaakt, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de Provinciale Kamer van Notarissen. En dan?

De Provinciale Kamer van Notarissen onderzoekt de overeenkomst op haar wettelijkheid wat betreft de uitoefening van het notarieel ambt en of ze verenigbaar is met de notariële deontologie. Voor het overige blijft de wet stilzwijgend over de modaliteiten van uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Zo rijst de vraag hoe het notariskantoor kan tegemoetkomen aan de flexibiliteit die van de toegevoegde notaris kan worden verwacht, maar die moet kaderen binnen de strikte regels van het arbeidsrecht. Er kan uiteraard gebruik worden gemaakt van variabele werkroosters en variabele arbeidsduur in functie van de door de arbeidswetgeving toegelaten grenzen. Er zou ook beroep kunnen gedaan worden op de bepaling van de Arbeidswet die stelt dat de regels inzake arbeidsduur niet van toepassing zijn op de door de Koning aangewezen werknemer die een leidende functie of een vertrouwenspost bekleden.

Aangezien de toegevoegde notaris het notariskantoor kan verbinden tegenover derden, lijkt hij te beantwoorden aan deze uitzondering, zodat de bepalingen van de Arbeidswet inzake de arbeidsduur niet op hem van toepassing zijn.

Het KB van 10 februari 1965 wijst die personen aan. Zo worden de personen, die onder hun verantwoordelijkheid de onderneming tegenover derden kunnen verbinden, als personen bekleed met een leidinggevende functie of als een vertrouwenspost beschouwd. Aangezien de toegevoegde notaris het notariskantoor kan verbinden tegenover derden, lijkt hij te beantwoorden aan deze uitzondering, zodat de bepalingen van de Arbeidswet inzake de arbeidsduur niet op hem van toepassing zijn. Deze uitzonderingsregel zou dan wel in de arbeidsovereenkomst moeten worden voorzien.

Hoe wordt de toegevoegde notaris verloond?

De nieuwe wet bepaalt dat de vergoeding van de toegevoegde notaris “billijk en proportioneel” moet zijn. Wat dit juist betekent, laat de wetgever over aan de contractuele vrijheid. Maar aangezien de toegevoegde notaris een bediende is, moet de overeengekomen vergoeding alleszins de sectorale minimumlonen respecteren. Het Paritair Comité 216 voor de notaris-bedienden legt de loonvoorwaarden vast per functieclassificatie. Een aparte functieclassificatie voor de toegevoegde notaris ontbreekt voorlopig nog.

Tot nader order lijkt hij minstens te moeten worden ingeschaald in de hoogste bediendenschaal, waarbij het minimumloon voor bedienden zonder anciënniteit is bepaald op 4.227,36 euro bruto. Dit kan echter worden betwist bij gebreke aan een expliciete bepaling inzake het minimumloon voor de toegevoegde notaris. Alhoewel de toegevoegde notaris beroep zou kunnen doen op de niet-toepasselijkheid van het recht op overloon vanaf het 38,5ste uur dat in de week wordt gewerkt (zie supra), wordt door de rechtspraak aanvaard dat dergelijke personen wel aanspraak kunnen maken op het gewone loon voor de gepresteerde uren boven de normale wekelijkse arbeidsduur, indien in dat verband niets voorzien is in de arbeidsovereenkomst. Voor dergelijke bedienden kan echter wel een hoger loon worden overeengekomen en kan er uitdrukkelijk in de arbeidsovereenkomst worden gestipuleerd dat dit hoger loon wordt geacht alle prestaties te dekken, ook de meerprestaties die de uitvoering van de arbeidsovereenkomst noodzakelijk maken, zonder enige aparte vergoeding.

Wat met de onverenigbaarheden?

