Het jaar 2022 heeft naast uitdagingen door een stijging van de kostenstructuur door de loonindexaties en stijging van de prijzen van goederen en diensten, de dreiging van een economische crisis, de verhoging van rentevoeten, en dergelijke ook een boekhoudhervorming voor het notariaat gebracht. Op 26 augustus 2022 is het eindelijk gebeurd. Op die datum zijn twee teksten verschenen in het Belgisch Staatsblad, met name (i) het koninklijk besluit van 18 mei 2022 tot wijziging van het koninklijk besluit van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen en (ii) het koninklijk besluit van 3 juni 2022 houdende goedkeuring van het reglement betreffende de organisatie van en het toezicht op de boekhouding van de notarissen vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen.

In dit artikel focussen we op enkele aspecten van de boekhoudhervorming die het meest relevant zullen zijn voor de dagdagelijkse notarispraktijk. Deze bijdrage heeft dus niet de bedoeling om alle nieuwe bepalingen te belichten.

Verhoging van het beschikbaar saldo

Elke notaris moet te allen tijde beschikken over voldoende gelden om zijn verplichtingen onmiddellijk te kunnen nakomen, zowel ten aanzien van zijn cliënten als ten aanzien van andere schuldeisers van het kantoor die beschikken over een opeisbare schuldvordering. Het verschil tussen het onmiddellijk beschikbaar actief en het onmiddellijk opeisbaar passief wordt aangeduid met de term ‘beschikbaar saldo’.

Met ingang van 1 januari 2023 wordt wel nog een wijziging aan de concrete samenstelling van het beschikbaar saldo verwacht

De concrete berekeningswijze van het beschikbaar saldo, namelijk wat wordt meegerekend in het onmiddellijk beschikbaar actief en wat niet, wat moet opgenomen worden in het onmiddellijk opeisbaar passief en wat niet, wordt niet gewijzigd door het nieuwe boekhoudreglement. Het is wel zo dat er met ingang van 1 januari 2023 toch een wijziging aan de concrete samenstelling van het beschikbaar saldo verwacht wordt, zoals uiteengezet werd tijdens één van de bijdragen op het recente VlaNot-congres van 23 november 2022. Meer bepaald voorziet de door het parlement gestemde ereloonhervorming van het notariaat in een mechanisme van bijdragen en tussenkomsten van het notarieel fonds. Elke notaris zal aldus bijdragen te betalen hebben aan het notarieel fonds en zal tussenkomsten te ontvangen hebben. Deze bijdragen en tussenkomsten zullen eenmaal per maand door het notarieel fonds meegedeeld worden aan het notariskantoor dat het dan in zijn boekhouding zal moeten verwerken als een vordering en een schuld. Het is de bedoeling dat deze vordering en schuld vis-à-vis het notarieel fonds mee zal opgenomen worden in de berekeningsbasis van het beschikbaar saldo en dit vanaf de inwerkingtreding van de ereloonhervorming op 1 januari 2023.

De boekhoudhervorming grijpt daarentegen wel in op het punt van het minimale niveau dat moet bereikt worden qua beschikbaar saldo. Elk notariskantoor moest in het verleden een minimale liquiditeit hebben van hetzij 10.000 euro (vaste grens), hetzij 25 euro per akte van het vorige jaar (variabele grens), waarbij het hoogste van de twee als maatstaf gold. Gezien de grote hoeveelheid derdengeld die op de bankrekeningen van notarissen voorkomen, was de oude maatstaf ruim onvoldoende. Een verhoging van de minimale te bereiken liquiditeit was absoluut noodzakelijk. Deze grens wordt bijgevolg thans verhoogd naar 7,5% van een gemiddeld omzetcijfer als variabele grens met een absolute ondergrens van 25.000 euro. Tijdens de Coronaperiode van maart 2020 tot september 2020 werd deze parameter al eens toegepast in de maandelijkse staten die moesten ingediend worden en thans zijn de nieuwe minimale grenzen reglementair verankerd. Er is een overgangsregime voorzien over drie jaren:

1. In 2022 moeten notariskantoren een minimaal beschikbaar saldo bereiken dat voldoet aan het hoogste van 25.000 euro of één derde van 7,5% (i.e. 2,5%) van het omzetcijfer van het vorige boekjaar.
2. In 2023 moeten notariskantoren een minimaal beschikbaar saldo bereiken dat voldoet aan het hoogste van 25.000 euro of twee derde van 7,5% (i.e. 5%) van het omzetcijfer van de laatste twee boekjaren.
3. Vanaf 2024 moeten notariskantoren een minimaal beschikbaar saldo bereiken dat voldoet aan het hoogste van 25.000 euro of 7,5% van het gemiddelde omzetcijfer van de laatste drie boekjaren.

