Onderstaand artikel van Tim Van Gasse verscheen eerder in het maartnummer 2020 van het Tijdschrift Notarieel Management.

Interesse in het volledige nummer? Bekijk hier de inhoudsopgave in preview of raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

De Potpourri-wetten van Koen Geens ambiëren een betere werking van justitie, onder andere door de werklast te verminderen. Zo worden bestaande procedures eenvoudiger en uniformer, en gaat er extra aandacht naar modernisering en informatisering. Potpourri V – de wet met de vijfde reeks maatregelen – stelt dat men notariële aktes voortaan op afstand mag verlijden. Ontdek wat, hoe en waarom.

Veilig en vertrouwelijk

In een wereld waarin digitale nieuwigheden elkaar razendsnel opvolgen, moet het notariaat mee evolueren. Concreet: digitale toepassingen hanteren mét behoud van de rechtszekerheid. Vroeger moesten betrokken partijen in persoon aanwezig zijn tijdens het verlijden van een akte. Bijvoorbeeld om een vastgoed te kopen, een nalatenschap te regelen of een bedrijf op te richten. Nu kan dat via videconferentie: een solide en veilige verbinding met hoogwaardig beeld en geluid.

Op afstand en toch dichtbij

Om een akte te verlijden via videoconferentie verschijnen de partijen voor hun respectievelijke notaris. Ze wonen de volledige voorlezing bij op een scherm. En kunnen ondertussen eventueel vragen stellen of opmerkingen formuleren. Zijn er aanpassingen nodig? Dan worden die meteen doorgevoerd én getoond. Daarna wordt de definitieve akte – waarmee alle partijen akkoord gaan – geprint en ondertekend.

Omdat die akte nog op papier is, moet de partij die niet aanwezig is een volmacht geven aan iemand die wél aanwezig is. Denk aan een medewerker van de notaris die de akte bewaart. Goed om te weten: voor die volmacht geldt een vrijstelling van registratierecht en het recht op geschriften.

Lage drempel, grote voordelen

De belangrijkste voordelen van videoconferentie liggen voor de hand. Er zijn geen (verre) verplaatsingen nodig, waardoor de betrokkenen tijd en (reis)kosten besparen én hun ecologische afdruk verkleinen. De procedure verloopt sneller en eenvoudiger. En hoewel de partijen niet fysiek samenzitten, kunnen ze elkaar horen en zien. Ook het vaststellen van de identiteit en de wilsovereenstemming tussen de partijen blijft gegarandeerd.

Ruimtes (Vergaderzaal vs. werkplek)

We kunnen videoconferentie opdelen in room-based videoconferencing en desktop video conferencing. Bij room-based video conferencing betrekken we de gehele vergaderruimte in het videogesprek. Alle betrokken personen rond de tafel worden goed in beeld gebracht en ook de geluidsapparatuur is geoptimaliseerd voor groepsgesprekken.

Bij desktop video conferencing wordt er specifiek één persoon in het gesprek betrokken, eventueel vanop de normale werkplek.

In beide gevallen is het belangrijk dat er aangepaste audiovisuele apparatuur (tv-scherm, camera, microfoon(s) en luidspreker(s)) voorhanden is om alle deelnemers kwalitatief op te nemen.

Apparatuur en platform(en)

De juiste (audiovisuele) apparatuur is een belangrijk item. Maar nog belangrijker is het juiste platform. Er zijn heel wat collaboratieplatformen op de markt die videoconferentie ondersteunen. Een greep uit het aanbod: Microsoft Teams, Cisco Webex, Google Meet, Zoom, om maar een paar bekende op te noemen.

De meest performante applicaties gaan altijd gepaard met een maandelijkse kost per gebruiker/ruimte.

Netwerk

De meeste platformen draaien vandaag in de cloud. Een goede internet verbinding is dus uitermate belangrijk voor het goed functioneren van de videocommunicatie.

De connectie loopt via een Beveiligd Notarieel Netwerk (BNN) dat de notariskantoren en Fednot met elkaar verbindt.

Een aantal dingen zijn dus goed te bekijken maar u ziet het, het verlijden van akten via videoconferentie is een bewijs dat het notariaat de digitale evoluties bijbeent.

TIP:

• Heeft u Office 365? De kans is groot dat MS Teams al inbegrepen zit in uw abonnement. En alvast zeker dat u het met een kleine upgrade kan toevoegen.
• Besteed uw videoconferentie project uit aan een AV Integrator. Deze bedrijven zijn het beste geplaatst om uw vergaderzaal in te richten met kwalitatieve videoconferentie apparatuur.

NOTA:

• Wat met een elektronische handtekening in plaats van een (digitale) volmacht? Naar Belgisch recht bestaat de notariële akte op een ‘gedematerialiseerde’ (elektronische) drager al, maar ze is nog niet in de praktijk gebracht. Voorlopig is dat dus nog toekomstmuziek.

Tim Van Gasse – bestuurder Aviniti