Artikel 6 OWN schrijft voor dat het de notaris verboden is zelf of door een tussenpersoon handel te drijven of zelf of door een tussenpersoon zaakvoerder, gemachtigd bestuurder of vereffenaar te zijn van een nijverheids- of handelsonderneming, tenzij hij daartoe een vergunning heeft gekregen van de minister van Justitie. Het verbod van deze nevenactiviteiten treft ook de toegevoegde notaris. Weliswaar bepaalt artikel 20 van de wet van 7 oktober 2022 dat de werkgever zijn werknemer niet kan verbieden om buiten zijn werkrooster te werken voor één of meerdere andere werkgevers, of hem om die reden te onderwerpen aan een nadelige behandeling, behalve indien dit wettelijk toegelaten is.

De vraag kan dan bijvoorbeeld worden gesteld of de toegevoegde notaris aanvullend werkzaam kan zijn voor een vastgoedmakelaar, een advocatenkantoor of een private bank, om maar enkele voorbeelden te noemen.

Aanvaard kan worden dat artikel 6 OWN als lex specialis primeert op deze door de arbeidsdeal ingevoerde nieuwe regel. De kwestie van de nevenactiviteiten die de toegevoegde notaris zou kunnen uitoefenen, is van een zeker belang, nu de toegevoegde notaris deeltijds kan werken en dus arbeidstijd over heeft om andere professionele activiteiten te ontwikkelen. De vraag kan dan bijvoorbeeld worden gesteld of de toegevoegde notaris aanvullend werkzaam kan zijn voor een vastgoedmakelaar, een advocatenkantoor of een private bank, om maar enkele voorbeelden te noemen. Een bijkomende moeilijkheid wordt hier gevormd door het gegeven dat behoudens in de deontologische context, het begrip ‘handelaar’ in het Wetboek Economisch Recht is opgeheven sinds de invoering van het begrip ‘ondernemer’.

Wat houdt de bevoegdheid in die aan de Nationale Kamer van Notarissen werd toegekend om inzake de arbeidsovereenkomsten gesloten tussen een notaris-titularis of een professionele notarisvennootschap enerzijds en een toegevoegde notaris anderzijds, de algemene regels vast te stellen aangaande de uitoefening van het ambt, met inbegrip van de regels van toepassing op de regeling van geschillen die hieruit voortvloeien en van de regels van toepassing bij het ontslag van een toegevoegde notaris?

Dit is nogal vaag omschreven. Wel stelt hetzelfde artikel dat deze maatregelen door de Koning goedgekeurd worden en dat deze in voorkomend geval aanpassingen kan aanbrengen. Deze regels en maatregelen van de Nationale Kamer, mogen bovendien geen verplichtingen of voorschriften bevatten die niet strikt noodzakelijk zijn voor de bevordering van een behoorlijke uitoefening van het notarieel ambt en de notariële praktijk in het belang van de rechtmatigheid, de rechtszekerheid en een goede rechtsbedeling. De vraag kan dan ook worden gesteld in welke mate de Nationale Kamer op grond van deze bevoegdheid kan inbreken in arbeidsovereenkomsten tussen notariskantoren en toegevoegde notarissen. Daarbij dient eraan herinnerd te worden dat artikel 6 van de wet van 3 juli 1978 voorschrijft dat alle met de bepalingen van deze wetten en van haar uitvoeringsbesluiten strijdige bedingen nietig zijn voor zover zij ertoe strekken de rechten van de werknemer in te korten of zijn verplichtingen te verzwaren.

In gevolge de hiërarchie van de rechtsbronnen in het sociaal recht zullen de bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet en haar uitvoeringsbesluiten voorrang krijgen op algemene regels uitgevaardigd door de Nationale Kamer van Notarissen en goedgekeurd bij koninklijk besluit. In dit raam zullen bijvoorbeeld de ontslagmacht en de opzeggingsvoorwaarden van partijen zoals ze in de Arbeidsovereenkomstenwet zijn opgenomen, niet op onredelijke wijze mogen worden aangetast. Op dezelfde wijze lijkt het dat ook aan de bevoegdheid van de arbeidsrechtbank om tussen te komen bij geschillen werkgever/werknemer niet mag worden getornd. Tot op heden heeft de Nationale Kamer bij ons weten nog geen uitvoering gegeven aan haar taak om de hoger vermelde algemene regels vast te stellen.

