Justitie is er voor de burger en niet omgekeerd. Communicatie naar de burger en de jongere verschilt wezenlijk omdat zowel de burger als de jongere andere kanalen gebruiken voor hun nieuwsgaring. Op basis van beschikbare informatie op het internet, eigen ervaring in de magistratuur, in de Commissie Modernisering en kennis door de laatste tien jaar zeer actief te zijn op sociale media, doe ik hierna een aantal suggesties die als inspiratie kunnen dienen voor de communicatie naar de burger. Dit is geen gedetailleerd plan. Het gaat ook niet over interne communicatie. Dit vergt een afzonderlijke aanpak.

Waarom is communicatie dringend noodzakelijk?

Omdat de justitiebarometer er steeds meer op wijst dat het vertrouwen van de burger in Justitie achteruit gaat, omdat er de laatste weken en maanden verschillende berichten zijn verschenen, waarbij het ene al meer misleidend was dan het andere. Ik meen dat we nu op zeer korte tijd moet reageren, in eerste plaats door het verveelvoudigen van persberichten over uitspraken en door uitspraken meer ter beschikking te stellen van de journalisten én de burger. Tevens moet Justitie reageren op foutieve informatie en correcte duiding geven.

Daarnaast moeten de actoren van Justitie gewoon algemeen meer proactief informeren en communiceren over de werking van hoven en rechtbanken.

Communicatie omvat ook het ter beschikking stellen van een contactformulier, een klachtenformulier, brochures, modellen, video’s en podcasts over allerlei juridische onderwerpen, het beleidsplan van de korpsoverste, het houden van opendeurdagen en zoveel meer.

Artikel 181 van het Gerechtelijk Wetboek heeft ook een opdracht weggelegd voor het College van hoven en rechtbanken, namelijk: “neemt maatregelen die een toegankelijke, onafhankelijke, tijdige en kwaliteitsvolle rechtsbedeling verzekeren door het organiseren van onder meer communicatie”.

Er zijn nu al verschillende rechtscolleges die de communicatie direct aanpakken en zij kunnen zeker als voorbeeld en steun dienen voor anderen.

Wat hierna volgt is geen kritiek op wie dan ook (de beste stuurlui staan aan wal), maar heeft als doel belangrijke stappen vooruit te zetten in de broodnodige communicatie, die geen verder uitstel duldt.

Ik besef dat er korpsoversten/persmagistraten zijn die niet happig zijn om te communiceren om allerlei redenen. Zij hebben allicht redenen waarom zij dit niet willen en ik kan hen zeker begrijpen, maar dit is m.i. niet de goede weg en het is aan de bevoegde organen om hen van het tegendeel te overtuigen.

Een introductie/opleiding over hoe het gerecht moet communiceren zou zeker een verplichting moeten worden.

Communicatie zou ook een belangrijk onderdeel moeten uitmaken van hun beleidsplan. Er zullen doelstellingen moeten bepaald worden en het bereiken van een minimum aantal doelstellingen zou daarbij een belangrijke voorwaarde moeten zijn voor de eventuele hernieuwing van hun mandaat.

In deze bijdrage heb ik het over de externe communicatie, meer bepaald het verspreiden van persberichten en uitspraken waar onmiddellijk moet aan gewerkt worden en communicatie over de werking van Justitie.

Wanneer hierna sprake is van rechtbank wordt zowel rechtbank als hof bedoeld.

Genoeg onderzocht en gepraat over hoe er moet gecommuniceerd worden in Justitie. Het is tijd voor actie en wel nu

Wat is de kernboodschap van de communicatie en de middelen in het algemeen?

Kernboodschappen

• De rechtbank is een onafhankelijke en onpartijdige instelling.
• De rechtbank is toegankelijk voor alle burgers.
• De rechtbank behandelt alle zaken rechtvaardig en transparant.
• De rechtbank draagt ​​bij aan een veilige en rechtvaardige samenleving.

