Een beeld schetsen van de organisatie van een modern advocatenkantoor is een heikele klus omdat hét advocatenkantoor niet bestaat. Advocatenkantoren komen immers voor in alle ‘maten en gewichten’ waarbij ze zich differentiëren qua omvang, geografische spreiding, dienstenaanbod, graad van specialisatie, profiel van de medewerkers, werkmethodes en dito middelen, enz.

Na enige aarzeling opteerden we er dan ook voor om onze bescheiden visie te geven op een aantal succesfactoren die van levensbelang zijn voor het kleinere gespecialiseerde zakenkantoor, en die bij nader inzien waarschijnlijk grotendeels ook gelden voor alle andere kantoren en de ondernemingswereld in haar geheel.

‘Loslaten’ lijkt ons hierbij een primordiale ‘mindset’ om met open vizier en gewapend met een gezonde dosis ervaring en kennis, de toekomst mee vorm te geven. Deze bijdrage beoogt geen volledigheid, noch dé enige en/of juiste weg te beschrijven, maar zet hopelijk aan tot reflectie en debat.

Met het ‘kleinere gespecialiseerde zakenkantoor’ wordt gedoeld op kantoren die zich specialiseren in één of een beperkt aantal rechtsdomeinen waarin het op de markt van de juridische dienstverlening wenst te excelleren. Verder zijn dergelijke kantoren ook dikwijls de partner van zeer grote concullega’s zoals magic-circle-kantoren die op hun specifieke expertise een beroep wensen te doen. Naast de specialisatie in (een) specifieke niche(s), vinden deze kleinere zakenkantoren elkaar ook geregeld op de markt om samen te werken wanneer meerdere expertises vereist zijn.

Deze kantoren zijn een relatief recent verschijnsel op de sterk evoluerende markt van de juridische dienstverlening vol opportuniteiten en uitdagingen, maar ook vol bedreigingen en valkuilen.

Hoewel een heel aantal kantoren en advocaten een moderne visie hebben op hun eigen ontwikkeling en die van hun markt, kan de advocatuur in zijn geheel niet echt worden aanzien als een schoolvoorbeeld van een flexibele beroepsgroep die zich snel aanpast aan moderne evoluties. Neen, het is eerder een professionele omgeving die zich dikwijls kenmerkt door een gehechtheid aan status quo. Nochtans zal het kleinere (zaken^[1])kantoor dat enige rol van betekenis wil spelen in de toekomst moeten durven loslaten en zichzelf heruitvinden. Loslaten op twee niveaus, intern in het kantoor, en extern in relatie tot zijn cliënteel en andere stakeholders.

Intern ‘loslaten’

Intern moeten de advocaten zich kunnen focussen op hun kerntaak: cliënten snel en resultaatgericht bijstaan vanuit hun bijzondere expertise. De advocaat in dergelijk kantoor heeft geen tijd om zich bezig te houden met taken die betrekking hebben op de dagelijkse leiding en werking van het kantoor. Wat niet wil zeggen dat de advocaat deze zaken niet vanuit een helikoptervisie mee moet opvolgen en waar nodig mee sturing moet geven.

Stilaan begint het (bij sommigen) te dagen dat zij voormelde taken en verantwoordelijkheden moeten uitbesteden aan niet-advocaten, in de meeste gevallen zelfs best geen juristen, maar mensen gespecialiseerd in de diverse aspecten van het dagelijkse bestuur en (office) management. De missie van deze (office) managers is om een duurzame en efficiënte omgeving te creëren waarin de advocaat voluit advocaat kan zijn en het kantoor tegelijk de juiste richting kan doen uitgaan.

De kerntaken van de advocaten, in het bijzonder van de vennoten die de ‘business’ dragen en ontwikkelen, zijn drieledig: dienstverlening in al zijn facetten, business development en het ontwikkelen van het belangrijkste ‘actief’ van het kantoor: de medewerkers. Dit laatste is cruciaal. Een kantoor kan enkel excelleren als team als iedereen maximaal de kans krijgt om zich te ontwikkelen rond de specialisatie(s) van het kantoor en één of meerdere speerpunten daarbinnen^[2]. Dit vereist ook dat de vennoot naast zijn medewerkers gaat staan en deel is van het team. De vennoot vervult daarin een rol als coach.

Kortom, de vennoot moet een omgeving creëren waarin iedereen dezelfde passie deelt om de werk- en leerdoelstellingen van het kantoor te verwezenlijken; een lerende organisatie die via zingeving, vorming en ontwikkeling flexibel inspeelt op de noden van een maatschappij en een professionele omgeving in volle verandering en ontwikkeling.

Extern ‘loslaten’

Loslaten impliceert ook extern loslaten.