Hoe zit het met de permanente vorming?

Volgens het reglement inzake permanente opleiding van de Nationale Kamer van Notarissen moet elke notaris en kandidaat-notaris binnen een cyclus van twee kalenderjaren minstens veertig erkende opleidingsuren volgen. De toegevoegde notaris is vanzelfsprekend aan eenzelfde verplichting onderworpen. De Arbeidsdealwet van 3 oktober 2022 heeft een systeem van levenslang leren ingevoerd. Voortaan is elke werkgever in de privésector die meer dan twintig werknemers tewerkstelt verplicht om jaarlijks een opleidingsplan op te maken.

Daarenboven werd een individueel opleidingsrecht ingevoerd. Een voltijdse werknemer krijgt in 2023 vier en in 2025 vijf opleidingsdagen per jaar. Ook deze regeling geldt voor werkgevers in de privésector die ten minste twintig werknemers tewerkstellen. Aan werknemers tewerkgesteld in ondernemingen met minstens tien maar minder dan twintig werknemers wordt ten minste één dag per jaar toegekend. Ondernemingen met minder dan tien werknemers zijn uitgesloten van de nieuwe regeling. De opleiding kan door de werknemer worden gevolgd binnen of buiten de gewone werktijden met behoud van loon, zonder evenwel aanleiding te geven tot de betaling van een eventueel overloon.

Ook de kosten rechtstreeks verbonden aan de opleiding en de verplaatsingskosten moeten door de werkgever worden gedekt. De toegevoegde notarissen tewerkgesteld in kantoren met minstens twintig werknemers kunnen beroep doen op deze maatregelen voor de organisatie van hun verplichtingen inzake permanente vorming. Voor kleinere kantoren gelden deze maatregelen niet, of slechts in zeer beperkte mate. Er ontstaat dus een ongelijkheid tussen de notariskantoren met minder dan twintig werknemers en deze met meer dan twintig werknemers. Het valt dan ook aan te bevelen dat de Nationale Kamer van Notarissen een regeling uitwerkt waarin deze ongelijkheid wordt weggewerkt, en waarbij ook de kosten voor de permanente vorming van de toegevoegde notarissen toegewezen aan kleine kantoren ten laste vallen van de notaris-titularis of de notarisvennootschap.

Wat indien de toegevoegde notaris op deontologische gronden wordt geschorst?

De toegevoegde notaris kan preventief en definitief worden geschorst.