Middelen

• Website: de website van de rechtbank is de belangrijkste bron van informatie voor het publiek. De website moet up-to-date informatie bevatten over de werking van de rechtbank, de procedures, brochures, modellen, de lopende zaken (eventueel), dienstregelingen, de persberichten, de uitspraken enz.
• Sociale media: de rechtbank kan sociale media gebruiken om dezelfde informatie als hierboven te verspreiden. Het verschil is dat alles op de sociale media zeer vluchtig is en later soms moeilijk terug te vinden is, terwijl de informatie op de website blijft bestaan en gemakkelijk kan terug gevonden worden.
• Persberichten: de rechtbank kan persberichten versturen om belangrijke nieuwsberichten (vnl. over uitspraken, jaarverslagen, beleidsplan, veranderingen in dienstregeling enz.) te communiceren aan de journalisten en de burgers.
• Nieuwsbrieven: de rechtbank kan nieuwsbrieven versturen om stakeholders en geïnteresseerden op de hoogte te houden van het laatste nieuws over het rechtscollege.
• Opendeurdagen en schoolbezoeken: de rechtbank kan opendeurdagen en bezoeken aan scholen organiseren om het publiek kennis te laten maken met de werking van Justitie in het algemeen en de rechtbank/hof in het bijzonder.

De persberichten/uitspraken

Het meest dringend is de communicatie van de persberichten en de uitspraken.

Vermits de wet over het publiceren van uitspraken nog altijd geen uitwerking heeft, kan er niet langer gewacht worden om dit inmiddels op een andere manier aan te pakken.

Eenmaal uitgesproken heeft nieuws over een uitspraak enkele dagen nadien geen enkele zin meer of is minstens achterhaald.

Wanneer moet de magistratuur communiceren/duiden?

Elke rechtbank zou moeten communiceren:

• Over maatschappelijk belangrijke zaken (zowel strafzaken als burgerlijke zaken) die gevonnist worden.
• Over andere uitspraken die in de media ter sprake komen en waaromtrent discussie en/of verontwaardiging ontstaat.
• Wanneer verkeerde informatie de ronde doet.
• Duiding is daarbij zeer belangrijk en niet kritiek.
• Deelname aan debatten in duidingsprogramma’s mogen daarbij geen uitzondering meer zijn maar een evidentie.

Hoe kan de communicatie van de persberichten/uitspraken het best gebeuren – ideale scenario?

In een uitgebreide versie van dit artikel overloop ik de verschillende scenario’s.

Samen gevat komt het hierop neer:

• In eerste instantie moet de uitspraak ter kennis gebracht worden van de betrokken partijen en advocaten.
• Een persbericht (in begrijpelijke taal en met duiding waar nodig) moet daarna ter beschikking gesteld worden van de journalisten én de burgers op de website van hoven en rechtbanken. het tijdstip van publicatie hangt af van de al of niet aanwezigheid van de betrokken partijen/advocaten.
• De geanonimiseerde/gespeudonimiseerde uitspraak moet ter beschikking gesteld worden op de website van hoven en rechtbanken. Indien deze te uitgebreid is of om andere reden, de voornaamste motiveringen.
• Het persbericht en/of de uitspraak moet op het algemeen gedeelte van de website van hoven en rechtbanken komen, zodat de journalisten/professionelen/burgers niet op zoek moeten gaan naar de website van elke rechtbank of hof.
• De persmagistraat of persattaché is beschikbaar voor de journalisten of de media, wanneer er een duidingsprogramma is dat een uitspraak behandelt.
• Diegenen die het wensen moeten zich kunnen inschrijven op een nieuwsbrief van persberichten/uitspraken.
• Een RRS feed van de pagina met de persberichten/uitspraken is eveneens efficiënt en is er voor diegenen die zich niet willen inschrijven op een nieuwsbrief.

Werklast voor opstellen van persberichten en uitspraken

Het opstellen van persberichten en het anonimiseren of pseudonimiseren van uitspraken vergt tijd, soms zeer veel tijd, zeker als er geen tool voorhanden is om het werk over te nemen. De werklast hangt hierbij af van het aantal bladzijden, het aantal partijen, het vermelden van privégegevens over de feiten bijvoorbeeld in zedenzaken enz.

