Als advocaat of notaris komt u dagelijks in aanraking met niet-juristen. Cliënten met juridische vragen, maar zonder juridische achtergrond. Voor hen zijn complexe juridische problemen soms onbegrijpelijk. Het is dan een lastige maar noodzakelijke opdracht om die complexiteit op een heldere manier uit te leggen.

In deze bijdrage van Jubel Services geven we enkele tips om juridische problemen duidelijk over te brengen aan cliënten. Deze tips zijn bruikbaar voor alle vormen van schriftelijke communicatie met niet-juristen: een blog op de site van uw kantoor, een brief of mail aan een cliënt, een opiniestuk in de krant. Uiteraard geldt dit niet voor contacten met vakgenoten of bijdrages in wetenschappelijke vaktijdschriften.

Nu de rechtszoekende steeds meer centraal staat, is de nood om juridische leken helder te informeren steeds groter geworden

Juridische vraagstukken helder uitleggen, kan dat wel?

Voor juristen is dat vaak niet makkelijk. Zeker in het verleden werden rechtenstudenten immers vooral opgeleid in vaktechnische kennis. Communiceren? Dat gebeurde vooral met vakgenoten (confraters, magistraten en overheid) die dezelfde achtergrondkennis hebben. Nu de rechtszoekende steeds meer centraal staat, is de nood om juridische leken helder te informeren steeds groter geworden.

Tegelijk bestaat bezorgdheid dat door een juridisch probleem heel eenvoudig uit te leggen, de nuance verloren gaat. Die bezorgdheid is deels terecht, maar moet op zich weer genuanceerd worden. Eenvoudig en duidelijk uitleggen, betekent niet onjuist of op kleuterniveau. Maar toegegeven, het is een kunst een evenwicht te vinden tussen helderheid en juistheid.

Waarom de moeite doen?

De afgelopen jaren hebben veel beroepsgroepen, die wel eens het verwijt krijgen vanuit een ivoren toren te werken, ingezet op een meer klantvriendelijke dienstverlening. Een belangrijk aspect daarvan is heldere communicatie. Ook overheidsinstanties hechten er steeds meer belang aan. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het project Heerlijk Helder van de Vlaamse overheid.

Heldere communicatie leidt echt tot een win-winsituatie. De win voor uw cliënt is dat die duidelijk weet waar hij aan toe is, wat stress vermindert. Toegegeven, zeker wanneer u er pas mee begint, vraagt helder communiceren heel wat inspanning. Toch zit er ook voor u een ‘win’ in: (I) als u vanaf de start alles duidelijk uitlegt, krijgt u later minder vragen en klachten, (II) de klantentevredenheid van uw kantoor zal stijgen.

Vijf concrete tips voor communicatie met niet-juristen

Pas de boodschap aan het publiek aan

Een eerste belangrijke stelregel: pas uw boodschap aan uw publiek aan. Uiteraard kunt u een ander taalregister hanteren met een bedrijfsleider die al jaren cliënt is en enigszins vertrouwd is met de juridische kant van zijn onderneming, dan met een particulier die u consulteert over een burenruzie en nog nooit een stap in een advocatenkantoor heeft gezet.

Net zoals dokters hun patiënten waarschuwen tegen een consultatie bij ‘Dokter Google’, moet u ook uw cliënten waarschuwen tegen een bezoekje aan ‘Meester Google’

Bestrijd Google

Wil u uw cliënteel informeren, dan heeft u één grote concurrent: Google. Net zoals dokters hun patiënten waarschuwen tegen een consultatie bij ‘Dokter Google’, moet u ook uw cliënten waarschuwen tegen een bezoekje aan ‘Meester Google’. Niet-juristen hebben immers de neiging wat ze vinden verkeerd te interpreteren. Bovendien is de kans vrij groot dat uw cliënt achterhaalde informatie vindt, of terecht komt op een Nederlandse website met uitleg over een regelgeving die sterk van onze Belgische wetgeving afwijkt.

Vermijd te veel jargon

Vakspecialisten hebben de neiging veel jargon te gebruiken. Of het nu artsen, garagisten of juristen zijn. Verlies niet uit het oog dat veel vaktermen mensen buiten het vak niets zeggen. Voor juristen betekent dat concreet: in communicatie met (potentiële) cliënten hoeft u niet noodzakelijk de geijkte wettelijke termen te gebruiken, maar kunt u gerust terugvallen op de termen die in de volksmond of de niet gespecialiseerde media worden gebruikt.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan ‘de aftrek voor risicokapitaal’ gemeenzaam de notionele interestaftrek genoemd, of hoe de meeste niet-juristen nog altijd de term brugpensioen gebruiken in plaats van de geijkte wettelijke term SWT of werkeloosheid met bedrijfstoeslag.

Daarbij aansluitend: uw cliënt hoeft niet te weten dat u zich baseert op artikel 43quinquies § 6 van deze of gene wet. Een algemene verwijzing naar de toepasselijke regelgeving zal ruim voldoende zijn.

Uiteraard is het gebruiken van bepaalde specifieke termen soms onvermijdelijk. Leg die begrippen de eerste keer dat u ze gebruikt kort uit.

Houd ook het niet-juridisch taalgebruik verstaanbaar

Nogmaals, het is niet de bedoeling om uw taalgebruik te ‘verkleuteren’. Toch is er in schriftelijke communicatie heel wat waar u rekening mee kan houden om uw teksten beter verstaanbaar te maken. Denk daarbij onder andere aan het vermijden van tangconstructies. We gaan hier niet in op pure taalkwesties, maar halen er ééntje toch graag aan: houd uw zinnen kort. Splits lange zinnen op in twee of drie kortere. Bij zinnen die te lang zijn, haakt een (groot) deel van het lezerspubliek af, omdat ze moeilijker te lezen zijn. Een ideale zinslengte is natuurlijk moeilijk te bepalen. Er is echter wel heel hat wetenschappelijk onderzoek over. Grofweg blijkt daaruit dat 40 % van de bevolking in onze contreien zonder problemen zinnen tot 15 woorden gebruikt. Langere zinnen zijn dus af te raden want voor een deel van uw lezers te moeilijk. Dit betekent natuurlijk niet dat u occasioneel geen langere zinnen kunt gebruiken. Het is vooral essentieel zinnen van verschillende lengte af te wisselen. Een aaneenschakeling van allemaal korte zinnen, is dan wel duidelijk, maar wordt snel saai. Mensen met een hoger leesniveau zullen zich er ook aan ergeren.

Vat op het einde alles samen

Als u iets ingewikkeld uitlegt, is het een goed idee om op het einde uw betoog kort samen te vatten. Maak in één of twee zinnen duidelijk wat uw lezer zeker moet onthouden.

Wim Putzeys
Jubel.be