Net zoals andere organisaties, streven notarissen naar een hoog performant kantoor. Ze moeten hierbij aan vele aspecten tegelijk denken: een duidelijke visie en missie, een efficiënte kantoorstructuur en taakverdeling, een goede mix van vaardigheden, achtergronden en persoonlijkheden binnen het team, een positieve werkomgeving, efficiënte communicatie, erkenning en waardering van de medewerkers etc. Een hoog performant kantoor wordt niet op één dag gebouwd. Het is een doorlopend proces dat voortdurend aandacht en aanpassing vereist. Een kantoordag of teambuilding kan een sterk onderdeel zijn van dat proces.

Men kan kantoordagen opdelen in drie categorieën:

• Een klassieke teambuilding.
• Een gezamenlijke opleiding.
• Een workshop rond kantoorwerking.

Heel vaak kan een combinatie uit deze categorieën een zeer sterke kantoordag vormen.

Teambuildingactiviteiten die gebruik maken van metaforen van het bedrijfsleven kunnen een krachtige manier zijn om de teamleden te laten nadenken over hoe hun individuele ervaringen bijdragen aan het succes van het team als geheel.

Teambuilding

Team-buildings hebben – letterlijk – als doel om het team hechter te maken. Ze hoeven niet meteen rechtstreeks verband te houden met de werkomgeving. Integendeel, samen uit de werkomgeving treden kan net heel verfrissend en versterkend zijn. Voorbeelden:

• Klassiek bedrijfsuitje: hierbij wordt in grote mate 1 op 1 gebruik gemaakt van de bestaande aanbieders, dikwijls afgerond met een bezoek aan een restaurant. Deze activiteiten vinden we terug in alle mogelijke vormen: ‘actief’ denk aan escape rooms, VR experience, een fietstocht, karting maar ook ‘avontuurlijk’ zoals een zeiltocht of een activiteit in de Ardennen of eerder ‘cultureel’ zoals een stadswandeling, hap en stap toeren, indoor en outdoor. Voor elk wat wils. Dit zijn de ideale activiteiten voor een kantoor dat opstart met het bouwen van zijn team, of als ‘tussendoor’ activiteit.
• Samen creëren: organiseer workshops waarbij het team gezamenlijk nieuwe vaardigheden leert of activiteiten uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld een kookworkshop zijn, waarbij het team samen een maaltijd bereidt, of een muziekworkshop, waarbij het team samen muziek maakt. Je kan ook kiezen voor een meer sociale activiteit, bijvoorbeeld vrijwilligerswerk voor een goed doel. Dit bevordert samenwerking, communicatie en plezier in het samen creëren van iets nieuws. De som van het geheel is hier groter dan van het individu. Hier komen reeds andere dynamieken naar boven die zeer interessant zijn om te observeren.
• Werken met metaforen: Dit is het nec plus ultra in de organisatie van teambuildings. Teambuildingactiviteiten die gebruik maken van metaforen van het bedrijfsleven kunnen een krachtige manier zijn om de teamleden te laten nadenken over hoe hun individuele ervaringen bijdragen aan het succes van het team als geheel. Denk aan een schilderworkshop of het zelf schrijven van een song met de waarden van het kantoor als rode draad, het maken van een reclamefilmpje voor het promoten van het kantoor, …

Dikwijls kan er gebruik gemaakt worden van de “klassieke programma’s” als basis, die dan geüpgraded worden. Zo kan een klassiek zeiltochtje omgetoverd worden in een metafoor voor het kantoor, waarbij de bemanning dan een intensive teamervaring voorgeschoteld krijgt.

Dit zijn programma’s die door specialisten uit de sector begeleid worden en steeds op maat ontwikkeld volgens de specifieke behoeftes van het kantoor in kwestie.

Gezamenlijke opleiding

Met het team een niet-juridische opleiding of workshop organiseren waarbij men samen een nieuwe vaardigheid ontwikkelt die belangrijk is voor het kantoor, heeft ook een sterk ‘teamvormend’ effect. Denken we aan “klare taal”, klantenservice of conflictbeheersing. ‘Soft skills’ te over die nuttig samen ontwikkeld kunnen worden.

Specifieke maar zeer nuttige opleidingen zijn Insights Discovery of MBTI, die de persoonlijkheidsprofielen van elk teamlid in kaart brengen en verduidelijken hoe de interactie tussen de teamleden kan worden verbeterd worden.

Workshop rond kantoorwerking

Het meest direct verbonden met het kantoor zelf, zijn workshops die men in groep kan doen om zich te buigen over de concrete’ kantoorwerking. Deze hebben vooral een praktisch nut, maar in combinatie met een teambuilding kan het een zeer waardevolle aanvulling zijn voor een kantoordag.

Denken we aan het opstellen van een gezamenlijke visie of missie, de klassieke SWOT-oefening (strengths, weaknesses, opportunities en threats), oefeningen rond efficiëntie en efficiëntieverlies etc.

Wat is dan voor mijn kantoor een ideale kantoordag?

Het is belangrijk om de juiste activiteit te kiezen, die past bij de doelstellingen van het notariskantoor. Dit in functie van het stadium waarin de kantoren zich bevinden bij het bouwen aan een performant kantoor en dus bij de cultuur van het bedrijf.

Enkele Do’s en Don’ts bij de organisatie van een kantoordag of teambuilding

Door deze do's en don'ts te volgen, kan een organisatie teambuildings organiseren die effectief zijn en bijdragen aan de ontwikkeling van een sterk en samenhangend team.

Do's:

• Stel duidelijke doelen voor de teambuildingactiviteit en communiceer deze aan de deelnemers.
• Zorg voor een evenwichtige en inclusieve deelname van alle teamleden, inclusief introverte en extraverte persoonlijkheden.
• Kies activiteiten die aansluiten bij de interesses en capaciteiten van het team, en die bevorderlijk zijn voor samenwerking en communicatie.
• Zorg voor een veilige en respectvolle omgeving waarin teamleden zich vrij voelen om ideeën te delen en feedback te geven.
• Verwelkom en respecteer diversiteit binnen het team en moedig het aan als een kracht.
• Verlaat de kantooromgeving en ga op locatie. Nieuwe omgevingen inspireren.

Don'ts

• Organiseer geen activiteiten die te ver buiten de comfortzone van teamleden liggen of die gevaarlijk of onethisch kunnen zijn.
• Forceer geen deelname van teamleden die zich ongemakkelijk voelen bij bepaalde activiteiten.
• Verwaarloos de dagelijkse werkverplichtingen van het team niet, zodat de teambuilding geen negatieve invloed heeft op de productiviteit.
• Maak geen gebruik van teambuildingactiviteiten om persoonlijke of zakelijke problemen op te lossen.
• Verwaarloos de follow-up na de teambuildingactiviteit niet, en evalueer de resultaten om te zien of de doelen zijn bereikt en wat de feedback is van de deelnemers.

Besluit

Beschouw de investering van een kantoordag niet als een alleenstaand gebeuren, maar probeer deze zo te plannen dat het kantoor er ook op langere termijn de vruchten van kan plukken. De kantoordag is één van de middelen om te werken aan een hoog performant team, wat ten goede komt aan het volledige kantoor op lange termijn.

Brend Dangreau, eventprofessional bij DANGREAU & PARTNERS

Deze tekst verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, waarover u hier meer informatie vindt.

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn