Kantoor & beleid Legal Tech Nieuws Rechtuit

Kennisbeheer en harde schijven: kroniek van een aangekondigde dood

Geschreven door Knowlex

Kennisbeheer en harde schijven zijn geen al te best huwelijk. Dat blijkt nu meer dan ooit tevoren. Vorige week donderdag werd uit het Brusselse parketgebouw een harde schijf gestolen die dienst deed als back-up van de computer van een kantoorhoudende wetsdokter. De inhoud van de schijf? Onder andere autopsierapporten van slachtoffers van de aanslagen van 22 maart. Uiterst gevoelige informatie dus.

Media smeten zich als hongerige hyena’s op het – op zijn minst – ongelukkige voorval, politieke partijen schreeuwden moord en brand over de ‘zoveelste blunder van justitie’. En jawel, zoals bij elk sappig mediaverhaal begon een spelletje zwarte pieten over wie nu juist de verantwoordelijkheid draagt voor de pijnlijke gebeurtenis. Verwijtende vingers wezen daarbij maar al te graag naar de beveiliging van het gebouw, of het gebrek daaraan.

Klassieke kennisbeheersystemen

Dat het gestolen goed een klassieke harde schijf was, leek slechts als een fait divers te worden beschouwd. Toch knelt net daar het schoentje. Waarom rept geen enkele stem in deze zaak over de beperkingen van klassieke manieren om informatie op te slaan, zoals harde schijven of papieren archieven?

Het lijkt wel alsof de negatieve temperaturen van de laatste dagen onherstelbare vriesschade hebben toegebracht aan het gladde asfalt dat klassieke kennisbeheersystemen ooit waren. Hetzij op papier, hetzij digitaal via eindeloze boomstructuren, uitgebreid met extra opslagruimte en back-ups op een harde schijf, geen van deze opslagmogelijkheden zijn helaas gewapend tegen zelfs maar een vluchtig moment van onoplettendheid. Alternatieven bieden zich weliswaar aan, maar sijpelen slechts met mondjesmaat door.

Probleemoplossend alternatief: de Cloud

Een belangrijk pijnpunt bij deze klassieke systemen schuilt in het fysieke karakter van de drager. Harde schijven of computers zijn immers vaak minimaal beveiligd en bovendien makkelijk te verplaatsen of mee te nemen, zonder medeweten of schuld van de eigenaar. Cloudopslag kan daarbij een probleemoplossend alternatief zijn. Bij een Cloudsysteem staat vergaarde kennis immers niet meer opgeslagen op een klein fysiek toestel, maar in een opslagruimte die geen enkele levende ziel letterlijk kan ‘vastgrijpen’. Populaire voorbeelden van zo’n Cloud zijn onder andere Dropbox, ICloud of GoogleDrive.

De Cloud en veiligheid

U bent jurist. Uiteraard kijkt u met enige argwaan naar de beveiligingsmogelijkheden van zo’n systeem dat het internet gebruikt als toegangspoort tot een opslagplaats. Uw bezorgdheid is terecht maar u moet ook weten dat Cloudontwikkelaars al jarenlang kosten noch moeite sparen om maximale veiligheid te garanderen en gevoelige informatie af te schermen voor derden. Laat dat nu precies iets zijn wat een papieren archiefsysteem of een harde schijf daarentegen, moeilijker kan waarmaken.

Kwalitatieve Cloudsystemen maken bijvoorbeeld vandaag de dag gebruik van SSL-encryptie. U kent het beest misschien niet, maar u hebt er ongetwijfeld al veel gebruik van gemaakt zonder het te beseffen. Vele systemen van internetbankieren gebruiken immers ook deze extra beveiligingslaag. Het zorgt er onder andere voor dat ongewenste bezoekers niet kunnen zien wat je downloadt en hoe je dat doet. Bovendien verhindert SSL-encryptie dat gebruikersnamen en wachtwoorden zomaar online te grabbel worden gegooid en in de verkeerde handen terechtkomen.

Een steeds luider klinkend credo bij Cloudontwikkelaars is bovendien “leren uit eigen fouten”. Bedrijven schakelen steeds vaker ethische hackers in die op vraag van de Cloudbeheerders zelf en – laat dat vooral duidelijk zijn – zonder schadelijke bijbedoelingen op zoek gaan naar veiligheidslekken en zwakke plekken in de applicatie. Dit stelt Cloudbeheerders in staat mogelijke risico’s te dichten nog voor anderen het kúnnen ontdekken.

De inbraak in het Brusselse parketgebouw was een jammerlijk voorval en de vraag stelt zich of een nog striktere beveiliging van het gebouw zelf, de diefstal überhaupt had kunnen tegengehouden. Echter, een meer prangende discussie dringt zich aan, met name over de verhouding tussen een modern justitieapparaat en de te kiezen weg naar nieuwe (digitale) vormen van veilig kennisbeheer – en opslag. Cloudsystemen zijn zeker niet dé zaligmakende oplossing voor deze kwestie, maar kunnen op zijn minst een waardevolle tool zijn om klassiek kennisbeheer in de toekomst te laten overvloeien in betrouwbare en kwalitatieve digitale alternatieven.

Bent u zelf op zoek naar een kwalitatief Cloudsysteem om uw kantoorkennis veilig te beheren en te bewaren? www.knowlex.be.

bron: https://www.vrt.be/vrtnws/nl/2019/01/08/inbraak-parket/ (di 8 januari 2019)

Opmerking plaatsen

X