Tijdens uw werk wordt u voortdurend gestoord. U moet doorwerken aan een belangrijk dossier, maar uw brein wordt steeds weer afgeleid: door medewerkers die u een vraag stellen, door binnenkomende mailtjes, door telefoontjes van cliënten, … Door al die stoorzenders glijdt ons brein af tot een “brokkelbrein”. We vinden het steeds moeilijker te weerstaan aan al die afleidingen. Hoe gaan we terug naar een goedwerkend en aandachtig brein? TNM ging in gesprek met prof. dr. Theo Compernolle, expert ter zake en auteur van onder andere Ontketen je brein. Hij schetst een boeiend beeld van ons brein en geeft concrete tips waarmee u als notaris aan de slag kan om uw efficiëntie en die van uw medewerkers te verhogen.

Ons brein: van denkbrein tot reflexbrein

Ons brein is in feite een netwerk in een netwerk in een netwerk. En dit tot op het kleinste niveau: één hersencel. Elke hersencel maakt verbindingen met andere cellen, één cel kan van 1.000 tot 300.000 verbindingen maken. “Alles staat zo met elkaar in verbinding”, vertelt professor Compernolle.

Ruwweg zou je kunnen zeggen dat we zes brein-netwerken hebben, maar voor dit korte verhaal zijn er twee belangrijk: het denkbrein (of denknetwerk, zo u wil) en het reflexbrein. Daarnaast is ook nog een invloed van het archiverende brein, dat onder andere voor onthouden en creativiteit zorgt, het sociale brein, waarin empathie een rol speelt, het “lichaamsbrein”, dat continu in twee richtingen communiceert met ons lichaam, en ten slotte het “pleziernetwerk” dat ons motiveert, maar dat ook de verslaving aan onze mobieltjes verklaart.

Het denkbrein kan maar één ding tegelijk, waardoor we ons maar op één taak tegelijkertijd kunnen concentreren. Het is de grote sterkte én zwakte van ons denkbrein. Het maakt ons doelgericht, maar ook kwetsbaar voor afleiding.

“Het denkbrein maakt ons als mens uniek. Het maakt dat we als enig levend wezen abstract kunnen denken, dat we verder kunnen denken dan onze directe werkelijkheid”. Maar het denkbrein kan maar één ding tegelijk, waardoor we ons maar op één taak tegelijkertijd kunnen concentreren. Het is de grote sterkte én zwakte van ons denkbrein. Het maakt ons doelgericht, maar ook kwetsbaar voor afleiding.

Ook ons reflexbrein is echter noodzakelijk. Het is het brein dat ons waarschuwt voor het gevaar. Het brein dat ons door het verkeer loodst en ons behoedt voor een ongeval nog voor we het bewust hebben opgemerkt.

Twee breinen vechten voor onze aandacht

Als we aan een taak bezig zijn, moet ons brein hieraan de volle aandacht geven. “Het Engels heeft daar de juiste woorden voor: ‘to pay attention’. We betalen ervoor: de werking van het denkbrein vraagt immers veel energie.” Het reflexbrein daarentegen werkt automatisch en eist ook voortdurend onze aandacht op.

In het dagelijks leven op het notariskantoor is het denkbrein geconcentreerd op een concreet dossier, terwijl het reflexbrein aandacht wil geven aan telefoontjes, berichtjes en mails die “beantwoord moeten worden”.

De mythe van multitasking

Kunnen we dat niet tegelijkertijd: mailtjes beantwoorden, een klantenvraag behandelen en een dossier voorbereiden? “Neen, dat kunnen we niet, net omdat ons brein maar aan één ding tegelijk aandacht kan geven”, vertelt professor Compernolle. Met andere woorden: multitasken is gewoonweg inefficiënt:

• We hebben meer tijd nodig om onze taken af te werken.
• We maken meer fouten.
• Onze concentratie is lager.
• We hebben minder inzicht.
• We ervaren meer stress als we aan het multitasken zijn.
• We luisteren minder goed.

Multitasken is gewoonweg inefficiënt.

Neem zelf de proef op de som

Wilt u zelf eens aan den lijve ondervinden waarom multitasking niet werkt, dan kunt u thuis of op kantoor dit eenvoudige experiment doen. Het werkt het beste als u er op kantoor een wedstrijdje van maakt: om ter vlugst de twee taken.

U moet twee korte taken zo snel als mogelijk uitvoeren. Time hoelang u over de taken doet:

Experiment 1: Singletasken

1. Taak 1: schrijf in drukletters het woord “SINGLETASKING” en dan meteen
2. Taak 2: schrijf hieronder de cijfers 1 tot en met 13.

Experiment 2: Multitasken

Doe nu de twee taken door elkaar.