Wellicht komt hierin binnenkort verandering omdat er hard gewerkt wordt aan een tool voor het anonimiseren/pseudonimiseren.

Eenvormigheid en persrichtlijnen

Onnodig te zeggen dat het beter zou zijn dat er onder de korpsoversten/persmagistraten een overleg zou bestaan over het omgaan met de pers, liefst nationaal en als het niet kan, per ressort en dat iedereen ook dezelfde afspraken volgt.

De verspreiding van gebruiken al naar gelang de rechtbank geeft de indruk dat ieder maar zijn zin doet en dat nationaal overleg niet mogelijk is.

Het is mij ook niet duidelijk waarom er ook nog altijd geen eenvormige richtlijnen bestaan voor de pers in verband met het bijwonen van zittingen, het filmen enz. Voor de pers is dit zeer verwarrend en moeilijk.

Verschillende initiatieven hieromtrent zijn nooit geslaagd, wellicht omdat men de eigen werkwijze verkoos boven deze van een ander.

Werking van Justitie

Om de werking van Justitie uit te leggen, kan gebruik gemaakt worden van diverse middelen.

De kernboodschap is ook hier transparantie, toegankelijkheid, dialoog, participatie, burgergericht, duidelijke en heldere informatie en investeren in communicatie.

Transparantie en toegankelijkheid

Website: de website moet nog gebruiksvriendelijker en toegankelijker worden voor de burgers en is tevens het kanaal waardoor de magistratuur in eerste instantie kan reageren:

• Gebruik eenvoudige taal en vermijd juridisch jargon.
• Zorg voor een duidelijke structuur en navigatie.
• Maak belangrijke informatie, zoals jaarverslagen, beleidsplannen, brochures, modellen, dienstregelingen, rollen, formulieren enz., gemakkelijk vindbaar.
• Maak gebruik van chatbots, virtuele assistenten en podcasts.
• Stel een federaal contactenformulier ter beschikking, zodat de burger niet moet zoeken. Op basis van de ingevulde velden wordt het vanuit het college doorgestuurd naar de bevoegde rechtsmacht. Indien dit te lang duurt, stel zelf een gemakkelijke invulbaar contactformulier op, waarbij naar gelang de vraag al een aantal antwoorden aanwezig zijn.
• Stel een federaal klachtenformulier ter beschikking (idem als contactenformulier). Indien dit te lang duurt, stel zelf een gemakkelijke invulbaar klachtenformulier op, waarbij naar gelang de vraag al een aantal antwoorden aanwezig zijn.
• De website kan ook gebruikt worden om te reageren op onjuiste informatie, naast verspreiding van bepaalde berichten bijvoorbeeld op Jubel, Legalnews, Apache enz.

Social media: maak gebruik van diverse sociale media zoals LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook, TikTok enz. (evenwel uitgesloten voor Justitie) om burgers te informeren over het werk van justitie.

• Deel nieuwsberichten, video's en info.
• Wees aanwezig op de sociale media (persverantwoordelijke/persmagistraat) en beantwoord vragen van burgers (zie rechtspraak.nl).
• Maak korte filmpjes bijvoorbeeld hoe een onderzoeksrechter werkt, hoe een jeugdrechter werkt, hoe een raadkamer werkt, hoe een zitting verloopt, hoe het Hof van Assisen werkt enz. (geen algemeenheden) en publiceer deze niet alleen op de eigen website maar ook op sociale media, zoals YouTube (om zoveel mogelijk jongeren te bereiken). Wissel deze uit onder elkaar en maak afspraken wie een filmpje zal maken over welk onderwerp, idem voor het opstellen van brochures.
• Organiseer via YouTube livemomenten, waarop algemene vragen kunnen gesteld worden.

Open data:

• Publiceer open data bijvoorbeeld over criminaliteit (openbaar ministerie), over de eigen werking (via jaarverslagen), rechtszaken (databank zou dit moeten opvullen!) enz.
• Dit maakt het mogelijk voor burgers om onderzoek te doen en hun eigen analyses te maken.
• Het bevordert ook de transparantie en controleerbaarheid van Justitie.

