In dit artikel hebben we het over de nieuwe Microsoft Queues App voor Teams. We beantwoorden de volgende vragen: wat is de Microsoft Queues App voor Teams en wat is het belang ervan voor advocatenkantoren? We kijken ook naar de vereisten voor de Microsoft Queues App voor Teams en hoe u ermee aan de slag kunt.
Wat is de Microsoft Queues App voor Teams?
De Queues-app voor Microsoft Teams is een nieuwe samenwerkingstool die beschikbaar is als add-on app voor Microsoft Teams. Het is ontworpen om de klantbetrokkenheid en de mogelijkheden voor het afhandelen van oproepen binnen de Teams-omgeving te verbeteren. Het stelt teamleden in staat om samen te werken bij het beheren van klantgesprekken. Het is vooral nuttig voor klantendiensten en supportdiensten in organisaties.
De Microsoft Queues app voor Teams biedt een aantal belangrijke functies die het gespreksbeheer en de klantenbetrokkenheid binnen organisaties verbeteren. Het stelt gebruikers in staat om inkomende en uitgaande gesprekken af te handelen via wachtrijen (queues). Dit maakt de app zeer effectief voor het beheren van team-gebaseerde communicatie. De app integreert naadloos met Microsoft Teams: het stelt gebruikers in staat om in of uit wachtrijen te stappen op basis van hun beschikbaarheid. Het helpt teams om de werklast efficiënt te beheren. De app biedt realtime prestatiestatistieken, die handig zijn voor het bewaken en optimaliseren van wachtrijen.
Daarnaast integreert de app Queues met CRM-tools, zodat gebruikers naast gesprekken ook toegang hebben tot klantprofielen voor een meer persoonlijke service. De app bevat ook Microsoft CoPilot, een AI-tool die helpt bij het samenvatten van gespreksnotities en zo tijd bespaart. Toekomstige releases zullen geavanceerde functies introduceren zoals gespreksmonitoring, barging (= telefoongesprekken met meerdere deelnemers), whispering (= een functie in callcenters waarmee supervisors in realtime begeleiding kunnen geven aan agenten terwijl ze met klanten aan de telefoon zijn), en overnamefunctionaliteiten. De Queues app is ontworpen voor bedrijven die robuuste communicatietools nodig hebben, maar geen volwaardig contactcenter. Het biedt een kosteneffectieve oplossing voor het beheren van een klantendienst via Teams.
De app Queues is beschikbaar sinds 20 september 2024.
Relevantie van de Microsoft Queues app voor Teams voor advocatenkantoren
Hoewel de Microsoft Queues app gericht is op klanten- en supportdiensten, kan het ook zeer nuttig zijn voor advocatenkantoren. Het kan de communicatie met cliënten stroomlijnen en de efficiëntie bij het afhandelen van oproepen verbeteren. Advocatenkantoren beheren vaak een groot aantal inkomende vragen van cliënten en hebben een betrouwbaar systeem nodig om ervoor te zorgen dat geen enkel gesprek wordt gemist, vooral tijdens drukke periodes. De Queues app, geïntegreerd in Microsoft Teams, stelt kantoren in staat om oproepen effectief te beheren en te distribueren, zodat vragen van cliënten in realtime naar de juiste advocaat of afdeling worden geleid. Zoals hierboven vermeld, maakt de app het mogelijk om gespreksstatistieken en prestatiemonitoring te gebruiken. Dit kan bedrijven helpen om de personeelsbezetting tijdens piekuren te optimaliseren en een hoog niveau van dienstverlening te garanderen.
Door de integratie met CRM-tools (zoals CICERO LawPack) biedt de app advocaten bovendien tijdens gesprekken direct toegang tot cliëntprofielen en dossiergegevens. Hierdoor kunnen ze een meer persoonlijke service bieden. Deze mogelijkheid kan de tijd die wordt besteed aan administratieve taken verminderen en advocaten in staat stellen zich meer te richten op juridisch werk. De integratie van Microsofts Copilot AI, die gespreksnotities samenvat, zou bijzonder waardevol kunnen zijn om tijd te besparen. Daarnaast biedt het de optie voor gebruikers om in en uit wachtrijen te stappen op basis van hun beschikbaarheid. Dit kan helpen om de werklastverdeling binnen het kantoor efficiënter te beheren.