Als business developer zal de advocaat moeten leren loslaten. Wat vandaag immers zijn vertrouwde marktomgeving is, zal dat morgen niet meer zijn. De lerende advocaat zal snel inzien dat stilstaan, achteruitgaan is, en hij of zij verplicht is zich aan te passen aan de zich wijzigende markt van de juridische dienstverlening.

Kennis en ontwikkeling in onze maatschappij evolueren met een duizelingwekkende snelheid waardoor het onmogelijk is een hoogstaande deskundige dienstverlening in de markt te zetten zonder specialisatie en multidisciplinaire samenwerking. Succesvolle advocatenkantoren zullen niet alleen juridisch maar ook technisch moeten uitblinken in een aantal sectoren of submateries. Ze zullen intensief moeten samenwerken met andere, ‘technische spelers’ zoals revisoren, forensische auditors, IT-bedrijven, riskmanagers, enz. Sterke partners of relaties zijn een conditio sine qua non voor succes. Met sommige van die technische spelers kan de samenwerking dermate frequent en hecht worden dat het aangaan van strategische allianties een logische stap wordt. Deze multidisciplinaire samenwerking is thans dan ook geregeld onder de artikelen 176 tot 179 van de Codex^[3]. Die samenwerking is toegestaan onder drie vormen: een kostendelende groepering, deel uitmaken van een netwerk of een projectgebonden samenwerking.

Een andere vorm van extern loslaten, is het heikele punt van de specialisatie. Los van het feit dat advocaten de vrijheid wensen te behouden om alle rechtsvragen te behandelen en de vraag of dit zelfs überhaupt nog mogelijk is, verhindert dergelijke houding niet dat de balie moet openstaan voor formeel erkende specialisaties naar het model van de geneeskunde die wellicht moeten worden gekoppeld aan bepaalde rechtstakken.

Argumenten als zou dit een inbreuk zijn op de vrijheid van het beroep overtuigen niet. Dokters beoefenen ook een vrij beroep. Toch zal wellicht elke advocaat, ook hij of zij die zich verzet tegen de erkenning van specialisaties, bij een hartkwaal wensen dat hij of zij wordt geholpen door een erkend cardioloog en niet door de orthopedist die af en toe een hartpatiënt behandelt. Ernstige kwalen vereisen nu éénmaal gespecialiseerde kennis. En net als de patiënt heeft de rechtzoekende recht op een ‘behandeling’ door een persoon die erkend is in zijn vakgebied om de kwestieuze kwaal aan te pakken. Bij dit alles moet worden opgemerkt dat de gespecialiseerde advocaat zich wellicht niet alleen naar rechtstak zal moeten specialiseren, maar ook via speerpunten zijn specialisatie verder zal moeten uitdiepen.

Digitalisering

Een specifiek punt, zowel intern als extern is de voortschrijdende digitalisering. De advocaat moet zich bewust zijn van diverse facetten van de evolutie in de IT. Ze moet hem toelaten om sneller en accurater grote hoeveelheden informatie te doorgronden en te verwerken. Het laat zich raden dat routinewerk (bijv. mining van documenten zoals contracten, strafdossiers, beantwoorden van eenvoudige steeds weerkerende vragen, enz.) simpelweg te duur zal worden. Wie die evolutie niet tijdig volgt, prijst zich als het ware uit de ‘markt’. De advocaat moet loslaten en routineklussen toevertrouwen aan IT-processen.

Deskundigheid zoals bedoeld onder artikel 1 van de Codex sluit vandaag ook technologische bekwaamheid in. De advocaat zal immers moeten begrijpen wat technologie kan betekenen voor zowel zijn interne processen als voor de dienstverlening aan zijn cliënt.

Conclusie

Samengevat, de advocaat kan en moet best fier zijn op de eigenheid van zijn professie van advocaat en deze koesteren zodat de rechtzoekende altijd in volle vertrouwen terecht zal kunnen bij een raadsman of raadsvrouw die handelt volgens een strikte deontologie en met sterke waarden zoals die van onafhankelijkheid. Echter, om de toekomst resoluut mee vorm te geven, moet de advocaat ook onbevangen durven ‘loslaten’ zodat de raad en de diensten die hij de maatschappij en zijn cliënten biedt, een sterke toegevoegde waarde blijven hebben in een steeds complexer wordende wereld.

Patrick Waeterinckx, advocaat balie Antwerpen, praktijklector VUB en geregistreerd  fraude-auditor

Martine Veyssière, HR-advisor

 Waeterinck Vansteenkiste Advocaten

Een uitgebreide versie van deze tekst kunt u lezen in Today’s Lawyer, nr. 2, 2020.

Meer info over Today’s Lawyer.

^[1]  ‘zaken’ zetten we hier even bewust tussen haakjes.

^[2] Waarmee we niet willen gezegd hebben dat een algemene basiskennis niet belangrijk zou zijn. Zij is een premisse om de kennis verder via specialisatie te kunnen uitdiepen.

^[3] Voluit de ‘Codex Deontologie voor Advocaten’.