Dialoog en participatie

• Burgerfora: organiseer burgerfora bijvoorbeeld via online bevragingen om burgers te betrekken bij het beleid van justitie: (i) laat burgers hun mening geven over belangrijke onderwerpen, via bevraging, (ii) laat burgers hun mening geven over de werking van een rechtsmacht, (iii) gebruik hun input om het beleid en de werking te verbeteren.
• Spreekuren of onthaalcentra: organiseer ‘spreekuren’ of een onthaal waar burgers terecht kunnen met hun vragen en klachten (zie initiatief rechtbank eerste aanleg Antwerpen): (i) zorg ervoor dat er voldoende capaciteit is om alle burgers te helpen, (ii) biedt ondersteuning in verschillende talen, desnoods via brochures, (iii) maak afspraken met de balie en andere instanties om hieraan deel te nemen.
• Online participatieplatformen (egroups, discussieforum, informatieforum): maak gebruik van online participatieplatformen om burgers te betrekken bij het werk van justitie: laat burgers meedenken over oplossingen voor maatschappelijke problemen.
• Bezoek scholen en organiseer opendeurdagen: bezoek scholen of nodig scholen uit en organiseer opendeurdagen en maak filmpjes van de bezoeken aan school en het gerechtsgebouw die later op de sociale media kunnen geplaatst worden, omdat het niet mogelijk is op korte termijn veel scholen te bezoeken en iedereen te bereiken (beperking op opendeurdagen).

Gericht op de burger

• Gebruik eenvoudige taal: vermijd juridisch jargon en gebruik eenvoudige taal die iedereen begrijpt. Maak gebruik van illustraties en infographics om complexe informatie te verduidelijken (zie brochure ‘Wie is wie in de rechtszaal’).
• Persoonlijke benadering: spreek burgers aan in hun eigen taal en met hun eigen zorgen. Houd rekening met de verschillende doelgroepen (bijv. jongeren, ouderen, mensen met een migratieachtergrond).
• Meertaligheid: biedt informatie en ondersteuning in verschillende talen. Zorg ervoor dat alle burgers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.

Duidelijke en heldere informatie

• Zorg voor een duidelijke en heldere communicatie over de werking van justitie: (i) leg uit hoe het rechtssysteem werkt, wat de verschillende stappen in een strafproces zijn, en wat de rechten van burgers zijn, (ii) maak gebruik van video’s op de website en YouTube of andere beschikbare media.
• Maak informatie over rechtszaken en uitspraken gemakkelijk vindbaar: (i) biedt samenvattingen van belangrijke rechtszaken in eenvoudige taal en duidt deze zo nodig.
• Geef burgers tips en adviezen over hoe ze hun rechten kunnen kennen en uitoefenen: (i) verwijs naar relevante instanties en organisaties waar burgers terecht kunnen met hun vragen en maak ook zelf brochures over allerlei onderwerpen, (ii) maak gebruik van het systeem van FAQ’s op de eigen website zodat informatie over de rechtsmacht gemakkelijk consulteerbaar is en waarbij de griffiers bij telefonische contacten kunnen naar verwijzen.

Investeren in communicatie (ter info – eigen rechtsmacht beschikt niet over budget)

• Maak budget vrij om te investeren in betere communicatie met burgers: (i) investeer in opleidingen voor medewerkers van justitie, (ii) ontwikkel nieuwe communicatiemiddelen en -kanalen.
• Stel een team van communicatiespecialisten samen die verantwoordelijk zijn voor de communicatie met burgers: (i) zorg ervoor dat dit team samenwerkt met alle andere diensten binnen justitie.

Persattachés

De persattachés zijn nieuw voor de korpsoversten en de persmagistraten. Zij worden verondersteld, beter dan de korpsoversten/persmagistraten, op de hoogte te zijn van hoe moet gecommuniceerd worden.

