In dit artikel hebben we het over kennisbeheer voor advocaten. "Kennismanagement of kennisbeheer is het proces van het creëren, delen, gebruiken en beheren van de kennis en informatie van een organisatie. Het begrip verwijst naar een multidisciplinaire benadering voor het bereiken van organisatiedoelstellingen door kennis optimaal te benutten." (Wikipedia)

Kennis tegenover informatie

Kennis is niet hetzelfde als informatie. Kennis bestaat uit informatie die geverifieerd is en die in hoge mate gestructureerd is, waarbij de informatieblokken hun plaats hebben in een kader, en waarbij aandacht wordt besteed aan de relaties tussen die informatieblokken. Men zou kunnen zeggen dat kennis bestaat uit een architectuur van geverifieerde informatie.

Wikipedia is een goed voorbeeld van een oplossing voor kennisbeheer (KMS, Knowledge Management System/Kennismanagement systeem). Het bevat artikelen met de relevante informatie, en die informatie is gestructureerd. De informatie wordt ook geverifieerd (door peer review). Naast de artikelen over onderwerpen bevat het sleutelwoorden of tags, interne en externe verwijzingen, taxonomieën/boomstructuren, een thesaurus die synoniemen en ambiguïteiten bijhoudt en gebruik maakt van redirects en disambiguatie. Het verwijst naar verwante onderwerpen. De onderwerpen zelf zijn gegroepeerd in categorieën, enz. De kennis is goed gestructureerd en kan gemakkelijk worden gedeeld en bijgewerkt.

Expliciete en impliciete kennis

Vaak wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende soorten (of dimensies) van kennis: er is expliciete kennis en er is stilzwijgende (of impliciete) kennis. Expliciete kennis is waar we gewoonlijk aan denken als we het over kennis hebben. Het is de kennis die een individu bewust bezit in een vorm die gemakkelijk aan anderen kan worden meegedeeld. Stilzwijgende kennis daarentegen is geïnternaliseerde kennis waarvan een individu zich misschien niet bewust is. Advocaten weten bijvoorbeeld welke rechter in een bepaalde zaak gunstiger zal zijn, maar kunnen misschien niet precies alle redenen onder woorden brengen waarom dat het geval is. Stilzwijgende kennis bestaat vaak uit patronen die onbewust zijn onderkend, maar nog niet tot uitdrukking zijn gebracht. Een van de uitdagingen van kennisbeheer is dan ook om stilzwijgende kennis expliciet te maken.

Waarom advocatenkantoren aandacht moeten besteden aan kennismanagement

Advocaten zijn kennisexperts. Hun kennis of expertise is hun grootste troef. Voor advocatenkantoren kan deze expertise hun belangrijkste verkoopargument zijn, en de bescherming ervan kan van cruciaal belang zijn voor hun voortbestaan. U wilt geen situatie waarin slechts één specifieke advocaat in een advocatenkantoor weet hoe om te gaan met een specifiek probleem. Idealiter zou de kennis in het hele advocatenkantoor moeten worden benut, wat betekent dat deze voor iedereen in het advocatenkantoor beschikbaar zou moeten zijn. Het toegankelijk maken van kennis voor de leden van het advocatenkantoor verhoogt ook de productiviteit, omdat men toegang heeft tot oplossingen die in het verleden hebben gewerkt. Het stelt ook nieuwe advocaten in staat om zich de kennis sneller eigen te maken.

Andere voordelen zijn dat het innovatie en organisatorisch leren vergemakkelijkt. Een degelijke oplossing voor kennisbeheer maakt het ook gemakkelijker om het intellectuele kapitaal en de activa van het advocatenkantoor te beheren en te laten groeien. Het maakt het meestal ook gemakkelijker om nieuwe oplossingen te vinden voor complexere problemen omdat het gemakkelijker is om te putten uit expertise uit het verleden. Het bijhouden van best practices (optimale werkwijzen) en van oplossingen uit het verleden die werkten en die welke niet werkten, vermindert ook de kans op beroepsaansprakelijkheidskwesties.

Opzetten van een kennismanagementsysteem

Het opzetten van een degelijk KMS omvat verschillende aspecten en fasen. Deze omvatten:

• Het in kaart brengen van de kennis (knowledge mapping), waar u bijhoudt wie in het advocatenkantoor welke expertise heeft.
• Kennisvergaring (knowledge gathering) of -indiening: zodra men weet waar de kennis te vinden is, moet deze in het KMS worden ingevoerd. Hiervoor kan men push- en/of pull-strategieën gebruiken. Bij een push-strategie voeren de mensen die de kennis hebben die kennis zelf in. Bij een pull-strategie vragen de mensen die het KMS bouwen en onderhouden de experts om de informatie, en voeren die dan in.
• Kennismodellering (knowledge modelling): We hebben hierboven vermeld dat kennis gestructureerd is, dat het bestaat uit een architectuur van informatie. Een KMS zal typisch gebruik maken van indexen, taxonomieën/boomstructuren, een thesaurus, categorieën, enz. Dit is een belangrijk aspect dat niet over het hoofd mag worden gezien. Het is grotendeels wat een KMS onderscheidt van een documentatiesysteem.

Uitdagingen van kennisbeheer

Kennisbeheer brengt zijn eigen reeks uitdagingen met zich mee. We hebben het al gehad over stilzwijgende kennis. Een andere uitdaging is mensen zover te krijgen dat zij hun kennis delen. Vaak zijn mensen terughoudend om hun expertise te delen omdat ze denken dat het hen vervangbaar maakt. Of ze denken dat anderen er meer baat bij hebben dan zijzelf. Advocaten – en vooral oudere advocaten – hebben de neiging om het te zien als iets waarbij de inspanningen die ermee gepaard gaan niet gerechtvaardigd worden door de voordelen. Dit kan worden aangepakt door een tweeledige aanpak. Aan de ene kant moeten mensen worden voorgelicht over de voordelen en worden aangemoedigd om kennis te delen. Anderzijds kunnen de processen van kennisdeling minder vervelend worden gemaakt en in de bestaande praktijken worden geïntegreerd: brainstormsessies kunnen kennisverzamelingssessies worden. Een andere manier is het evalueren van acties die in zaken zijn ondernomen, waarbij wordt geanalyseerd welke meer succesvol waren dan andere. Advocatenkantoren hebben doorgaans ook stagiaires en jonge advocaten in dienst, waarbij oudere advocaten de deontologische plicht hebben om hen bij te staan en te begeleiden. Deze stagiaires en jongere advocaten kunnen dus kennis toevoegen aan het KMS telkens wanneer zij om advies vragen.

SharePoint als kennisbeheersysteem?

Veel advocatenkantoren investeren tegenwoordig zwaar in Microsoft-gebaseerde oplossingen en gebruiken SharePoint om hun documenten op te slaan. Zouden ze SharePoint dan ook kunnen gebruiken als hun kennismanagementsysteem? Veel gebruikers zijn er immers al mee vertrouwd. Het is veilig en betrouwbaar, en alle informatie is beschikbaar in één enkel systeem.

SharePoint biedt evenwel slechts beperkte functionaliteit voor kennisbeheer. Het slaat informatie op, en u kunt zoekopdrachten uitvoeren op die informatie. Maar het kan niet overweg met grote datasets of meer geavanceerde zoekopdrachten. In het beste geval kan men metadata toevoegen, maar deze tags of sleutelwoorden moeten manueel toegevoegd worden. Op zichzelf biedt SharePoint geen informatiearchitectuur oplossingen: het heeft geen taxonomieën of een thesaurus. SharePoint is dan ook eerder een documentbeheer- en documentatiesysteem dan een kennisbeheersysteem.

De laatste jaren is SharePoint begonnen met het aanbieden van beperkte wiki-functionaliteit, waarvoor het wiki-sjablonen gebruikt die afzonderlijk moeten worden geconfigureerd. Het is een stap in de goede richting. Maar realistisch gezien zult u, als u SharePoint als kennisbeheersysteem wilt gebruiken, een add-on van een derde partij nodig hebben die alle bijkomende vereiste kennisbeheerfunctionaliteit biedt.

Ten slotte nog dit: voor gebruikers van CICERO LawPack die geïnteresseerd zijn in het opzetten van een KMS, werkt INFORMA Europe samen met zijn integratiepartner Knowlex.

Bronnen

• https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management
• https://nl.wikipedia.org/wiki/Kennismanagement
• https://www.topdesk.com/nl/glossary/wat-is-kennisbeheer/
• https://document360.com/blog/sharepoint-knowledge-base-software/
• https://blog.netwrix.com/2020/02/18/using-sharepoint-for-knowledge-management-pros-and-cons/
• https://www.advocatennet.be/kennisbeheer-en-deling-is-essentieel-voor-vooruitgang-binnen-de-advocatuur-zegt-stafhouder-marco-schoups/
• https://www.knowlex.be/