Voor advocatenkantoren met cliëntgerichte teams biedt de Queues-app een betaalbaar alternatief voor complexere en duurdere contactcenteroplossingen. Dit zonder in te boeten op kritieke functionaliteit zoals rapportage, call handling en collaboratieve workflow.
Vereisten voor de Microsoft Queues App voor Teams
Wat heef u nodig om de Microsoft Queues-app voor Teams te kunnen gebruiken?
Ten eerste moet uw kantoor een Microsoft Teams-account en Teams Premium-licentie hebben. Deze zijn nodig omdat de Queues app geïntegreerd is in het Teams-platform. Teams Premium is vereist om toegang te krijgen tot de geavanceerde wachtrijfunctionaliteiten.
Kantoren die VoIP of PSTN mogelijkheden nodig hebben om externe gesprekken te voeren en te ontvangen, hebben ook een Teams Phone licentie nodig.
Als uw kantoor gebruik wil maken van de AI-functies van Microsoft Copilot, zoals automatische samenvattingen van gespreksnotities, heeft u een aparte Copilot-licentie nodig.
CRM-integratie is optioneel maar aanbevolen voor een betere interactie met de klant.
Tot slot heeft u beheerdersrechten nodig om wachtrijen in te stellen. U moet de nodige toegangsrechten hebben om wachtrijen en automatische aanwezigen te beheren. Dit omvat de mogelijkheid om rollen te delegeren aan bevoegde gebruikers, zoals leads of supervisors, die direct vanuit de Teams cliëntwachtrijen kunnen configureren.
Bemerk dat dit de vereisten zijn om dingen aan uw kant in te stellen. Cliënten hebben deze licenties niet nodig.
Hoe te beginnen?
Zodra de licenties geregeld zijn, is de volgende stap het installeren van de Queues app. De app is nu algemeen beschikbaar. U kunt hem rechtstreeks installeren van uit de Microsoft Teams app store. Beheerders van Teams kunnen de app over het ganse kantoor implementeren of de toegang beperken tot specifieke afdelingen, afhankelijk van de behoeften van uw kantoor.
Nadat de app is geïnstalleerd, moet het administratieve team de wachtrijen configureren. Dit houdt in dat er aparte wachtrijen moeten worden ingesteld voor verschillende praktijkgebieden of afdelingen, zoals familierecht of ondernemingsrecht. Mogelijk moet u ook auto-attendants configureren om routing af te handelen op basis van kantooruren, voorkeuren van cliënten of de urgentie van zaken. De beheerders van Teams, of aangewezen power users binnen het kantoor, kunnen deze instellingen beheren om ervoor te zorgen dat gesprekken op de juiste manier worden geleid en efficiënt worden afgehandeld.
Teamleden toewijzen aan wachtrijen is de volgende cruciale stap. Advocaten, medewerkers, administratief en ondersteunend personeel die direct betrokken zijn bij communicatie met cliënten kunnen worden toegevoegd aan specifieke wachtrijen. Teamleden kunnen ervoor kiezen om in of uit wachtrijen te stappen, afhankelijk van hun beschikbaarheid. Dit maakt het systeem flexibel voor verschillende werkschema's en verwachtingen van cliënten.
Een andere functie die het nut van de Queues-app aanzienlijk kan vergroten is CRM-integratie. Als uw advocatenkantoor al gebruik maakt van een CRM- systeem zoals CICERO LawPack, dan kunt u dit integreren met de Queues app. Dit stelt teamleden in staat om relevante cliëntgegevens, dossiergegevens of documenten op te halen tijdens gesprekken. Dit zorgt voor beter geïnformeerde en efficiëntere interacties met uw cliënten.
Voor monitoring en voortdurende verbetering biedt de app analytische dashboards. Hiermee kunnen geautoriseerde gebruikers prestatiecijfers bijhouden, zoals gespreksvolumes, cliëntinteracties en individuele personeelsprestaties. Door deze gegevens te analyseren kunnen advocatenkantoren hun workflow verfijnen, cliënttevredenheid garanderen en hoge servicenormen handhaven.
0 reacties