Sinds 1 januari 2023 kunnen notariële juristen als toegevoegd notaris aan de slag gaan. Hoewel een toegevoegd notaris een volwaardige notaris is, met net dezelfde bevoegdheden en dezelfde verplichtingen als zijn/haar confraters, oefent hij/zij het ambt uit onder een werknemersstatuut. Een toegevoegd notaris werkt dus “onder het gezag en het toezicht” van de notaris-titularis of de notarisvennootschap, maar kan alle aktes verlijden en moet in alle onafhankelijkheid beoordelen of zijn/haar tussenkomst niet in strijd is met de wettelijke of de deontologische regels. Ook tegenover het cliënteel treedt de toegevoegd notaris als een volwaardige notaris op.

In het statuut schuilt een zekere ambiguïteit. Want de toegevoegd notaris draagt geen ondernemingsrisico. Dat blijft integraal bij de werkgever liggen. Ook blijft de notaris-werkgever als enige aansprakelijk voor eventuele beroepsfouten: de toegevoegd notaris moet zelf geen polis beroepsaansprakelijkheid afsluiten. Hij/zij voert geen eigen boekhouding en heeft ook geen eigen derdenrekening.

Juridische medewerkers op notariskantoren zien het statuut als een perfecte springplank naar een eventuele associatie. Dit geldt ook voor Sarah Van Maele, die sinds 1 juni 2024 toegevoegd notaris is op het kantoor van notaris Luc Jansen in hartje Gent. “Associëren in het notariaat gebeurt niet van de ene dag op de andere. Daar gaan veel stappen en formaliteiten aan vooraf. Ik zag er tegenop om dat volledige traject in de aanloop naar een associatie te combineren met de komst van mijn tweede kindje en mijn voltijdse job als dossierbeheerder. Het statuut van toegevoegd notaris biedt een perfecte oplossing. Want de procedure voor de benoeming van een toegevoegd notaris kan snel verlopen. Amper drie à vier maanden nadat ik een aanvraag had ingediend, kon ik als toegevoegd notaris beginnen”, getuigt notaris Van Maele.

Ook voor notaris Jansen gaat het duidelijk om een overgangsfase: “Het aangaan van de associatie staat nog even on hold, vooral omdat Sarah de combinatie met de zorg voor twee kleine kinderen nu nog even te moeilijk vindt, wat ik begrijp. Deze tussenfase geeft ons de gelegenheid om de associatie rustig en goed doordacht uit te werken.”

Andere toegevoegde notarissen zien het statuut als een testfase, bijvoorbeeld om te ondervinden of ze met de druk van een notariaat kunnen omspringen. Of om af te toetsen wat hen het meeste ligt: op het voorplan staan als notaris of toch eerder het werk op de achtergrond als dossierbeheerder?

Erkenning

Notaris Jansen ziet de benoeming van zijn medewerkster tot toegevoegd notaris als een teken van vertrouwen en erkenning. Sarah Van Maele is al ruim acht jaar op zijn kantoor aan het werk. “Sarah is hier goed ingewerkt. Ze handelt de dossiers efficiënt af en ze heeft een stevige juridisch-technische bagage. Ze is loyaal en heeft dezelfde visie over de manier waarop we het beroep invullen. Ik zie haar benoeming dan ook als een promotie”, zegt notaris Jansen. Dat notarissen hun medewerkers dankzij het statuut kunnen valoriseren is niet onbelangrijk. Want ook in het notariaat is het moeilijk om medewerkers met de geschikte competenties te vinden én aan boord te houden.

Een toegevoegd notaris komt vaak meer dan een dossierbeheerder rechtstreeks in contact met het cliënteel. En ook dat werkt motiverend – notaris Van Maele

Ook vindt notaris Jansen het vrijkomen van speelruimte bij het organiseren van de agenda een groot voordeel. “Omdat we nu met twee volwaardige notarissen zijn en dus beiden aktes kunnen verlijden, is het makkelijker om cliënten een afspraak te geven. Er is ook een back-up als een van beide ziek uitvalt en we kunnen voor elkaar inspringen als er plots dringende dossiers behandeld moeten worden.’

