Hoewel de voordelen van een goed georganiseerd kennisbeheer glashelder zijn, blijkt het voor heel wat bedrijven en kantoren toch niet evident om hun (intern) kennisbeheer vorm te geven. Bij medewerkers bestaat immers vaak een zekere weerstand tegen het delen van kennis, zelfs met collega’s. In dit artikel geven we u vijf tips om uw medewerkers te overtuigen van de meerwaarde van kennisdeling. 

1. Maak duidelijk waarom je aan kennisdeling wil doen

U gaat er misschien van uit dat platformen om kennis te delen eenvoudig implementeerbaar zijn: de meeste mensen beschikken toch over een ruime ervaring met social media en maken vlot gebruik van diverse technische tools? Toch blijkt deze aanname vaak niet te stroken met de realiteit. Het is dan ook belangrijk om uw medewerkers voldoende ondersteuning te bieden, zeker wanneer ze aan de slag gaan met digitale platformen. Het is zeer vervelend wanneer werknemers kennismaken met een online platform en spelen met de gedachte “wat doe ik hier eigenlijk?”.

Wanneer uw medewerkers met zulke twijfels zitten, is dat rampzalig voor het slagen van uw kennisomgeving. Dergelijke dynamiek kan u eenvoudig doorbreken door heldere doelen te formuleren. Houd hierbij in het achterhoofd dat we niet samenwerken om samen te werken, maar dat samenwerking een middel is om een gemeenschappelijk doel te realiseren. Communiceer duidelijk wat je wil bereiken. Wat zijn de voordelen en hoe wil je dit doel samen verwezenlijken. Een duidelijke focus is een richtsnoer voor medewerkers en helpt zo verwarring te voorkomen.

2. Duid vertegenwoordigers aan (bottom-up)

Directe collega’s spelen een belangrijke rol bij het aanzetten tot kennisdelen van medewerkers, zij hebben immers een sterke invloed op elkaar. Het zijn de ‘early adaptors’ die de rest van een groep meetrekken in een nieuwe ontwikkeling. Zoek sleutelspelers, teams of afdelingen binnen uw kantoor die het project mee aansturen. Betrek ze al van bij aanvang bij het initiatief. Zij zullen als ‘ambassadeurs’ hun collega’s aanzetten om actief kennis te delen via het geprefereerde platform.

Vertegenwoordigers binnen een organisatie bouwen op die manier mee aan een cultuur van vertrouwen. Wanneer medewerkers vertrouwen hebben in elkaar, zullen ze meer geneigd zijn om cruciale kennis te delen met collega’s. Traditionele hiërarchische structuren zorgen voor barrières. Wanneer u vertegenwoordigers uit verschillende lagen van uw organisatie aanduidt, heft u deze barrières echter op en ontstaat er een omgeving die kennisdeling mogelijk maakt.

3.    Zorg voor (top-down) begeleiding vanuit het management

Heeft u uw koers bepaald en uw doelstelling geformuleerd, dan is het zaak om een brede draagkracht voor een nieuwe kennis- en samenwerkingsomgeving te bewerkstelligen. We vertelden al over het belang van vertegenwoordigers. Ook voor u als leidinggevende is er hier een belangrijke rol weggelegd. Participatie en ondersteuning vanuit het management zijn cruciaal. Waarom? U geeft aan het nieuwe platform te ondersteunen, waarmee de betrouwbaarheid van de tool vergroot. Ervaring leert dat het welbekende “practice what you preach”, het goede voorbeeld geven, wonderen doet. Wanneer u met het managementteam actief participeert zorgt dit ook voor vertrouwen bij uw medewerkers. Zo creëert u de ruimte voor uw medewerkers om zich te verdiepen in het nieuwe platform. Dit is fundamenteel omdat werkennemers niet met de vinger willen gewezen worden achteraf op het feit dat ze werktijd (en energie) hebben geïnvesteerd in het onder de knie krijgen van een nieuwe digitale toepassing.

