Een gezond evenwicht tussen werk en privéleven wordt steeds belangrijker in het notariaat om talent aan te trekken en te behouden. Maar wat betekent dit concept work-lifebalance precies? En hoe kunnen notariskantoren hiermee aan de slag?

Van work-lifebalance naar work-life integration

Work-lifebalance gaat om hoe je tijd, aandacht en energie verdeelt tussen werk en privé. De filosofie erachter is dat mensen met een goede work-lifebalance fysiek en mentaal gezond blijven, wat hen in staat stelt om een tevreden en vervuld leven te leiden. Er is de laatste jaren een verschuiving van de traditionele werk-privébalans richting een werk-privé-integratie. Het idee van balans tussen werk en privé wordt door sommigen als onrealistisch gezien, wat net vaak leidt tot stress en burn-outs.

Work-life integration en work-lifebalance zijn allebei benaderingen om werk en privéleven in harmonie te brengen, maar ze verschillen in filosofie en aanpak:

• Work-lifebalance probeert werk en privéleven gescheiden te houden door een duidelijke afbakening. Het idee is om evenveel tijd en aandacht aan beide te besteden, wat een soort 50-50-verdeling suggereert. Traditioneel betekent dit het aanhouden van vaste werkuren en werkplekken, met duidelijke grenzen tussen werk- en privétijd. De focus ligt op het in evenwicht brengen van werk en vrije tijd om stress te verminderen.
• Work-life integration daarentegen ziet werk en privé niet als concurrerende, gescheiden domeinen, maar als verweven onderdelen van het leven die elkaar ondersteunen. In plaats van te streven naar een strikte scheiding, probeert men de twee naadloos te combineren. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat iemand flexibel werkt, zoals een middag sporten en later in de avond werk afrondt, of werkt vanuit verschillende plekken. Integratie biedt flexibiliteit en autonomie, maar vraagt ook om grenzen om overwerk en constante beschikbaarheid te vermijden.

Hoe ga je er als notaris-manager mee om?

Als notaris-manager ligt jouw taak in het creëren van een werkomgeving waarin medewerkers een goede ‘afstemming’ vinden tussen werk en privé. Hoewel je medewerkers zelf niet kunt veranderen, kun je wel de omstandigheden zodanig vormgeven dat zij hun tijd, aandacht en energie op een gebalanceerde manier kunnen verdelen.

Het is belangrijk om hierin beleidskeuzes te maken die passen bij de individuele behoeften van werknemers, zonder te vervallen in generatiestereotypen.

Generatiedenken verwijst naar het toeschrijven van eigenschappen aan groepen op basis van hun geboortejaren, zoals millennials of Generatie Z. Hoewel dit inzicht kan geven in algemene trends, leidt het vaak tot clichés die de individuele verschillen en nuances tussen mensen over het hoofd zien. Denk aan het beeld dat Gen Z altijd werk-privébalans zoeken of dat babyboomers vastzitten in traditionele werkethiek. Deze clichés zijn niet altijd accuraat en kunnen zelfs beperkend werken, aangezien persoonlijke waarden en voorkeuren meestal niet louter door generaties bepaald worden. Gen Z is trouwens eerder geneigd om werk boven privé te stellen, omdat zij zich nog aan het begin van hun loopbaan bevinden en zichzelf willen bewijzen. Hierdoor kunnen zij hun carrière een sterke start geven.

Notariskantoren die uitblinken in het creëren van een werkomgeving waarin medewerkers werk en privé flexibel en in harmonie kunnen combineren, zonder dat het ene ten koste gaat van het andere, versterken hun aantrekkingskracht en bouwen aan een sterk employer brand. Deze kantoren verhogen niet alleen de tevredenheid en betrokkenheid van hun medewerkers, maar positioneren ze zich ook als aantrekkelijke werkgevers die duurzaam en toekomstgericht denken.

Dit is uiteraard een wederzijds proces: ook medewerkers hebben de verantwoordelijkheid om binnen dit kader actief bij te dragen aan hun eigen werk-privébalans en welzijn. µ

Vijf concrete adviezen

In dit artikel richten we ons op de rol van de notaris-manager en hoe hij of zij kan bijdragen aan een gezonde werk-privébalans binnen het kantoor.