Door te werken met een gemiddeld omzetcijfer wil de Nationale Kamer van notarissen jaren met uitschieter qua omzetcijfer afvlakken om te vermijden dat het te bereiken niveau van beschikbaar saldo over de jaren heen zwaar zou gaan schommelen. Het omzetcijfer wordt voor de doeleinden van de becijfering van het beschikbaar saldo gedefinieerd voor als zijnde het totaal van de rekeningen 70 tot 75 van de resultatenrekening van het notariskantoor.

Door te werken met een gemiddeld omzetcijfer wil de Nationale Kamer van notarissen jaren met uitschieter qua omzetcijfer afvlakken om te vermijden dat het te bereiken niveau van beschikbaar saldo over de jaren heen zwaar zou gaan schommelen

Er zijn op deze nieuwe maatstaf enkele uitzonderingen voorzien:

(i) Aan de voorzitter van de Provinciale Kamer van notarissen kan gevraagd worden om een lager beschikbaar saldo te bereiken dan hetgeen minimaal voorgeschreven is. Persoonlijk zie ik niet in op welke grond een voorzitter op dergelijk verzoek zou kunnen ingaan gezien de bescherming van de tegoeden van cliënten steeds dient te primeren en het ingaan op dergelijk verzoek een vermindering betreft van deze bescherming. Deze uitzonderingsmogelijkheid lijkt mij dan ook naar de toekomst toe dode letter te zullen blijven.

(ii) Indien een notariskantoor mee opgenomen is in een btw-eenheid, normaliter met het oog op de btw-recuperatie binnen een patrimoniumvennootschap inzake de bouw of renovatie van het kantoorgebouw dat door het notariskantoor gebruikt wordt, zal de minimale norm van het beschikbaar saldo opgetrokken worden met het bedrag aan btw-recuperatie dat nog niet definitief verworven is. Elk jaar daalt dit bedrag aan niet definitief verworven btw-recuperatie met één vijftiende totdat na het vijftiende jaar deze verbintenis definitief is komen te vervallen. Een notariskantoor kan er evenwel voor opteren om geen verhoging van het beschikbaar saldo toe te passen, maar moet dan wel voorzien in een bankgarantie gesteld door een kredietinstelling. Deze bepaling treft de bestaande btw-eenheden die in het verleden gevormd werden en waarvoor trouwens in sommige provincies reeds een vergelijkbare regel door de Provinciale Kamer opgelegd werd. De kans dat dit naar de toekomst nog veel nut zal hebben, lijkt mij gering omdat er betere alternatieven zijn ontstaan de laatste jaren ten opzichte van het mechanisme van de btw-eenheid. Te denken valt aan de mogelijkheid gecreëerd door de Potpourri V-wetgeving voor notarisvennootschappen om zakelijke rechten te bezitten op onroerende goederen die hoofdzakelijk voor de uitbating van een notariskantoor worden aangewend of de commerciële verhuring onder btw van nieuwbouw of vernieuwbouw.

(iii) De nieuw benoemde notarissen die hun ambt niet binnen een associatie uitoefenen, kunnen tenslotte ook van een uitzonderingsregime genieten. Zij zullen niet onmiddellijk over de volle 7,5% van het omzetcijfer van de voorganger moeten beschikken. Voor hen geldt een regime dat nogal gelijkaardig is aan de overgangsbepaling voor de huidige notarissen, namelijk de nieuw benoemde notarissen zullen over een periode van drie jaar geleidelijk opklimmen naar een beschikbaar saldo van 7,5% waarbij weliswaar de ondergrens van 25.000 euro vanaf dag één zal gelden:

1. In het eerste volledige boekjaar van exploitatie moet één derde van 7,5% (i.e. 2,5%) van het gemiddelde omzetcijfer van de laatste drie boekjaren van de voorganger bereikt worden.
2. In het tweede volledige boekjaar van exploitatie moet twee derde van 7,5% (i.e. 5%) van het gemiddelde omzetcijfer van de laatste twee boekjaren van de voorganger en het eerste jaar van de nieuw benoemde notaris bereikt worden.
3. In het derde volledige boekjaar van exploitatie moet 7,5% van het gemiddelde omzetcijfer van het laatste boekjaar van de voorganger en de eerste twee exploitatiejaren van de nieuw benoemde notaris bereikt worden.

