In ons vorige artikel wezen we er al op dat kennisdeling binnen uw kantoor voor heel wat tijds- en efficiëntiewinst zorgt. Maar hoe begint u eraan? Kennisdeling hangt af van drie factoren: kennis, technologie en mensen. Kennis is uiteraard aanwezig op kantoor: de kennis in uw hoofd, modellen, brieven, contracten, conclusies … Ook technologie vindt haar weg naar het advocatenkantoor. Mensen zijn een even belangrijke factor, maar een kennisdeelcultuur implementeren is vaak de moeilijkste stap. Hoe zorgt u ervoor dat u en uw medewerkers volop kennis willen delen (en de aanwezige kantoorkennis dus maximaal gaat renderen)? Hoe krijgt u iedereen ‘mee’? Ga voor succesvolle kennisdeling aan de hand van deze vijf stappen.

Creëer bewustwording

Het is belangrijk medewerkers bewust te maken van de voordelen van kennisdeling voor het kantoor én voor zichzelf. Advocaten willen hun kennis niet altijd delen, zelfs niet met hun naaste collega’s, omdat ze dan hun unieke en onderscheidende kenmerk vrezen te verliezen.[1] Maar is die vrees gegrond? Kennis is inderdaad macht, maar gedeelde kennis is nog machtiger. Aan de ene kant winnen alle medewerkers tijd en efficiëntie dankzij kennisdeling: zij kunnen zich bezighouden met zinvoller werk dan reeds aanwezige documenten opnieuw maken. Tegelijk versterken medewerkers elkaars kennis door zaken aan te passen of toe te voegen. Voor een eenheid gedeelde kennis krijgt u dus een veelvoud terug. Aan de andere kant kan de advocaat die kennis deelt, zijn/haar expertise nog meer in de kijker zetten en zich blijven onderscheiden. Zo wint het kantoor als geheel én het individu.

Daarnaast moeten uw medewerkers in de eerste plaats weten dat kennis beschikbaar is en waar ze te vinden is, voor ze die kunnen gebruiken. Veel programma’s geven daarom automatisch meldingen wanneer kennis werd toegevoegd of zorgen voor een wekelijkse automatische mail met een overzicht. Zulke kennisgeving werkt een actief hergebruik van kennis in de hand.

Zorg voor opleiding en herhaling

Opleidingen kunnen zowel over technologische toepassingen als over cultuur gaan. Dat versterkt immers het proces van bewustwording uit de vorige stap. Spreek over de voordelen van kennisdeling, leer medewerkers hoe ze nieuwe technologie moeten gebruiken, onderhoud hun kennis over tools, licht updates toe, leer nieuwe best practices aan … zo blijft kennis delen ‘top of mind’.

Motiveer en beloon actieve deelname

Medewerkers moeten aanvoelen dat hun inzet geapprecieerd wordt en moeten zelfs plezier kunnen hebben in kennis delen. Kennisdeling moet een open forum zijn waarbij iedereen kan bijdragen aan de interactie. Een teveel aan moderatie kan demotiverend werken, net als te complexe structuren en software. Daarnaast zou het gebruiken van kennisdeelplatformen en het delen van kennis meegenomen kunnen worden in evaluatiegesprekken, zeker gelet op de grote waarde ervan voor het kantoor. U kunt ook een beloning voorzien voor de meest actieve gebruikers.

Begin klein

Stel een select groepje kennisexperts aan of maak een redactieraad met mensen die, net als u, het goede voorbeeld zullen geven. Zij zijn de pioniers: ze zijn gemotiveerd en overtuigd van de troeven van kennisdeling, ze staan open om te leren werken met nieuwe toepassingen en willen succes boeken door kennis te delen. Het initieel exclusieve karakter van de groep kan andere medewerkers zin geven om ‘erbij’ te horen en evenveel voordeel te halen uit kennisdeling. Door vaak over hun praktijk te communiceren, inspireren de kennisexperts in elk geval hun confraters. Zo begint u met een kleine groep en groeit de cirkel steeds, tot heel uw kantoor kennis deelt. De kennisexperts blijven het referentiepunt die anderen kunnen bijstaan.

Weet wat u met wie moet delen

Kennisdeling betekent niet per se dat alles steeds met iedereen gedeeld moet worden, want dat levert alleen maar een teveel aan informatie op. Gedeelde kennis is pas waardevol als iemand er iets mee kan doen, er iets mee kan verbeteren of er iets aan kan toevoegen. U kunt bijvoorbeeld verschillende kennisgroepen samenstellen, opgebouwd rond verschillende specialisaties. Hier is uiteraard ook een rol weggelegd voor de kennisexperten of de redactieraad. Zij overschouwen de kennisdeling, weten wie wat weet, en kunnen zo gericht het delen mee sturen.

Technologie voor kennisdeling is een middel om tot een efficiënte en eigentijdse kantoorwerking te komen. Het is belangrijk dat uw medewerkers de middelen ook gebruiken. U stimuleert een kennisdeelcultuur door het goede voorbeeld te geven, uw medewerkers bewust te maken van de voordelen van kennisdeling, voortdurend opleidingen te voorzien, een gerichte kennisdeling in de hand te werken, en uw medewerkers te blijven motiveren hun kennis te delen. Zowel de individuele advocaat als het kantoor als geheel hebben daar alleen maar voordeel bij.

Ook werk maken van kennisdeling op uw kantoor? Ontdek Knowlex: innovatief, gebruiksvriendelijk, krachtig. Alles voor een snelle implementatie op uw kantoor.

Lees meer: https://bloomfire.com/blog/the-11-factors-of-successful-knowledge-management-implementation/

[1] Zie ook Jan Tuerlinckx, ‘Kennismanagement in de advocatuur. Van werken ‘voor een cliënt’ naar werken ‘vóór een cliënt’,’ in Today’s Lawyer jg. 3 nr. 4 (September 2017), p. 12-17.