4. Betrek uw volledige organisatie

Het creëren van een kennisdeelomgeving heeft zoals gezegd nood aan daadkracht binnen uw kantoor. Hoewel het management, en mogelijke vertegenwoordigers, hier een belangrijke rol vervullen zal deze draagkracht voornamelijk afhangen van de betrokkenheid van (alle) medewerkers.

Het kennisdeelplatform moet een aantrekkingskracht uitoefenen op alle medewerkers van de organisatie. Voor jongere generaties zal dit eenvoudiger zijn omdat ze meer vertrouwd zijn met digitale tools. Toch is het cruciaal om alle leeftijdscategorieën te betrekken. Stel werkgroepen binnen het platform samen met deelnemers uit verschillende generaties. Leeftijdsgroepen kunnen leren van elkaar en indien nodig ondersteuning bieden.

5. Maak kennisdelen leuk!

Het integreren van vernieuwing (en bijbehorende tools) botst weleens op weerstand binnen een organisatie. Werknemers staan hier vaak sceptisch tegenover. Bijvoorbeeld omdat ze niet overtuigd zijn van de meerwaarde of simpelweg omdat het hen ontbreekt aan tijd en motivatie om op een nieuwe manier te werken. Motiveer werknemers daarom door het gebruik van het kennisdeelplatform leuk te maken!

Zo kan gamificatie een handig middel zijn om mensen te betrekken of te belonen voor een actieve deelname aan het vernieuwingsproces. Nieuwsgierigheid van werknemers zal hen ertoe aanzetten om het platform enkele keren te bezoeken. Nadat de nieuwsgierigheid van medewerkers werd opgewekt is het echter cruciaal om ze in een later stadium herhaaldelijk te laten terugkeren. Content, en meer bepaald interessante content is hiervoor een katalysator. Als mensen weten dat er boeiende of relevante inhoud raad te plegen is, of dat er interessante interacties ontstaan, zullen ze het platform steeds opnieuw bezoeken.

Stimuleer daarom gebruikers om boeiende content toe te voegen. Lok interactie uit of voer belonende mechanismen in die discussie bewerkstelligen. De mogelijkheden om werknemers te prikkelen zijn legio: denk aan een lijst met ‘tips en tricks’ omtrent een specifiek onderwerp, een wekelijks wisselende expert-column, een ideeënbox, … Zorg voor een dynamisch platform waarbij medewerkers gestimuleerd worden om (gevarieerde) content te plaatsen die relevant is én tegelijk handig te raadplegen is.

Tips en tricks zijn waardevol wanneer uw kantoor beschikt over … De juiste tool!

De vijf bovenstaande tips zijn vrij eenvoudig om te zetten in de praktijk. Om een effectief kennisbeheer te organiseren is de tool die gebruikt wordt echter fundamenteel. Vanwege het specifieke karakter van kennisbeheer is het noodzakelijk om software te integreren die aansluit bij bredere werking van de organisatie. Er zijn verschillende pakketten op de markt, maar hoe kan ik de juiste kiezen voor mijn organisatie?

De gebruiksvriendelijkheid van de tool is hierbij een doorslaggevende factor. Medewerkers moeten vlot aan de slag kunnen gaan met de software zonder al te veel uitleg. Het programma moet snel vertrouwd aanvoelen en logisch opgebouwd zijn. Als de tool niet gebruiksvriendelijk is voor werknemers, loop je als organisatie het risico dat het initiatief mislukt.

Gebruiksvriendelijkheid is uiteraard niet de enige parameter die u in acht moet nemen bij het selecteren van een kennisbeheerstool. De kwaliteit van de zoekfunctie, de toegankelijkheid om het pakket te integreren en natuurlijk de kostprijs zijn andere belangrijke elementen waarmee u rekening moet houden. Belangrijk is wel om kostprijs geen doorslaggevende factor te laten zijn! Verkies de kwaliteit van tool, en in hoeverre deze aansluit bij het bedrijf, de medewerkers en de doelstellingen, boven het prijskaartje van een pakket.