We bundelen ons advies in vijf bouwblokken:

1. Kennis van het team
2. Flexibiliteit en autonomie
3. Vitaliteit en welzijn
4. Duidelijke communicatie
5. Voorbeeldgedrag en consistentie

Kennis van het team

Dit hoeft niet dagelijks of uitgebreid te zijn, maar creëer wel ruimte voor waardevolle uitwisseling. Dit kan informeel, bijvoorbeeld bij het koffieapparaat, maar als je geen fan bent van smalltalk, kan het nuttig zijn om regelmatig korte ‘hoe-gaat-het-gesprekken’ in te plannen. Dergelijk gesprek verschilt wezenlijk van een evaluatiegesprek. In een hoe-gaat-het-gesprek ligt de focus op het welzijn en de tevredenheid van de medewerker. Het doel is om open te praten over werkdruk, werk-privébalans, persoonlijke doelen en eventuele knelpunten. Dit gesprek biedt een laagdrempelige gelegenheid voor medewerkers om hun behoeften en uitdagingen te bespreken, zonder zich beoordeeld te voelen.

Op vlak van behoeften kan je inzoomen op wat work-lifebalance voor hen persoonlijk betekent. Dit geeft je inzicht in de individuele behoeften van je medewerker, zodat je hier preventief op kunt inspelen.

Om inzicht te krijgen in werkdruk, kun je medewerkers vragen hun huidige werkdruk op een schaal van 1 tot 10 te beoordelen, waarbij 1 “Ik ervaar helemaal geen werkdruk” is en 10 “Ik ervaar ontzettend hoge werkdruk”. Het gaat om hun persoonlijke beleving, ongeacht jouw eigen oordeel over de score. Je stelt hun score dus niet ter discussie. Vervolgens vraag je wat voor hen een aanvaardbare werkdruk is op dezelfde schaal. Je kan beide vragen stellen in de volgorde die je zelf kiest.

Als het verschil tussen de huidige werkdrukbeleving en de aanvaardbare werkdruk groter is dan drie punten, kan dit duiden op onderliggende obstakels. Dit is een richtlijn, geen exacte wetenschap, en vraagt om een nadere verkenning van mogelijke oorzaken en oplossingen. Als notaris-manager kun je vervolgens deze barrières proberen weg te nemen, wat net zo belangrijk is voor een gezonde werk-privébalans als het actief bevorderen ervan.

Flexibiliteit en autonomie

Je kan hier onder meer inzetten op thuiswerken. Investeren in moderne technologie die telewerken faciliteert is hierin cruciaal. Daarbij is het belangrijk om met een deconnectie beleid duidelijke richtlijnen te geven over ‘digitale beschikbaarheid’, zodat technologie niet onbedoeld tot extra werkdruk leidt.

Flexibele werktijden met glijdende uren geven medewerkers de verantwoordelijkheid over hun eigen werktijden, zolang ze lange dagen vermijden en zelf structuur aanbrengen. Zo kunnen bijvoorbeeld ochtendmensen vroeger beginnen en eerder afronden, wat helpt om optimaal te presteren.

Zorg voor de mogelijkheid om parttime te werken, zodat medewerkers hun werkuren kunnen afstemmen op persoonlijke verplichtingen. Het percentage parttime werkenden in België groeit gestaag, mede door de vergrijzing en de toenemende behoefte aan mantelzorg. Ook het tekort aan kinderopvang speelt een rol. Deze trend zal zich de komende jaren doorzetten.

Implementeer een ‘use it or lose it’-beleid om medewerkers te stimuleren optimaal gebruik te maken van verlofdagen door het overdragen of uitbetalen van niet-gebruikte dagen te beperken.

Vitaliteit en welzijn

Ondersteun medewerkers met initiatieven zoals rug- en bewegingstrainingen, gezonde voeding, en workshops over veerkracht. Het organiseren van buitenactiviteiten, zoals fietsweken of een picknickplek, draagt bij aan een gezonde werkcultuur.

Duidelijke communicatie

Een vierde hoeksteen is duidelijke communicatie over de opties binnen je bedrijf, zoals het recht op deconnectie, de beschikbaarheid van een picknicktafel voor buitenpauzes, en andere initiatieven die welzijn bevorderen. Door helder te communiceren over deze mogelijkheden geef je medewerkers dat extra zetje om hier effectief gebruik van te maken.

Kleine maar krachtige aanpassingen in bestaande communicatiekanalen brengt de theorie tot leven in de dagelijkse praktijk. Bijvoorbeeld:

• Out-of-office instellen: creëer duidelijkheid over e-mailreacties buiten werktijd met een boodschap zoals: "Om werk-privébalans te respecteren, worden e-mails buiten kantooruren niet direct beantwoord. Bedankt voor je begrip."
• Subtiele toevoeging in e-mailhandtekening: "Deze e-mail vereist geen onmiddellijke reactie. Zo behouden we samen onze werk-privébalans.

Voorbeeldgedrag en consistentie

Children see, children do – hetzelfde geldt voor de relatie tussen notaris en medewerker. Je kunt wel zeggen dat werk-privébalans belangrijk is, maar als je zelf dagelijks je pauze overslaat, e-mails laat in de avond beantwoordt of niet aangeeft dat je een uur langer hebt geslapen omdat je moe was, doe je al je andere inspanningen teniet. Zowat 70% van jouw gedrag als leider wordt namelijk gekopieerd binnen je organisatie.