1. Schrijf in drukletters het woord “MULTITASKING”
2. Schrijf hieronder de cijfers 1 tot en met 13.
3. Wissel hierbij echter steeds af. Ga dus als volgt te werk: M 1 – U 2 – L 3 – T 4 –

Hoe hebt u het gedaan? Waarschijnlijk had u bij taak 2 veel meer tijd nodig. Misschien maakte u zelfs een foutje. Nochtans is het quasi dezelfde taak. Maar omdat u twee kleine opdrachten moest multitasken, boette u fel in aan efficiëntie.

Het is een leuk spel om een met het hele kantoor te doen. Hoe het precies werkt kunt u hier zien.

Vier tips om uw brein-efficiëntie op te krikken

Tip 1: Deel uw dag op in blokken

Uw tijd kan u best onderverdelen in “aandachtsblokken”. Misschien gaat u ervan uit dat u dit al doet: u beantwoordt een mail: vijf minuten, u doet een telefoontje met een cliënt: tien minuten, u bespreekt een dossier met een medewerker: nog eens vijftien minuten. “Dit is multitasken met ‘brokjes’ die leiden tot een brokkelbrein en die u niet mag verwarren met langere aandachtsblokken”, waarschuwt professor Compernolle.

Blokken zijn tijdsperiodes van minstens drie kwartier waarin u ononderbroken en exclusief op één taak focust. Waarom is het zo belangrijk om dat ononderbroken te doen? Omdat na een onderbreking ons brein tot twintig minuten de tijd nodig heeft om weer op hetzelfde concentratieniveau te komen als voor de onderbreking.

Blokken zijn tijdsperiodes van minstens drie kwartier waarin u ononderbroken en exclusief op één taak focust.

Hoe u de dag precies indeelt, hangt natuurlijk van u persoonlijk af. Maar maak zeker gebruik van deze blokken:

• Het reflectieblok. Tweemaal per dag minstens 45 minuten ononderbroken doorwerken aan één dossier, aan één akte. Tijdens dit blok zet u alle stoorzenders af: telefoon legt u weg, notificaties van mailbox zet u uit, u stoort elkaar niet …
• Het boodschappenblok. Dit blok gebruikt u om te communiceren: u beantwoordt uw mails, doet belangrijke telefoontjes, … Hiervoor kunt u bijvoorbeeld viermaal per dag 45 minuten voorbehouden.
• Het gespreksblok. In dit blok maakt u tijd voor de vragen van uw medewerkers of overleg met uw team. Hebt u vragen voor hen, hebben zij vragen voor u of voor elkaar? Stoor elkaar niet voortdurend, maar schrijf ze op en leg ze aan elkaar voor op zo’n vooraf afgesproken overlegmoment.
• Het rotklusjesblok. Maak tweemaal per week een blok van 45 minuten vrij voor het afwerken van de vervelende karweitjes waar u eigenlijk geen zin in hebt en die niet dringend zijn. Blijf deze taken niet voor u uitschuiven tot ze te dringend zijn en uw aandacht opeisen tijdens uw reflectieblok.
• Het familieblok. Voor thuiswerkers is ook het familieblok essentieel. Spreek met uw huisgenoten af dat u tijdens het werk niet gestoord wordt. Beloof aan de andere kant dan ook dat tijdens het familieblok uw aandacht 100% voor hen is. Dus geen professionele afleidingen tijdens uw persoonlijke tijd en vice versa.

Heel belangrijk: zorg ook voor voldoende pauzes. Zeker na een reflectieblok, waarbij u lang en geconcentreerd gewerkt hebt, hebt u nood aan een pauze. Uw denkbrein moet tot rust kunnen komen. Bovendien moet uw archiverende brein alle informatie die u hebt verwerkt, kunnen overschrijven naar uw langetermijngeheugen. Uw brein gebruikt daarvoor dezelfde netwerken als voor denkwerk. Als uw denkbrein pauzeert, heeft uw archiverende brein dat prachtige systeem voor zich alleen.

Een pauze betekent dan ook een echte pauze, en niet de gelegenheid om even uw berichten of sociale media te checken. Dus: weg van uw scherm en toetsenbord en best even de benen strekken.

Tip 2: Richt uw kantoor breinvriendelijk in

Het landschapskantoor heeft allang onze bedrijven veroverd. We zitten met z’n allen in een en dezelfde ruimte. We zitten tussen bellende collega’s, medewerkers die even snel een vraag roepen naar de andere kant van de ruimte, lawaaierige printers, … En wie echt eens geconcentreerd wil doorwerken, die kan zich even terugtrekken in een stilteruimte. Maar dit kantoortype is eigenlijk de wereld op zijn kop. Hoe kan ons denkbrein zich concentreren wanneer het in zo’n open office zit? Niet, dat is het eenvoudige antwoord. “Honderden onderzoekers toonden aan dat een openkantoorruimte nefast is voor onze concentratie, efficiëntie, creativiteit en een bron is van stress”, merkt professor Compernolle op.

