Advocatenkantoren draaien volledig op kennis en expertise. Medewerkers bouwen door de jaren heen waardevolle inzichten op, maar wat gebeurt er als ze vertrekken en die kennis (én de expertise van collega’s) meenemen naar een concurrerend kantoor? Dit is een serieus risico, want zonder de juiste voorzorgsmaatregelen kan dit flinke schade opleveren voor het kantoor dat de expertise verliest. Kennis is immers geen tastbaar goed, maar vormt de ruggengraat van de dienstverlening en is hét concurrentievoordeel bij uitstek. Hoe ga je om met de risico’s van kennisdiefstal?

Wat is interne kennisdiefstal?

Interne kennisdiefstal gebeurt wanneer een medewerker vertrouwelijke informatie, werkmethoden of expertise meeneemt naar een andere werkgever. Dit gebeurt vaak opzettelijk, bijvoorbeeld door kantoorkennis te kopiëren of massaal te downloaden en direct bij een concurrent in te zetten. Het benadeelde kantoor verliest waardevolle expertise en concurrentiegevoelige informatie, met potentiële juridische en financiële gevolgen.

Onderzoek toont aan dat 74% van de ondervraagden kennisdiefstal niet wist te detecteren

Kennisdiefstal komt bovendien steeds vaker voor. Concurrerende kantoren maken logischerwijs gebruik van de beschikbare expertise die wordt aangeboden door de nieuwe medewerker om hun positie op de markt te versterken en zo een voordeel te behalen. Onderzoek toont aan dat 74% van de kantoren een bewust of onbewust datalek, waarbij kennisactiva verloren gingen of werden gestolen, niet wist te detecteren. Bovendien geeft 60% van de ondervraagden aan dat een deel van hun kennisactiva nu in handen is van concurrenten.

Voorbeeld van kennisdiefstal: met USB-stick in de hand naar de nieuwe werkgever

Een concreet – en jammer genoeg erg actueel – voorbeeld hiervan is een medewerkster die besluit over te stappen naar een concurrerend advocatenkantoor. Op haar laatste werkdag logt zij in op het netwerk of de SharePoint-omgeving van haar huidige werkgever en sluit een USB-stick aan op haar laptop. Binnen enkele minuten transfereert zij in bulk honderden vertrouwelijke documenten, waaronder contracten, interne juridische adviezen, modeldocumenten en analyses. Deze documenten bevatten jaren aan opgebouwde kennis en strategische inzichten.

Het nieuwe kantoor profiteert onmiddellijk van de gestolen expertise

Hoewel het kantoor beveiligingsmaatregelen had getroffen, zoals individuele inloggegevens en een wachtwoordbeveiligde cloudomgeving, was er geen enkele vorm van monitoring ingesteld die grootschalige downloads kon detecteren, ondanks het feit dat deze mogelijkheid om in bulk te downloaden aanwezig was. De medewerkster verlaat die dag het nietsvermoedende kantoor met een USB-stick vol waardevolle kennis op zak. Voordat ze de deur een laatste keer achter zich dichttrekt, trakteert ze haar collega's nog op een stuk taart, het minste wat ze kon doen. Een week later, bij haar nieuwe werkgever, gebruikt zij deze documenten onmiddellijk als basis, waardoor haar nieuwe werkgever direct profiteert van de gestolen expertise. Het benadeelde kantoor ontdekt vaak pas na weken of maanden dat cliënten zijn overgestapt. Ondertussen is de gestolen expertise al in handen van een concurrent, zonder dat het kantoor ooit merkt dat de informatie is gekopieerd.

Waarom is kennisdiefstal een probleem?

Het vertrek van een medewerker met veel (gestolen) kennis kan een kantoor op verschillende manieren raken:

• Verlies van concurrentievoordeel: de medewerker kan bij een concurrent dezelfde kennis en strategieën inzetten, waardoor het kantoor zijn unieke expertise verliest en een directe concurrent sterker wordt.
• Operationele verstoringen: specialistische kennis die niet goed wordt overgedragen, kan leiden tot inefficiënties en vertragingen in lopende dossiers.
• Juridische gevolgen: kennisdiefstal kan leiden tot juridische conflicten over contractbreuk, schending van geheimhoudingsplichten en mogelijk zelfs schadeclaims wegens oneerlijke concurrentie.

De oplossing: een veilig intern kennisbeheersysteem

De meest effectieve manier om kennisdiefstal te voorkomen, is het implementeren van een veilig intern kennisbeheersysteem. Dit systeem zorgt ervoor dat waardevolle informatie binnen de organisatie blijft en niet zomaar kan worden meegenomen door vertrekkende medewerkers. Het draait hierbij zeker niet alleen om beveiliging, maar ook om het structureren en centraliseren van kennis, zodat het kantoor controle behoudt over zijn intellectuele kapitaal.

Belangrijke elementen van een kennisbeheersysteem om kennisdiefstal tegen te gaan

Strikte toegangscontrole

• Gebruik role-based access control (RBAC) om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben tot informatie die relevant is voor hun functie. Systemen met diverse toegangsrechten zorgen er bovendien voor dat bepaalde expertise of informatie afgeschermd kan worden.
• Maak gebruik van tweestapsverificatie en andere geavanceerde authenticatiemethoden om ongeoorloofde toegang te voorkomen.
• Stel logboekregistratie en audits in om bij te houden wie welke documenten opent en wijzigt.