Een toegevoegd notaris komt vaak meer dan een dossierbeheerder rechtstreeks in contact met het cliënteel. En ook dat werkt motiverend. Meer consultaties en meer directe, persoonlijke contacten met de cliënten zijn voor veel notarissen sowieso een belangrijke driver. “Als dossierbeheerder had ik al wel persoonlijke contacten met de cliënten, maar het is fijn om hen nu ook rechtstreeks te kunnen spreken op het ogenblik dat de akte wordt ondertekend, dus bij het eindpunt van het doorlopen parcours”, zegt notaris Van Maele.

Bedoeling van het statuut is wel dat de toegevoegd notaris stapsgewijs wordt betrokken bij het management van het kantoor. Een toegevoegd notaris is wel “een notaris zoals alle andere”, maar zeker “geen bediende zoals alle andere”. Het is perfect denkbaar dat een toegevoegd notaris ook al eens blijft voor een meeting buiten de normale kantooruren, extra tijd besteedt aan de begeleiding van de andere medewerkers of het kantoor extern vertegenwoordigt. Notaris Luc Jansen: “Sarah is actief betrokken bij de kantoororganisatie en het beheer van de agenda. Ze beantwoordt veel vragen van de andere drie juridische medewerkers op ons kantoor. Ook neemt ze veel praktische beslommeringen uit mijn handen. Zo was het kantoorinterieur aan een opfrissing toe. Welnu, ook die logistieke aspecten zijn een kolfje naar haar hand.”

Een voorwaarde voor het welslagen van de samenwerking met een toegevoegd notaris vindt notaris Jansen het kunnen loslaten: “Notarissen zijn doorgaans controlefreaks. Ik probeer het roer wat meer uit handen te geven, maar dat is niet altijd zo makkelijk. Je moet erop kunnen vertrouwen dat het ook zonder jou wel geregeld zal worden.”

Toegevoegd notaris: geen nine to five

In het Paritair Comité voor de notarisbedienden, dat de loonvoorwaarden vastlegt per functieclassificatie, is geen aparte verloning voor de toegevoegd notaris voorzien, al moet die minstens worden ingeschaald in de hoogste bediendenschaal (4.447,29 euro op 1 september 2024).

De wet bepaalt verder dat het salaris “billijk en proportioneel” moet zijn. De contractspartijen beschikken dus over een grote vrijheid om een hoger salaris te onderhandelen, rekening houdend met de ervaring of de uren die de normale wekelijkse arbeidsduur overstijgen.

Het statuut van toegevoegd notaris is geen optie voor wie enkel uit is op de voordelen van het werknemersstatuut – notaris Jansen

Naast een vast maandelijks loon kan een toegevoegd notaris rekenen op andere voordelen van werknemers zoals vakantiedagen, tijdskrediet of ouderschapsverlof. “Maar wie alleen maar uit is op een nine to five job en andere voordelen, komt als toegevoegd notaris toch bedrogen uit”, zegt notaris Van Maele. “Ook buiten de normale werkuren volg ik de dossiers verder op. Het gebeurt dus vaak dat ik, na de gebruikelijke avondrush met twee kinderen, van thuis uit voor het notariskantoor aan het werk ben.”

“Het statuut van toegevoegd notaris is geen optie voor wie enkel uit is op de voordelen van het werknemersstatuut”, bevestigt notaris Jansen. “Als werkgever moet je kunnen steunen op een medewerker die bereid is om mee zijn schouders onder het gemeenschappelijke project te zetten. Het is kortom een kwestie van vertrouwen.”

Ellen Cleeren

Deze tekst werd eerder gepubliceerd in het Jubel Magazine, 2025/1. Wil u een papieren exemplaar ontvangen? Mail dan naar redactie@jubel.be