Je kan dus veel geld spenderen aan gezondheidsbevorderende opleidingen, flexibele werkkaders en uitsturen van nieuwsbrieven. Jijzelf als notaris-manager blijft het belangrijkste instrument.

Het is normaal dat je initieel weerstand hebt tegenover deze veranderingen in de sector. De mens is namelijk een gewoontedier. Dit betekent dat veranderingen vaak met argusogen bekeken worden, waardoor het lastig wordt om ze door te voeren.

Het ADKAR-model

Wil je als notaris echt een cultuur installeren waarin work-lifebalance centraal staat dan kan je het ADKAR model op jezelf toepassen om je eigen weerstand om te buigen in een positieve drijfveer. In ADKAR doorloop je de stappen één voor één. Elke stap bouwt voort op de vorige, waardoor een solide basis ontstaat voor duurzame verandering.

Awareness (bewustzijn)

Waarom is het belangrijk om een cultuur van work-lifebalance te bevorderen?

Denk aan de voordelen voor de werkprestaties, het welzijn van medewerkers en jezelf, en het verbeteren van retentie en betrokkenheid. Analyseer waar de huidige cultuur tekortschiet en wat de risico’s zijn van een onevenwicht, zoals stress en burn-out.

Desire (verlangen)

Wat kan je er precies uithalen voor jezelf?

Het is essentieel dat je zelf gemotiveerd bent om verandering te ondersteunen, want als notaris-manager geef je het voorbeeld. Lijst de factoren of consequenties (positief en negatief) op die invloed hebben op jouw eigen bereidheid om werk te maken van work-life balans binnen jouw kantoor. Vermeld overtuigende redenen die de verandering ondersteunen, evenals specifieke bezwaren tegen de verandering.

Knowledge (kennis)

Eens het doel van werkbaar werk helder voor je is en je weet wat je er precies kan uithalen, dan ben je helemaal klaar voor fase 3, het vergaren van kennis. Maak een lijst van de vaardigheden en kennis die je nodig hebt om een cultuur van work-lifebalance te bevorderen. Dit kan variëren van concrete strategieën zoals flexibele werktijden, duidelijke grenzen rond werktijden, tot het promoten van welzijnsprogramma’s. Leer ook hoe je weerstand kunt overwinnen binnen je team en hoe je deze verandering effectief kunt communiceren.

Ability (kunde)

Je begrijpt wat er moet gebeuren om vooruit te komen. Dit wil alleen niet zeggen dat je dat allemaal onmiddellijk kan. Het vraagt tijd en bijsturing om deze vaardigheid aan te leren. De overgang van kennis naar kunde vraagt om herhaling, geduld en kleine aanpassingen. Ontwikkel de vaardigheden die nodig zijn om deze verandering door te voeren. Dit kan betekenen dat je leert om beter te delegeren, vertrouwen te geven aan je team, en misschien zelf anders om te gaan met werkdruk en tijdbeheer. Coaching of training is hier nuttig, in de eerste plaats voor jezelf, om jou te helpen omgaan met de nieuwe werkwijze.

Reinforcement (bekrachtiging)

Zorg voor blijvende ondersteuning en positieve bekrachtiging. Vier successen, evalueer regelmatig en voer waar nodig aanpassingen door. Maak work-lifebalance een kernwaarde in de kantoorpraktijk en veranker dit in processen en beleid. Geef regelmatig feedback en creëer momenten om de impact van de verandering te bespreken.

Besluit

Notariskantoren kunnen hun aantrekkingskracht vergroten door een gezonde balans tussen werk en privé te faciliteren. Dit vraagt om maatwerk en bewuste inzet van de notaris-manager, die beleid en praktijken invoert om flexibiliteit, communicatie en welzijn te ondersteunen. Zo ontstaat er een werkomgeving die welzijn bevordert, stress vermindert, en bijdraagt aan de tevredenheid en betrokkenheid van het team – essentiële elementen voor duurzame groei en succes. Een cultuur waarin werk-privébalans centraal staat, gaat verder dan alleen beleid; het vereist voorbeeldgedrag en actieve betrokkenheid van de notaris-manager. Het ADKAR-model biedt hierbij een gestructureerde aanpak om persoonlijke weerstand om te buigen en een cultuurverandering vanuit "lead by example" te verankeren. Door aandacht te hebben voor werk-privébalans, kan een notariaat niet alleen talent aantrekken en behouden, maar zich ook profileren als een aantrekkelijke, toekomstgerichte werkgever.

Ann Lacres, zaakvoerder TWEG (Together WE Grow)