Beveiligings- en alarmmechanismen

• Maak gebruik van monitoringstools om het gebruik (en misbruik) van expertise op te volgen.
• Duid een verantwoordelijke aan binnen het kantoor om het gebruik van het systeem enerzijds te stimuleren, maar anderzijds ook te controleren.
• Kies voor een systeem zonder mogelijkheid tot het downloaden van documenten in bulk.

Centrale opslag en documentbeheer

• Zorg ervoor dat alle belangrijke kennis wordt opgeslagen in een gecentraliseerd en goed beveiligd systeem met strikte toegangsrechten.
• Voorkom dat medewerkers essentiële documenten op persoonlijke apparaten of externe opslagmedia bewaren, door een cloudgebaseerd systeem te gebruiken met uitgebreid rechtenbeheer.
• Gebruik versiebeheer en back-upmechanismen om verlies van cruciale documenten te voorkomen.

Exitstrategie met kennisborging

• Stel duidelijke protocollen op voor het afsluiten van accounts en het intrekken van toegang bij vertrek van een medewerker.
• Voer een exitgesprek waarin medewerkers worden herinnerd aan hun contractuele verplichtingen en de gevolgen van kennisdiefstal.
• Zorg voor een gestructureerde kennisoverdracht waarin specialistische informatie wordt overgedragen aan collega’s en/of gedocumenteerd in het kennisbeheersysteem.

Transparante afspraken: de basis van kennisbescherming

Een goed kennisbeheersysteem is een belangrijke eerste stap, maar uiteindelijk draait kennisbescherming niet alleen om technologie. De manier waarop een kantoor met zijn medewerkers omgaat en welke afspraken er vooraf worden gemaakt, speelt minstens een even grote rol. Goede afspraken maken immers goede vrienden – en dat geldt zeker als het gaat om kennis en intellectueel eigendom. Wat mag een medewerker meenemen? Wat blijft strikt binnen het kantoor? Als hier geen transparantie over is, kunnen er misverstanden ontstaan. In het ergste geval kan waardevolle kennis bij de concurrent belanden, ook zonder dat iemand daar aanvankelijk kwade bedoelingen mee had.

Leg mondelinge afspraken ook contractueel vast

Daarom is het cruciaal om deze afspraken niet alleen mondeling te bespreken, maar ook (contractueel) vast te leggen. Dat kan in een kennisoverdrachtsbeleid, een geheimhoudingsclausule of zelfs een contract dat vooraf duidelijk maakt wat er bij een vertrek wel en niet mag gebeuren. Dit zorgt niet alleen voor een juridisch vangnet, maar ook voor wederzijds begrip. Als iemand vertrekt en u kan uitleggen waarom bepaalde documenten of modellen niet zomaar mogen worden meegenomen, ontstaat er een veel gezondere en respectvollere omgang met kennis. Kennisbescherming begint dus niet pas bij het installeren van de juiste technische tools, maar al op het moment dat een nieuwe medewerker wordt aangenomen. Een goed beleid beschermt niet alleen het kantoor, maar zorgt er ook voor dat medewerkers met een gerust hart en zonder onduidelijkheden aan een nieuwe uitdaging kunnen beginnen.

Conclusie

Interne kennisdiefstal vormt een serieuze bedreiging voor advocatenkantoren. In veel gevallen beseffen kantoren niet eens dat ze waardevolle expertise verliezen, waardoor concurrenten ongemerkt een strategisch voordeel behalen. Het maken van goede afspraken bij de start van een samenwerking – en deze indien nodig formaliseren – is dan ook een cruciale eerste stap. Dergelijke afspraken creëren niet alleen vertrouwen, maar bevorderen ook een kantoormentaliteit waarin medewerkers zich bewust zijn van de waarde van kennis en hier zorgvuldig mee omgaan. Dit gebeurt niet alleen vanuit juridische verplichtingen, maar ook uit respect voor collega’s en het kantoor zelf.

Om kennisdiefstal effectief tegen te gaan, is daarnaast een veilig intern kennisbeheersysteem onmisbaar. Strikte toegangscontrole, geavanceerde beveiligingsmechanismen en monitoringtools helpen om ongeoorloofd gebruik van informatie te detecteren en te voorkomen. Bovendien is het essentieel om kennis te centraliseren en een robuuste exitstrategie te hanteren. Door technische maatregelen te combineren met duidelijke afspraken en een sterke kenniscultuur, kunnen kantoren niet alleen hun intellectuele kapitaal beschermen, maar ook hun concurrentiepositie behouden en zelfs versterken. Een doordacht kennisbeheer levert uiteindelijk niet alleen veiligheid op, maar ook een efficiëntere en toekomstbestendige organisatie. Hebt u al nagedacht over hoe uw kantoor interne kennisdiefstal kan voorkomen?

Nico Del Rio, CEO & co-founder Knowlex en Artuur Engelen, kennisexpert Knowlex

Dit artikel verscheen eerder in het tijdschrift Today’s Lawyer, uitgegeven door KnopsPublishing.