Het ganse landschapskantoor wordt een stille ruimte. En wie moet bellen, overleggen of cliënten ontvangen, trekt zich terug in een afgesloten ruimte, waar hij de anderen niet stoort.

Gelukkig kunnen we dat eenvoudig verhelpen, en zonder veel te veranderen aan de architectuur. We draaien de indeling van het kantoor gewoon om. Het ganse landschapskantoor wordt een stille ruimte. En wie moet bellen, overleggen of cliënten ontvangen, trekt zich terug in een afgesloten ruimte, waar hij de anderen niet stoort. Voor meer informatie hierover verwijst professor Compernolle naar zijn boekje How To Design Brainfriendly Flexible Offices.

“Ook thuiswerk is zeker een goede optie”, geeft professor Compernolle aan. “Al hangt het nog van persoon tot persoon af. Voor velen lijkt het tegenwoordig de beste oplossing om geconcentreerd door te werken, voor de anderen vaak ‘de minst slechte’.”

Tip 3: Omgaan met dringende onderbrekingen

Net als iedere andere professional heeft de notaris(medewerker) het gevoel “altijd bereikbaar te moeten zijn”. Maar is dat wel zo? Eigenlijk niet, aldus professor Compernolle. “Denk maar eens zo: als u een vraag hebt voor uw accountant en die neemt telkens onmiddellijk zijn telefoon op, terwijl hij de zaken van een andere klant behartigt … dan weet u daarmee ook dat uw accountant ook telefoontjes van andere klanten aanneemt, terwijl hij gefocust hoort te zijn op uw dossier.”

Voor de notaris geldt hetzelfde. Ieder dossier dat u behandelt, verdient uw onverdeelde aandacht. Dat betekent dat u tijdens een reflectieblok best uw smartphone uitzet.

Wat dan met alle telefoontjes die binnenkomen? U kunt een cliëntvriendelijke procedure uitdenken om deze te behandelen. Enkele ideeën die in de praktijk al werken voor uw ambtgenoten en andere professionals:

• een urgentienummer voor dringende gevallen;
• een medewerker die de telefoon bemant en de dringende oproepen filtert;
• een voicemail instellen waarin u expliciet vermeldt dat u tijdens het behandelen van een dossier niet aan de lijn kunt komen;
• een goedkope, basic gsm gebruiken als urgentietelefoon waarmee u enkel kunt bellen en sms’en waardoor op zijn minst alle andere afleidingen al zijn uitgeschakeld.

Tip 4: Breinvriendelijk leidinggeven

Als notaris-leidinggevende kunt u de voorgaande tips ook inzetten om breinvriendelijk leiding te geven. Dat doet u concreet door tijd en ruimte goed in te delen. Ruimte goed indelen doet u door het kantoor zo prikkelvrij mogelijk te maken (stil kantoor). Uw tijd goed indelen doet u door enkel op vooraf geplande tijdstippen met uw medewerkers samen te zitten. U spreekt dus af om elkaar niet voortdurend te storen, maar vragen te verzamelen en eenmaal per dag of per twee dagen die met elkaar te bespreken.

Waarom u dit zou doen? Uit praktijktesten is gebleken dat de productiviteit van uw kantoor daarmee tot 30% stijgt. Interessant is ook dat in kantoren die breinvriendelijk werken de medewerkers minder overuren moeten draaien en minder stress ervaren. Dat zijn dan weer twee pluspunten voor als u op zoek bent naar nieuwe medewerkers.

Nood aan meer tips? Het boek “Ontketen je brein” bevat 100 pagina’s met niets dan praktische tips.

Prof. dr. Theo Compernolle, neuropsychiater en onafhankelijk consultant, (team)coach, trainer en keynotespeaker, was professor aan verschillende universiteiten en businessscholen. Auteur van bestsellers zoals Stress: Vriend en Vijand, Ontketen je brein en de compacte versie Zo haal je meer uit je brein. Voor ouders schreef hij “Ontketen het brein van je kind” en voor leerkrachten “Van brokkelbrein naar focus”.

Deze tekst verscheen in een iets uitgebreidere versie eerder in Tijdschrift Notarieel Management. In het tijdschrift leest u ook tips van Upspace over hoe u uw kantoor breinvriendelijk kunt inrichten. Zij ontwikkelden een kantoorspel waarmee u de stoorzenders in uw kantoor kunt helpen terugdringen.

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?

Volg Jubel.be op LinkedIn