Duurzaamheid is een modebegrip geworden. Sommigen doen aan duurzaam-bashing en vinden het futiel. Anderen passen het toe als window dressing om aan te geven dat men ‘mee’ is, zonder er verder veel consistentie aan te geven. Nadenken over duurzaamheid zou echter meer dan ooit een verplichting moeten zijn.

De term duurzaamheid kent vele definities. Uit ecologisch oogpunt betekent het dat men door zijn activiteiten geen blijvende schade aanricht aan het milieu. Het is verwant met termen als bestendigheid, consistentie, hechtheid, stabiliteit.

Duurzaamheid is een uitdaging omdat het een paradigmashift betekent in onze consumptie gedreven maatschappij, en moet een dagelijkse bekommernis zijn (of worden). De SDG’s, of te wel de ‘Sustainable Development Goals’, zijn een initiatief van de VN waarmee aangetoond wordt dat de bekommernis om duurzaamheid een universeel gegeven is.

Men kan de klimaat- of omgevingsuitdagingen immers niet ontkennen, en die overstijgen alle staatsgrenzen. De tijd van de sceptici en van de negationisten is voorbij, al was het maar omdat de verdwijning van de gletsjers een voldoende signaal is om vast te stellen dat er met ons klimaat iets aan de hand is. De hittegolven en gerelateerde bosbranden in Europa zijn er ook een teken van.

Los van het klimaat, gaat het over onze gezondheid en de toekomst van de komende generaties.

Duurzaamheid richt zich op een levensstijl die een antwoord wenst te bieden aan de klimaatverandering, maar beperkt zich daar niet toe.

Duurzaamheid vereist een vorm van zuinigheid. Zuinigheid betekent ook niet per se dat men minder comfortabel of minder aangenaam leeft. Integendeel zelfs, het is ook gericht op de versteviging van de banden tussen de leden van een organisatie.

In een recent boek van David Graebner en David Wengrow (The Dawn of Everything: A new History of Humanity, 2021 – Nederlandse uitgave 2022: Het Begin van alles) wordt aangehaald dat, in tegenstelling tot wat men denkt, personen die in contact zijn geweest met niet-westerse beschavingsvormen (bv. de Amerindiaanse) en onze westerse beschaving, systematisch voor de zogezegde meest primitieve beschavingsvorm kiezen. De reden was dat ze in de niet-westerse beschaving meer levensgeluk vinden.

Het duurzaam notariskantoor is een collectief project, waarbij alle leden van het kantoor worden betrokken

En dat moet een belangrijk punt blijven om te slagen in een demarche van duurzaamheid: het moet gelukkiger maken.

Een notariskantoor duurzaam uitbouwen heeft ook te maken met de manier waarop samengewerkt wordt. Het duurzaam notariskantoor is een collectief project, waarbij alle leden van het kantoor worden betrokken. Het is verwant met maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. Een verantwoord ondernemerschap is per essentie duurzaam.

Maar bij duurzaamheid wordt het accent gelegd op een langetermijnvisie. Deze lange termijn wordt bekeken in functie van de maatschappelijke verplichtingen die op het kantoor rusten. Duurzaam ondernemen heeft uiteindelijk ook een ethisch aspect: men werkt niet enkel voor zichzelf, men moet het kaderen in een breder geheel. Het is ook een manier om wat Graebner de ‘bullshit’-jobs noemt, te vermijden (David Graebner, Bullshit Jobs, “Over zinloos werk, waarom het toeneemt en hoe we het kunnen bestrijden”). Duurzaamheid is niet alleen zinvol, het geeft ook zin aan het leven van de leden die zich inschrijven in het project.

Een paar items die kaderen binnen een duurzaamheidspolitiek komen in het vervolg aan bod.

Digitalisering

Notarissen hebben, gelukkig maar, al de nodige hard- en software die hen toelaten hun beroep uit te oefenen met de hulp van de moderne technologieën. Zij organiseren online vergaderingen, kunnen aktes ook op afstand verlijden, zelfs openbare verkopen worden nu via het net georganiseerd. Zoals voor elke vooruitgang hebben ook moderne technologieën een keerzijde, want al wat digitaal gebeurt, is daarom niet milieuvriendelijk. De beelden van de grote industriële gebouwen waarin kilometers servers ondergebracht zijn, tonen aan dat dit een zeer vervuilende omgeving schept. Men draagt hiertoe bij zo men geen bestendig beheer doorvoert van de archivering van de documenten. Dit betekent bijvoorbeeld dat men de vuilbak van zijn computer regelmatig ledigt, dat men alle mails wist die men niet wil bijhouden, en dat men regelmatig de dossiers archiveert en uiteindelijk wist als er geen enkele rechtvaardiging meer is voor hun behoud. Dit is trouwens ook nodig om GDPR-conform te werken.

Het digitaliseren van het kantoor vereist ook dat men resoluut kiest voor een papierloze omgeving. Er bestaat nog te vaak een cultuur in notariskantoren om nog veel af te drukken. Een tweede scherm zal dikwijls het werk overzichtelijker maken, waarbij men op één scherm de akte kan nalezen en op het ander scherm de verschillende attesten en opzoekingen kan raadplegen (zodat men niet alle attesten en opzoekingen meer moet afdrukken). Het vraagt wat energie om zijn werkgedrag aan te passen. Maar met een beetje inspanning is dit zeker mogelijk.