Het is belangrijk dat er naar hen geluisterd wordt en dat ruimte gegeven wordt voor initiatieven:

• Maak afspraken over hun rol.
• Laat hen contact opnemen met de verschillende rechtbanken en afdelingen om te polsen naar de wensen van de korpsoversten/persmagistraten.
• Laat hen een communicatieplan maken.
• Laat hen voorstellen doen over de inhoud van de lokale website, maar ook de federale website en bekijk wat kan veranderd worden.
• Laat hen een inventaris maken van alle informatie die er bestaat (brochures, modellen, formulieren, video’s enz.) bestaat op het niveau van het ressort en doe dan aan uitwisseling.
• Laat hen er voor zorgen dat er uitwisseling gebeurt op de verschillende niveaus waarbij iedereen samen werkt in plaats van naast elkaar, elk met eigen initiatieven.
• Laat hen initiatieven nemen om bepaalde brochures te herwerken of vereenvoudigen.
• Laat hen zelfstandig persberichten opstellen, weliswaar onder toezicht van de korpsoverste/persmagistraat om te zien over welke capaciteiten zij beschikken.
• enz.

Zijn de hierboven gedane voorstellen irrealistisch en/of onuitvoerbaar!

Wellicht zullen een aantal magistraten een deel of alles van de voorstellen onuitvoerbaar vinden.

Dat is hun mening en daar moet begrip voor opgebracht worden, omdat zij opgeleid werden om recht te spreken. Communicatie was daar niet bij.

Dit sluit niet uit dat zeker een aantal ‘oudere’ magistraten maar zeker ook jongere magistraten meer open staan voor communicatie. Zij zijn de toekomst en kunnen de oudere magistraten, die niet ‘vooruit’ willen/durven, overtuigen van het nut.

Rome is niet in één dag gebouwd, maar alles in verband met de persberichten en uitspraken is onmiddellijk te verwezenlijken.

Intussen kan gerust een inventaris gemaakt worden van alles wat al bestaat op gebied van brochures, modellen, video’s enz. waarna er een uitwisseling kan gebeuren en afspraken kunnen gemaakt worden wie wat verder zal uitwerken (taakverdeling).

Er kan daarbij ook gekeken worden naar samenwerking met derden en er kan gebruikt gemaakt worden van hyperlinks met verwijzing naar bestaand materiaal.

Eric Beaucourt

Samenvatting

Concrete suggesties

Meer persberichten en uitspraken online:

• Publicatie op de dag van de uitspraak.
• Lokale persberichten automatisch op de homepage.
• Beschikbaar voor zowel journalisten als burgers.

Duidelijke communicatie:

• Uitleg van moeilijke termen in persberichten.
• Snelle reacties op foute berichtgeving.
• Actieve deelname aan publieke debatten.

Gebruik van sociale media:

• Uitbreiding van het gebruik van platforms zoals LinkedIn, Twitter, Instagram, Facebook en TikTok.
• Uitwisseling van ervaringen tussen verschillende rechtbanken en hoven.

Samenwerking en ondersteuning:

• Ontwikkeling van uniforme richtlijnen voor persberichten en verspreiding van uitspraken.
• Gebruik van bestaande platforms zoals Helder Recht.
• Inzet van de steundiensten van het College van hoven en rechtbanken voor de ontwikkeling van informatiemateriaal.

Redenen voor deze aanbevelingen

• Transparantie: het publiek heeft recht op duidelijke en toegankelijke informatie over de werking van de justitie.
• Betrouwbaarheid: door zelf informatie te verspreiden, kunnen rechtbanken en hoven foute interpretaties tegengaan.
• Toegankelijkheid: het gebruik van diverse communicatiekanalen zorgt ervoor dat een breder publiek bereikt wordt.
• Efficiëntie: door samen te werken en bestaande middelen te benutten, kunnen kosten bespaard worden.

Lees ook andere opiniestukken van Eric Beaucourt

• Een versplinterde justitie: tijd voor gecoördineerde innovatie
• Nultolerantie voor alcohol achter het stuur en strenge handhaving: de enige weg vooruit!
• Te veel aanhoudingsbevelen: onderzoeksrechters medeverantwoordelijk voor overbevolking gevangenissen?
• Wast de magistratuur haar handen in onschuld i.v.m. de overbevolking van de gevangenissen?
• Hoe bepaalt een strafrechter een straf en kan je straffen met elkaar vergelijken?