Stelt de verhoging van de minimale grens een probleem voor notariskantoren? Dit zou niet mogen. Een notaris kan vooreerst beslissen om eens éénmalig een reservering van de winst van een boekjaar door te voeren en dit derhalve de komende jaren niet uit te keren. Een andere methodiek kan erin bestaan om iets minder snel de winst van het vorige boekjaar uit te keren. In plaats van de uitkering onder de vorm van tantième of dividend reeds in bijvoorbeeld de maand maart van het volgende boekjaar uit te betalen over de resultaten van het vorige boekjaar, zou men enkele maanden langer kunnen wachten namelijk de tijd nodig om via de exploitatieresultaten van het nieuwe boekjaar extra beschikbaar saldo op te bouwen. Eens dat extra niveau bereikt is, kan dan overgegaan worden tot winstuitkering van het voorgaande boekjaar.

Kwartaalstaten worden maandstaten

De notariskantoren waren de voorbije jaren verplicht om op trimestriële basis een staat in te dienen bij de Commissie van Toezicht op de Boekhouding van de Provinciale Kamer. De rapportering moest telkens gebeuren binnen de maand volgend op de data 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december. Als gevolg van de financiële onzekerheid die heerste in de eerste Corona-periode, tussen maart 2020 en september 2020, werd tijdelijk door de Provinciale Kamers van notarissen een maandrapportering opgelegd. Uiterlijk op 31 januari 2023 zal elk notariskantoor zijn laatste kwartaalstaat indienen (over het kwartaal afgesloten op 31 december 2022).

Vanaf januari 2023 wordt overgeschakeld op een verplichte maandelijkse rapportering teneinde de financiële toestand van notarissen korter te kunnen opvolgen

Vanaf januari 2023 wordt overgeschakeld op een verplichte maandelijkse rapportering teneinde de financiële toestand van notarissen korter te kunnen opvolgen. Waar de kwartaalstaten manueel moesten ingevoerd worden via de website van de Provinciale Kamer van notarissen, is voor de toekomstige maandstaten gekozen voor een geautomatiseerde aanpak. In het kader van de online-controle (CNK-audit) verzamelt de Cel van Toezicht op de Boekhouding in de schoot van de Nationale Kamer van notarissen alle boekhoudkundige registraties in de boekhoudingen van de kantoren. Op basis van die vergaarde informatie zal er een voorstel van maandrapportering bezorgd worden aan de notaris in kwestie. De notaris heeft vervolgens vijftien dagen de tijd om dit voorstel van maandstaat na te kijken en om deze langs elektronische weg voor akkoord te bevestigen.

De uitgaande cheques definitief verleden tijd voor het notariaat

Als gevolg van enkele casussen waarbij notarissen opgelicht werden door onderschepping en aanpassing van uitgeschreven cheques was door de Provinciale Kamers het uitgaand chequegebruik reeds aan banden gelegd. Er was getracht om dit ook via de Potpourri V-wetgeving in 2017 in de Ventôsewet in te schrijven, maar dit werd uiteindelijk niet weerhouden. Thans is het verbod wel uniform opgenomen in artikel 20 van het nieuwe boekhoudreglement zodat er geen enkele discussie meer over kan zijn.

Betalingen rechtstreeks uitgaande van rubriekrekeningen zijn niet meer toegestaan

Het was niet ongebruikelijk, zeker in het geval van rubriekrekeningen die betrekking hadden op lopende nalatenschappen, dat bedragen door het notariskantoor rechtstreeks betaald werden van de rubriekrekening naar de rekening van een tegenpartij (bv. een nutsmaatschappij, een zorginstelling, …). Deze rechtstreekse uitbetaling zal in de toekomst niet meer mogelijk zijn. Er zal eerst een derubricering moeten plaatsvinden naar een derdenrekening van de notaris om vervolgens de betaling aan de tegenpartij te laten vertrekken vanuit de derdenrekening.

Persoonlijk vind ik dit een verzwaring van de administratieve last die naar mijn gevoel weinig gaat bijdragen voor de bescherming van de tegoeden van de cliënten. Ik blijf er daarentegen wel voor pleiten om te durven nadenken over het überhaupt nog nuttig zijn van het systeem van de vorming van rubriekrekeningen; maar zulks vereist een wijziging van de Ventôsewet en kan dus niet via een reglement van de Nationale Kamer gerealiseerd worden.

Aanpassingen van de regels met betrekking tot een kredietopening notariaat

Artikel 16 van het vorige boekhoudreglement was stellig de meest bekende regel van het notarieel boekhoudrecht. Dat artikel bepaalde in welke gevallen een notaris een kredietopening mocht aangaan en regelde de wijze waarop de aflossing moest gebeuren. Artikel 16 van het oude boekhoudreglement is niet meer; lang leve artikel 24 van het nieuwe boekhoudreglement. De basis blijft dezelfde, namelijk er mag enkel een krediet aangegaan worden voor de verwerving van immateriële (bv. notarisprotocol) en materiële (bv. inrichting van gehuurde gebouwen, wagens, IT-investeringen, …) vaste activa die dienstig zijn voor de exploitatie van een notariskantoor, behoudens eventueel uitzondering verleend door de voorzitter van de Provinciale Kamer van notarissen.

De terugbetaling van het krediet moet gebeuren volgens gelijke kapitaalaflossingen en dit over een termijn die deze van de afschrijving van samenhangende vaste activa niet mag overschrijden. Dit is een nuancering ten opzichte van de bepaling in het vroegere artikel 16. Toen moest de terugbetaling en afbetaling bij stringente lezing steeds gelijklopen met de afschrijving; hoewel de geest was dat sneller terugbetalen altijd zou toegestaan worden (mits aanvraag bij de voorzitter van de Commissie van Toezicht op de Boekhouding of bij de voorzitter van de Provinciale Kamer van notarissen). Thans is de geest van de regel dus wel opgenomen in het reglement. Sneller terugbetalen van de lening dan de termijn van afschrijving van het vast actief is standaard toegelaten; trager aflossen van de lening dan de termijn van afschrijving van het onderliggend vast actief is en blijft nog steeds verboden (behoudens uitzonderlijke toestemming van de voorzitter van de Provinciale Kamer van notarissen).

In het nieuwe artikel werd wel een uitzondering gecreëerd voor nieuw benoemde notarissen, voor zover deze nieuw benoemde notarissen nog niet over voldoende inkomsten beschikken. Deze nieuw benoemde notarissen zullen de mogelijkheid krijgen, om middels voorafgaandelijke toestemming van de voorzitter van de Provinciale Kamer van notarissen, een werkingsfinanciering op tijdelijke basis aan te gaan. Dat betekent dat bijvoorbeeld een straight loan faciliteit tijdelijk zullen kunnen aangaan bij een bank in plaats van persoonlijk spaargeld tijdelijk in de notarisstudie in te brengen.

Arnaud Clybouw, bedrijfsrevisor, gecertificeerd accountant, gastdocent VUB MaNaMa Notariaat (Inrichting van het notariaat en notarieel boekhoudrecht), master in de Toegepaste Economische Wetenschappen, master in de Rechtsgeleerdheid, master in het Notariaat, master in de Criminologische Wetenschappen.

Dit artikel is een verkorte versie van een eerder artikel dat verscheen in Tijdschrift Notarieel Management. In de integrale tekst komt naast bovengenoemde onderwerpen ook nog wat historische duiding aan bod, evenals andere aspecten van de hervorming van de boekhoudregels voor het notariaat, zoals de invoering van een online controle (CKN-audit) en de uitbreiding van het toezichtsdomein van de Commissie van Toezicht op de Boekhouding van de Provinciale Kamers van notarissen.

Voor KnopsPublishing verzorgt dhr. Arnaud Clybouw een opleiding over Notarieel Boekhouden, waarin al deze aspecten en de impact op het notariaat worden besproken.