Aantekeningen op ontwerpaktes worden ook best niet op een papieren versie gemaakt, maar wel op een computer- of tabletscherm, zodat er geen berg aan papier verspild wordt.

Kantoren en bereikbaarheid

Los van de organisatie van het werk, dient deze duurzame benadering ook het kantoor aan te sporen maatregelen te nemen ten opzichte van het beheer van het gebouw waarin het is ondergebracht en de bereikbaarheid voor de leden van het kantoor.

Voor het gebouw moet er aandacht zijn voor een zuinige energieconsumptie. Dit geldt voor de verwarming (dus de thermostaat niet te hoog zetten, zorgen voor een goede isolatie) maar ook voor de manier waarop wordt omgegaan met consumptie van water en elektriciteit. Regelmatig een aantal tips meegeven, in een maandelijks bericht bijvoorbeeld, kan een aanzet zijn tot een duurzamere levenswandel.

Voor de mobiliteit moet worden gekeken naar alternatieven voor de auto, wat waarschijnlijk gemakkelijker is voor stedelijke notariskantoren. Veel notariskantoren zijn moeilijk te bereiken met het openbaar vervoer. De aandacht trekken op alternatieve mobiliteitsmogelijkheden (waaronder carpoolen) moet in dit kader een constante zorg zijn. Daarbij moet ook gedacht worden aan het bevorderen van thuiswerk.

Er zijn ontegensprekelijk nog veel onderwerpen waarover een notariskantoor kan nadenken om een duurzame organisatie uit te bouwen. Duurzaamheid vereist creativiteit!

MSK’s (meerstandplaatskantoren) kunnen er ook voor zorgen dat werknemers en/of cliënten een keuze kunnen maken tussen de verschillende adressen, en dat ze zo het dichtstbijzijnde kantoor kunnen kiezen, of datgene dat het best bereikbaar is met het openbaar vervoer.

De mens is waarschijnlijk van nature lui, en de auto speelt daarop in omdat het een gemakkelijk en zeer soepel vervoermiddel is. Maar stilaan moet toch duidelijk worden dat de auto meer na- dan voordelen biedt. Ik denk hier aan de verkeersopstoppingen, maar ook aan de verhoogde kostprijs van brandstof.

Het delen van gemeenschappelijke waarden

Zonder te vervallen in nutteloze moraliserende, of erger nog, paternalistische of maternalistische vingerwijzingen, is het goed dat men, ook op het vlak van een notariskantoor, samen met alle leden nadenkt over de manier waarop men omgaat met consumptie.

Er is een verschil tussen gierigheid (een gebrek) en zuinigheid (een deugd). Het is aangewezen om op regelmatige tijdstippen reflectiemomenten te organiseren waarin uitgelegd wordt hoe men zijn leven opbouwt en hoe men daarin zijn geluk kan vinden. Het is een hele opgave – en sommigen zullen denken dat dit een geitenwollensokkenmentaliteit geeft (of is) – maar het is mijn overtuiging dat de zingeving binnen een werk omgeving nooit voldoende wordt besproken.

Het vervullen van een voorbeeldfunctie

Een notaris heeft nog altijd een rolmodel in de maatschappij. Hij/Zij wordt beschouwd als integer en heeft het vertrouwen van de bevolking. Hij/Zij kan dus zeker als voorbeeld fungeren, en hierdoor draagt hij/zij op zichzelf al bij tot een meer duurzame wereld.

Er zijn ontegensprekelijk nog andere onderwerpen waarover een notariskantoor kan nadenken om een duurzame organisatie uit te bouwen. Duurzaamheid vereist creativiteit!

Ter afsluiting enkele tips

• Het kantoor op een meer horizontale, en niet verticale, basis organiseren zodat iedereen zich betrokken voelt bij de besluitvorming.
• Collectief nadenken over wat beter kan op het vlak van duurzaamheid in het algemeen. Hiervoor is het goed dat men binnen het kantoor een of meerdere mensen mobiliseert om een ‘duurzaamheidscommissie’ samen te stellen die de duurzaamheidspolitiek van het kantoor ook daad werkelijk opvolgt, en, indien nodig, aanwakkert.
• Maandelijks kleine memo’s opstellen met een aantal aanbevelingen die zijn gericht op een duurzame werkomgeving.
• Het kantoor organiseren om milieuvriendelijk te zijn en dit ook implementeren (bv. fiets bevorderen voor mobiliteit, maar ook wat betreft, in een lukrake volgorde: het sorteren van afval, de aankoop van kantoorbenodigdheden, het computerbeheer, de collectieve inspraak enz.).
• Intern en extern communiceren over de initiatieven die genomen worden om zijn kantoororganisatie duurzaam uit te bouwen.

Alex Tallon, advocaat-vennoot bij Miles, gewezen stafhouder, praktijklector KU Leuven

Dit artikel verscheen eerder in het Tijdschrift Notarieel Management.

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn.