Het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 voorziet in de verplichting dat de in het UBO-register opgenomen informatie ten minste jaarlijks door de informatieplichtige entiteit moet worden bijgewerkt of bevestigd. Op de informatieplichtige entiteiten wordt dus een actieve verplichting opgelegd om de juistheid van deze informatie te valideren en dit om de accuraatheid en correctheid van het UBO-register te garanderen. Heeft er bijvoorbeeld een wijziging in het bestuur plaatsgevonden of een relevante aandelenoverdracht, dan dient deze informatie in het register te worden bijgewerkt. Merk in dit verband op dat sowieso al de verplichting bestaat om elke wijziging van informatie die is opgenomen in het register binnen een termijn van één maand te registreren.

De ‘validatie’ termijn van één jaar begint te lopen vanaf de datum waarop de laatste wijziging in het UBO-register werd aangebracht. Teneinde deze verplichting in de praktijk ook werkbaar te houden, zou één maand voor de deadline een automatische herinnering via MyMinFin of eBox worden gestuurd. Voor registraties die hebben plaatsgevonden t.e.m. 30 april 2020, voorziet de online-applicatie voor de UBO-registratie in een automatische bevestiging op 30 april 2020. Concreet verschijnt er bij de registratie dan volgende melding: ‘De informatie voor dit bedrijf is sindsdien bevestigd 30/04/2020’ (wat overigens slecht Nederlands is). Informatieplichtige entiteiten die voor de eerste keer werden geregistreerd of waarvan de informatie werd gewijzigd vóór 30 april 2020, zullen de juistheid van deze informatie dan ook voor de eerste keer pas moeten valideren op 30 april 2021.

Documentatieplicht

Wij berichtten reeds eerder over de nieuwe verplichting voor informatieplichtige entiteiten om elk document te verstrekken dat aantoont dat de informatie opgenomen in het register toereikend, accuraat en actueel is.

Deze verplichting had de Thesaurie al eerder in de eerste versie van haar FAQ opgenomen maar deze werd niet ondersteund door enige wettelijke basis. Om deze reden werd hiertegen dan ook grote weerstand geboden vanuit de praktijk waardoor de Thesaurie het verplicht opladen van bewijsstukken facultatief heeft gemaakt in haar FAQ van 2 april 2019. Het digitale UBO-platform werd eveneens aangepast waardoor het opladen van bijlagen niet langer een verplichting inhield om de UBO registratie te kunnen afronden.

Ingevolge het KB van 23 september 2020 echter worden informatieplichtige entiteiten nu dus wél “bij KB” verplicht om met betrekking tot de geregistreerde informatie, de onderliggende documenten mee over te maken.  Deze documenten kunnen, althans volgens een newsflash op de website van de administratie, en afhankelijk van de door de informatieplichtige te bepalen gevallen, eerder divers zijn. Zo worden als voorbeelden gegeven:

• een uittreksel uit het aandelenregister,
• de statuten van de vennootschap, de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk, de trust of een soortgelijke juridische constructie,
• een aandeelhoudersovereenkomst,
• een notariële akte,
• of enig ander document (gelegaliseerd indien het uit een derde land afkomstig is).

Deze opsomming dient louter als voorbeeld en is dus geenszins limitatief.

Op zijn website verwijst de Thesaurie ook nog naar een nieuwsbrief van Unisoc^[1] waarin vermeld wordt dat de noodzaak om (een kopie van) een document te verschaffen met de identiteit van de betrokken UBO enkel noodzakelijk is voor UBO’s die niet via hun rijksregisternummer werden geregistreerd. In praktijk zullen dit dus alle buitenlandse UBO’s betreffen.

Deze verplichting geldt vanaf 11 oktober 2020. Voor informatieplichtige entiteiten die reeds voor 11 oktober 2020 waren geregistreerd is voorzien in een tolerantie tot 30 april 2021.

Wanneer bijlagen worden opgeladen moet erover worden gewaakt dat deze enkel informatie bevatten over natuurlijke personen die kwalificeren als UBO van de informatieplichtige. Indien deze bijlagen eveneens informatie zouden bevatten van natuurlijke personen, andere dan de UBO, zou dit aanleiding kunnen geven tot een schadevergoeding in hoofde van de benadeelde niet-UBO en zelfs tot inbreuken op het beroepsgeheim (afhankelijk van de hoedanigheid van de persoon die de documenten heeft opgeladen).

Het is hierbij eveneens belangrijk te vermelden dat volgens het KB van 23 september 2020 deze bijlagen enkel raadpleegbaar zijn voor de bevoegde autoriteiten. Burgers en andere onderworpen entiteiten zouden dus geen toegang mogen krijgen tot deze bijlagen. Echter stellen wij vast dat (andere) onderworpen entiteiten op heden wel toegang hebben tot deze bijlagen. Wederom slaagt de Thesaurie er dus niet in om de privacy van de uiteindelijke begunstigden en de informatieplichtigen te garanderen.

30 april 2021 is de nieuwe deadline

Kortom, 30 april 2021 is voor veel informatieplichtige entiteiten een nieuwe deadline om in hun agenda te plaatsen. Naast de validatie van de toereikendheid, accuraatheid en het actueel zijn van de reeds geregistreerde informatie dient eveneens elk document in het systeem te worden opgeladen die de registratie kan ondersteunen.

Hierbij moet er dus zoals hoger reeds aangehaald over gewaakt worden dat enkel de ‘juiste’ bijlagen worden opgeladen, die geen informatie bevatten van niet-UBO’s. Het is eveneens sterk aan te bevelen geen bijlagen op te laden tot de Thesaurie kan garanderen dat de bijlagen enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten. Om sancties te voorkomen wegens het laattijdig opladen, kan overwogen worden om een bericht te sturen aan de Thesaurie waarin wordt meegedeeld dat de bijlagen niet zullen worden opgeladen zolang de privacy niet gegarandeerd is en dit om de privacy van de UBO’s van de informatieplichtigen te vrijwaren.

Tiberghien

Gerd D. Goyvaerts – Partner

Stephanie Gabriel – Senior Associate

Steven Demeulenaere– Associate