1. Wordt de arbeidsovereenkomst geschorst? De regelgeving bepaalt in beide gevallen dat de geschorste notaris de uitoefening van zijn beroep moet stopzetten voor de duur van de schorsing. Dit houdt in dat hij de briefwisseling die verband houdt met zijn beroep niet mag ondertekenen en geen cliënten mag ontvangen. De wet bepaalt niet of de arbeidsovereenkomst van de toegevoegde notaris in voorkomend geval eveneens wordt geschorst. De notaris-titularis of notarisvennootschap kan zich beroepen op artikel 26 van de wet van 3 juli 1978 om de arbeidsovereenkomst te schorsen wegens overmacht. De toegevoegde notaris mag immers het overeengekomen werk niet meer uitoefenen.
2. Behoudt de toegevoegde notaris zijn loon? De wet regelt de toekenning van het ereloon indien de notaris wordt geschorst. De toegevoegde notaris ontvangt echter geen ereloon. De vraag rijst dan ook of de preventieve, dan wel definitieve schorsing financiële repercussies kan hebben voor hem. Een preventieve schorsing is een administratieve maatregel die in principe geen financiële gevolgen teweegbrengt. De wet van 3 juli 1978 voorziet echter dat de werkgever aan de werknemer loon verschuldigd is als tegenprestatie voor arbeid. Indien de arbeidsovereenkomst van de toegevoegde notaris wordt geschorst wegens overmacht, worden zijn prestaties gestaakt en is de werkgever in principe geen loon verschuldigd. In onderling akkoord kan echter overeengekomen worden om de toegevoegde notaris tijdelijk andere taken toe te wijzen die geen verband houden met de uitoefening van zijn beroep. Op die manier behoudt de toegevoegde notaris eveneens zijn loon.
3. Wat met de kosten en vergoeding van de plaatsvervanger? Daarnaast kan men de vraag stellen of de plaatsvervangende notaris, ten laste van de geschorste toegevoegde notaris, recht kan hebben op de terugbetaling van de kosten en zijn vergoeding. De verplichting tot de betaling van het loon komt volgens de wet van 3 juli 1978 toe aan de werkgever, zijnde de notaris-titularis dan wel de notarisvennootschap. De werkgever zou deze kosten eventueel op de toegevoegde notaris kunnen verhalen in één van de gevallen voorzien in artikel 18 van dezelfde wet. Bij een preventieve schorsing lijkt dit alleszins niet evident, gelet op het foutloze karakter ervan.
4. Is het onderscheid met de schorsing van de ambtelijke bevoegdheden wel verantwoord? In het Vademecum Toegevoegde Notaris wordt aangeraden om in de arbeidsovereenkomst van de toegevoegde notaris een clausule te voorzien waarin wordt opgenomen dat de overeenkomst automatisch wordt geschorst in geval van een preventieve of disciplinaire schorsing. Zoals vermeld onder II., wordt deze schorsing niet voorzien in de modelovereenkomst gedurende de periode dat er geen notaris-titularis, geassocieerd of plaatsvervangend notaris actief is in het kantoor. Nochtans zou de werkgever zich in alle drie de gevallen kunnen beroepen op overmacht om de arbeidsovereenkomst te schorsen. De situatie van preventieve schorsing en de schorsing van de ambtelijke bevoegdheid van de toegevoegde notaris zijn evenwel min of meer gelijkaardig, aangezien de toegevoegde notaris in beide gevallen geen fout kan worden verweten. Een verschil in behandeling lijkt moeilijk te verantwoorden. Om deze ongelijkheid weg te werken, verdient het aanbeveling om in de arbeidsovereenkomst op te nemen dat de overeenkomst van de toegevoegde notaris evenmin wordt geschorst in geval van een preventieve schorsing. Op die manier behoudt de toegevoegde notaris ook zijn loon. In geval van een disciplinaire schorsing is de onmogelijkheid om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst aan de toegevoegde notaris zelf te wijten, zodat er in principe geen rechtsgrond bestaat waarop hij zich zou kunnen steunen om loon te eisen.

De deontologie kleurt de arbeidsverhouding in en leidt voor de toegevoegde notaris, vergeleken met een doorsnee werknemer, tot een grotere eigen verantwoordelijkheid.

Deontologie primeert boven werkgeversgezag

De toegevoegde notaris is geen gewone werknemer. De deontologie kleurt de arbeidsverhouding in en leidt voor de toegevoegde notaris, vergeleken met een doorsnee werknemer, tot een grotere eigen verantwoordelijkheid. Ook heeft de deontologie een invloed op het werkgeversgezag. Het weigeren van een redelijke werkinstructie zal in het algemeen verwijtbaar gedrag van de werknemer opleveren, alsook een mogelijke ontslaggrond. Een toegevoegde notaris, die een instructie niet uitvoert omdat deze niet verenigbaar is met de deontologische regels inzake de uitoefening van het ambt, zal daarentegen niet verwijtbaar handelen. Zijn gedrag zal evenmin aanleiding kunnen geven tot een sanctie wegens insubordinatie.

Herman Buyssens & Marie Verhaert, Buyssens Advocaten Sociaal Recht

Lees over de toegevoegde notaris ook de tekst van dhr. Barend Blondé: De toegevoegde notaris: een blik in de glazen bol

Deze tekst verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, waarover u hier meer informatie vindt.

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn