In een complexer en digitaler wordende wereld, waarin de concurrentie ook niet stilzit, kan het lonen om te investeren in een efficiënte kantoororganisatie. Door enthousiastere medewerkers, efficiëntere procedures die van alle ballast zijn ontdaan, en een goede digitalisering met bijbehorende archiveringsmogelijkheden en beveiliging, kan u de organisatie van uw kantoor efficiënter organiseren.

Dit artikel is een ingekorte versie van een recente publicatie in het tijdschrift Today’s Lawyer. Voor meer informatie over Today’s Lawyer en haar abonnementen, klik hier. Inschrijven kan ook via het onderstaande bestelformulier.

Kantoororganisatie is een vaak onderschat aspect van de huidige advocatuur, maar daarom niet minder belangrijk. We kennen allemaal wel de volgende situaties (en niet enkel in de advocatuur, maar ook in andere advies verlenende beroepen, zoals de accountancy wereld): “vragen van cliënten gaan voor, die e-mail zoek ik wel terug via “verzonden items”, die scan bewaar ik wel “ergens” in het dossier, in de kelder is nog genoeg plek om alles “tijdelijk” te “archiveren, …”

[…]

Een correcte kantoororganisatie kan veel tijd en bijgevolg veel geld besparen. Gezien de marges in de advocatuur toch al onder druk staan, is dit geen overbodige luxe. Daarnaast leidt een betere kantoororganisatie tot een aangenamere werksfeer, wegens minder tijd te verdoen met saai administratief of dubbel werk. Dat een betere werksfeer tot een hogere productiviteit leidt, is geen geheim. Met dit artikel willen wij u, vanuit onze ervaring in een ander dienstverlenend beroep in verandering, laten kennismaken met de verschillende “good practices” die op een goede kantoororganisatie van toepassing zijn.

De voornaamste principes voor dergelijke praktijken zijn:

–              interne procedures op punt stellen;

–              waarborgen inbouwen voor deskundigheid en kwaliteit;

–              online tools voor vlottere communicatie met cliënten en confraters;

–              modelprogramma’s en modeldocumenten;

–              interne opleidingen op het vlak van procedures en digitalisering.

Interne procedures

Net als een goede rechtsgang staat uw kantoororganisatie nergens zonder goede procedures. Zonder interne procedures, waar iedereen in het kantoor – van het secretariaat tot en met de senior partners – zich aan moet houden, kan er van een efficiënte kantoororganisatie geen sprake zijn. Het is vanzelfsprekend dat deze dan ook makkelijk raadpleegbaar zijn voor alle medewerkers, en dat nieuwe medewerkers hiermee op hun eerste dag op het kantoor vertrouwd raken.

[…]

Eens een dossier aan de gang is, is er nood aan andere procedures, om een vlotte en efficiënte voortgang van de dossiers te verzekeren. Zo zijn er zaken als plots langdurig zieke dossierbehandelaars, vertrekkende medewerkers, maar ook bij het vinden of vervangen van de juiste externe specialisten.

Cliëntacceptatiebeleid

Zonder cliënten uiteraard geen nood aan procedures. Maar zijn er in uw kantoor procedures uitgewerkt wanneer een cliënt zich tot u wendt voor een case? Van belang in deze fase zijn antwoorden op vragen als: Kan ons kantoor deze zaak aan? Hebben wij de nodige kennis in huis? Is deze zaak te winnen? Maar ook: Is deze cliënt te vertrouwen, en waarom komt hij bij ons kantoor? Is er geen kantoor dichter in hun buurt?

Maar ook, is er rekening gehouden met relevante wettelijke bepalingen, zoals de antiwitwaswetgeving?

Ordening van dossiers

[…]

Paperless office

Een paperless office draagt bij tot een overzichtelijker en centrale indeling van dossiers, doordat er gebruik gemaakt wordt van een uniforme documentnaamgeving en een identieke indeling van elk dossier. Doordat hiervoor gebruik gemaakt wordt van digitale documenten, is er veel minder nood aan de grote stapels papier die advocaten toch nog graag gebruiken. Daarnaast kunnen documenten op deze manier minder snel kwijtraken en kunt u nog een steentje bijdragen tot een beter milieu. Door deze centrale opslag kunnen alle documenten door iedere medewerker teruggevonden worden.

Het eindelijk doel van een volledige digitalisering is dat het door het scannen van documenten met behulp van de OCR-instelling van uw scanner, de documenten leesbaar worden, en bijgevolg doorzoekbaar. Op deze manier is het mogelijk om grote aantallen documenten snel te doorzoeken. De tijdswinst voor grote dossiers kan groot zijn.

Daarnaast impliceert een paperless office dat alle documenten zo snel mogelijk terug naar de cliënt gaan.

Uniforme benaming van bestanden

Om de digitale documenten terug te kunnen vinden is het van belang dat deze een uniforme benaming krijgen, zodat deze snel door andere medewerkers teruggevonden kunnen worden.

Een voorbeeld van klassering van bestanden is door ze op te slaan onder de volgende vorm:

YYYY-MM-DD NC DOC v0.0, waarbij

• YYYY-MM-DD, jaar, maand en dag van de opmaak van het document zijn;
• NC, de naam van de cliënt is;
• DOC, het soort document is (zoals BS voor Belgisch Staatblad en CO voor contracten), en
• v0.0, het versienummer van het dossier is (waarbij bijvoorbeeld een 0.1 een eerste draft is, en 2.0 de uiteindelijke versie voor de cliënt)

Briefwisseling

[…]

Twee schermen

[…]

Beveiliging van servers en pc’s

Als gevolg van de toenemende digitalisering is het uiteraard van groot belang dat er voldoende aandacht wordt besteed aan de beveiliging van pc’s en servers. Dit begint bij een goede virusscanner en firewall, maar kan pas echt goed werken indien alle medewerkers zich bewust zijn van de gevaren van de digitalisering, zoals phishing en trojan horses. Het is dan ook van groot belang dat uw medewerkers regelmatig interne opleidingen krijgen betreffende nieuwe en bestaande digitale risico’s. Uiteindelijk zijn de gebruikers nog altijd de beste virusscanners.

Daarnaast is een goed antispamprogramma van groot belang, evenals een goed wachtwoorden-beleid. Idealiter worden de wachtwoorden regelmatig aangepast.

Medewerkers en externe specialisten

Ook een procedure bij het vertrek van een medewerker is van belang. Denk bijvoorbeeld aan een manier om de lopende dossiers over te nemen (bijvoorbeeld door de opvolger de dossiers uit te laten voeren, samen met de vertrekkende werknemer), maar ook aan een procedure of verantwoordelijke voor het wijzigen van wachtwoorden.

Er worden best ook procedures opgesteld voor samenwerking met kwalitatieve externe partners. Voldoen zij aan onze standaarden, hoe zijn de meningen over hen, werken zij snel, eventueel: hoe duur zijn zij?

Online vergaderen

Many-to-many

Een ander punt, waarmee veel tijd gewonnen kan worden, is het zo veel mogelijk organiseren van online vergaderingen en opleidingen. Vanzelfsprekend met de nodige aandacht voor een gepaste beveiliging van de digitale omgeving.

Er zijn verschillende soorten van online vergadertools. Het zou ons echter te ver voeren om deze nu in detail te bespreken.

One-to-one

[…]

One-to-many

Niet enkel vergaderingen kunnen online georganiseerd worden, ook opleidingen en seminaries worden meer en meer online georganiseerd. Zulke webinars kunnen dan gevolgd worden door middel van een eenmalige gebruikersnaam en een wachtwoord die u verkrijgt na inschrijving.

Het voordeel van al deze online tools is dat veel verplaatsingen uitgespaard kunnen worden.

Databanken

Minder vernieuwend, want al langer ingeburgerd, zijn juridische databanken, zoals Jura of voor de fiscale advocaten, bijvoorbeeld Monkey. Deze databanken hebben een aantal voordelen. Enerzijds zijn deze databanken makkelijk te doorzoeken. Het neemt echter niet weg dat de vele juridische naslagwerken op papier, waar menig confrater aan verknocht is, niet meer waardevol kunnen zijn. Dergelijke online databanken verwijzen ook vaak naar deze werken. Een ander groot voordeel is dat deze databanken dagelijks geüpdatet worden.

Recent op de markt gekomen en tegen een betaalbare prijs is Knowlex om intern en – zo u wil – ook extern aan kennisdeling te doen. Handig is dat u google-gewijs in uw standaarddocumenten (titels én inhoud) kunt zoeken.

Taakopvolging

[…]

Procesmatig

[…]

Permanente vorming

[…]

Besluit

Daar waar veel advocatenkantoren vaste praktijken hebben, die in het verleden hun nut bewezen hebben, kan het geen kwaad om meer en meer aandacht te besteden aan kantoororganisatie, al was het maar om zich als kantoor te kunnen onderscheiden van andere kantoren. Zeker op kostenbeperkend vlak kan er nog veel gewonnen worden. Van belang is de aandacht voor interne procedures, en indien er gekozen wordt voor een doorgedreven digitalisering, het besteden van voldoende aandacht aan de digitale beveiliging.

Bob Liekens, bestuurder-vennoot Vancoile & Partners

Dit artikel is een ingekorte versie van een recente publicatie in het tijdschrift Today’s Lawyer. Voor meer informatie over Today’s Lawyer en haar abonnementen, klik hier. Inschrijven kan ook via het onderstaande bestelformulier.