Het is 2024. Een tijd waarin knowhow voor kennisberoepen actueler is dan ooit. De nodige informatiebronnen lijken in alle vormen en maten oneindig (online) ter beschikking. Soms zelfs gratis. Maar vergis u niet, deze informatiebronnen zijn niet voor eeuwig en altijd beschikbaar. Het echte (informatie)goud heeft u gelukkig zelf al in handen: de interne kennis en expertise van uw kantoor. Maar u moet dat goud natuurlijk nog ‘mijnen’. Dat doet u met efficiënt intern kennisbeheer.

Interne knowhow zit overal en nergens

Een klassiek probleem voor kantoren met meerdere medewerkers is dat de expertise en kennis erg verspreid is. Iedere medewerker heeft de eigen knowhow, de eigen documenten opgeslagen op de eigen pc. Vaak is de nodige kennis dus wel aanwezig, maar niet beschikbaar voor degene die ze nodig heeft. Om in de analogie van het goud te blijven: er lopen veel goudaders door uw kantoor, maar u weet ze niet makkelijk terug te vinden wanneer u het goud wil opdelven.

Dit gebrek aan intern kennisbeheer zorgt voor frustraties en dubbel werk. Uw medewerkers moeten ieder voor zichzelf kennis gaan uitbouwen die al in het kantoor aanwezig is. Dit kost een logischerwijs handen vol geld. Geld dat u liever ergens anders aan uitgeeft.

Zelf een systeem voor kennisbeheer uitbouwen?

Een klassieke oplossing voor dit probleem is om zelf een kennisbeheersysteem te bouwen via gedeelde Excel files of uw Google drive. Zelf aan de slag gaan, heeft zeker enkele voordelen: de kostprijs is eerder laag en ook de inspanning blijft beperkt. Mogelijk zal dit eigen knutselwerk in het begin ook renderen. Wanneer de hoeveelheid knowhow in uw kantoor groeit, zal een dergelijke constructie echter vaak onwerkbaar worden. Het systeem wordt opnieuw onoverzichtelijk. Met bovenstaande gevolgen (opnieuw) tot gevolg.

Doe beroep op een betrouwbaar systeem voor kennisbeheer

Het opzetten van kwaliteitsvolle en werkbare systemen heeft natuurlijk zijn kostprijs en vraagt een zekere betrokkenheid en inspanning van het kantoor. De return is echter zeer groot. Kennisbeheersystemen komen in heel wat verschijningsvormen voor. Denk bijvoorbeeld aan een centrale database waarin juridische documenten, notities en precedenten of zelfs opleidingen worden opgeslagen en gedeeld, of een intranet waar medewerkers kunnen zoeken naar specifieke informatie of vragen kunnen stellen aan collega's.

Aangepast aan de specifieke noden van het kantoor

Een goed systeem kunt u volledig aanpassen aan de specifieke behoeften van uw kantoor. Op die manier kunnen reeds bestaande structuren of processen behouden blijven. Een vlotte integratie van de software, door bijvoorbeeld trainings- of onboardingsessies te organiseren, is belangrijk om de betrokkenheid van het team te verkrijgen en finaal betere resultaten te bekomen.

Kennisdeling levert meteen op

Een efficiënt kennisbeheersysteem heeft heel wat directe voordelen:

• De efficiëntie van medewerkers verbetert. Door informatie te delen, komt u tot snellere en betere oplossingen. Cliënten zullen hierdoor de dienstverlening natuurlijk ook hoger inschatten.
• Daarnaast draagt een kennisbeheersysteem – zeker wanneer het gericht is op het delen van opleidingen en trainingen – bij tot de professionele ontwikkeling van individuele medewerkers én het kantoor als geheel.
• Ten slotte, en zeker niet te onderschatten, levert een verhoogde efficiëntie van medewerkers een onmiddellijk concurrentievoordeel op ten opzichte van andere kantoren, met finaal hogere winstmarges en betere bedrijfsresultaten.

Besluit: zet nu in op efficiënt kennisbeheer

Zoals zo vaak resulteert een beperkte inzet (van inspanningen middelen) zelden in winst. Sla ingenieuze knutselwerken daarom beter over en doe meteen beroep op een professionele kennisservice. Dankzij een sterk softwarepakket, een optimale ondersteuning in het digitaliseringstraject en een gemotiveerd team zal uw kantoor meteen de vruchten plukken.

Artuur Engelen, Knowlex