We horen je denken: “Hebben we al niet genoeg policies? Is het gebruik van social media niet net iets informeel en moeten we dit echt weer in regels gieten?”

Het antwoord is volgens advocate Vicky Buelens zonder twijfel: ja. Een sociale media policy stel je niet enkel op om werknemers te sanctioneren maar eerder om hen te sensibiliseren. Social media is onmogelijk nog weg te denken en biedt voor elke organisatie ongekende opportuniteiten maar is, ingeval van misbruik, dodelijk.

Door het gebruik van social media op het werk uit te schrijven in heel concrete afspraken en richtlijnen schept men aan beide zijden een correct verwachtingspatroon. Werkgever – bij de redactie van de policy – en werknemer – bij de ontvangst ervan – worden gedwongen om stil te staan bij de evenwichtsoefening tussen de rechten op privacy en vrije meningsuiting enerzijds en het eigendomsrecht, de gezagsuitoefening, de loyauteit en confidentialiteit anderzijds.

Sociale media zijn informeel, snel en makkelijk waardoor werknemers al eens, meestal te goeder trouw, de grenzen van de werkgever overschrijden. Het is dan ook erg belangrijk om je verwachtingen als werkgever duidelijk te communiceren.

Geen betere manier om dit te doen dan in een goed geschreven sociale media policy die ook op een degelijke manier aan de werknemers wordt gecommuniceerd.

TIP

Net omwille van de sensibiliseringsfunctie van een policy is het absoluut af te raden om ergens een standaardpolicy aan te kopen. Veel waardevoller is een beknopte policy geschreven op maat van de onderneming en in een bevattelijke taal. De voorbereiding van deze policy doet immers stilstaan bij kansen en mogelijke valkuilen van sociale media op de werkvloer. Dat maakt dat de policy nadien ook veel makkelijker te implementeren en te handhaven zal zijn.

Naast een sensibiliseringsfunctie heeft een degelijke sociale media policy uiteraard ook een bewijswaarde. Wanneer afspraken niet op papier staan zal het immers veel moeilijker zijn om inbreuken aan te pakken.

Een ernstige tekortkoming in het kader van een ontslag om dringende reden staat mogelijks nog wel op zich, maar wanneer de inbreuk een loutere ongehoorzaamheid (insubordinatie) uitmaakt, zal het vaak heel nuttig blijken dat men op geschreven richtlijnen kan terugvallen.

Een goede social media policy bevat het best de volgende onderdelen:

• Wat wordt er verstaan onder sociale media?
• Wat doet het bedrijf (niet) op sociale media en waarom: welke kanalen en accounts worden gebruikt, welke inhoud wordt gepost met welk doel, wie beheert, wie is verantwoordelijk, …?
• Wat kan en mag een personeelslid op sociale media?
• Wat kan zeker niet?
• Waar kan je terecht in geval van vragen, twijfels, tips?

Een sociale media policy omschrijft de ins and outs van het sociale media gebruik binnen een bedrijfssituatie. Een dergelijke policy werkt het best als die vanuit een positieve visie is opgesteld en door iedereen wordt gedragen. De vorm ervan is minder belangrijk.

Zo leg je bijvoorbeeld beter de nadruk op het ambassadeurschap van de werknemers en wat mag in plaats van op een resem restricties en verboden. Bedenk hierbij dat een zeer restrictief regime je misschien minder aantrekkelijk maakt voor potentieel waardevolle werkkrachten. Maar ook naar de buitenwereld kan dit als zeer ouderwets en negatief ervaren worden.

De policy moet ook voor elke werknemer beschikbaar en eenvoudig te raadplegen zijn.

Tot slot hoeft policy ook niet beperkt te zijn tot een intern document. Het is een mooie gelegenheid om aan de buitenwereld te laten zien wat het beleid en standpunt van je organisatie is met betrekking tot sociale media. In een genetwerkte wereld is het sowieso niet ondenkbaar dat externen meelezen. Waarom hier dan niet gelijk rekening mee houden en op een positieve manier naar buiten komen?

Vicky Buelens
Advocate arbeidsrecht en ondernemingsrecht bij Stroobants Buelens advocaten, auteur van het handboek “Is facebooken een werkwoord?” uitgegeven door Wolters Kluwer en oprichter van het ontslagplatform www.ontslagadvies.be.

Op vrijdag 8 december zal Vicky Buelens samen met Jan Vanthournout (legal manager SD Worx) en Herman Buyssens (advocaat aan balie Antwerpen) een workshop houden op het Antwerps JuristenCongres, waarin zij het thema ‘digitalisering op de werkvloer’ vanuit een juridische insteek zullen behandelen.

In de aanloop naar het congres kunt u op Jubel wekelijks een artikel lezen van het Centrum voor Beroepsvervolmaking in de Rechten (CBR) en haar gastauteurs omtrent het thema van de studiedag, ‘Digitalisering en Recht’. Lees hier de eerdere artikels.

Meer informatie over CBR en het Zesde Antwerps JuristenCongres vindt u via deze link.
Registreer u alvast hier.