Kantoor & beleid

Office 365 en SharePoint voor Advocaten

Geschreven door CICERO LawPack

De overgrote meerderheid van advocaten gebruikt de Microsoft Office suite. Die komt in verschillende versies, en Microsoft moedigt iedereen aan om op Office 365 over te schakelen. Indien u nog niet overgestapt bent op Office 365, kan het nuttig zijn dat te overwegen. Voor advocatenkantoren is het dan aangewezen om over te schakelen op Office 365 Business Premium omdat ook SharePoint inbegrepen is. In dit artikel geven we wat meer uitleg.

Office 365 is de abonnementsversie van de Office suite van Microsoft. Microsoft noemt het een dienst (in plaats van een product) die ervoor zorgt dat u altijd beschikt over hun meest up-to-date moderne productiviteitstools. Het bevat alle Office-desktop-apps waarmee advocaten bekend zijn, zoals Word, Outlook, PowerPoint en Excel. Het wordt ook geleverd met extra online opslag en Cloud-gekoppelde functies waarmee u in real-time kunt samenwerken aan bestanden. Met een abonnement beschikt u altijd over de nieuwste functies, software fixes en beveiligingsupdates en heeft u ook permanente technische ondersteuning zonder extra kosten.

Office 2016 en Office 2019 daarentegen worden verkocht als een eenmalige aankoop (zoals een product). Ze hebben niet het niveau van Cloudintegratie dat de real-time samenwerkingsfuncties van Office 365 bieden. Wanneer een nieuwe versie wordt uitgebracht, moet u de nieuwe versie kopen, en dat betekent vaak dat er veel nieuwe functies tegelijk zijn waarmee u vertrouwd moet raken. Met een abonnementsversie als Office 365 krijgt u daarentegen een paar keer per jaar kleinere updates die in de abonnementsprijs zijn inbegrepen. Dit abonnementsmodel spreekt klanten duidelijk aan: in oktober 2018 had Office 365 wereldwijd 155 miljoen actieve gebruikers en elke maand komen er nog eens drie miljoen bij.

Integraties

Een van de voordelen van Office 365 Business Premium is dat u er SharePoint bij krijgt. SharePoint is een web-gebaseerd samenwerkingsplatform dat integreert met Microsoft Office. Het werd gelanceerd in 2001 en wordt voornamelijk verkocht als een documentbeheer- en opslagsysteem. Het heeft 190 miljoen gebruikers in 200.000 organisaties. SharePoint biedt de volgende functionaliteiten:

  • Enterprise content en documentbeheer: SharePoint maakt het opslaan, ophalen, opzoeken, archiveren, volgen (“tracking”), beheren en rapporteren van elektronische documenten en records mogelijk. Het biedt ook zoek- en grafiekfunctionaliteit. SharePoint’s integratie met Office 365 maakt het mogelijk om in real-time samen te werken bij het bewerken van documenten. Het beschikt daartoe over een ingebouwd synchronisatiebeheer van de encryptie- en toegangsrechten.
  • Intranet: Een SharePoint intranet (of intranet portaal) is een manier om de toegang tot bedrijfsinformatie en applicaties te centraliseren. Het helpt organisaties om de interne communicatie, applicaties en informatie gemakkelijker te beheren (bijvoorbeeld via tools zoals wiki’s).
  • Samenwerkingssoftware: SharePoint bevat groupware-functies om teams beter te laten samenwerken. Daaronder vallen projectplanning (geïntegreerd met Outlook en Project), sociale samenwerking, gedeelde mailboxen en project-gerelateerde documentopslag en samenwerking. Groupware in SharePoint is gebaseerd op het concept van een “Team Site”.
  • File hosting service (persoonlijke Cloud): OneDrive for Business maakt de opslag en synchronisatie van de persoonlijke documenten van een individu mogelijk, evenals het delen van deze documenten in openbare/particuliere bestanden.
  • Op maat gemaakte webapplicaties: SharePoint heeft een eigen ontwikkelingsomgeving die toelaat om snel prototypes te ontwikkelen van geïntegreerde webapplicaties.

Om inhoud te structureren en te beheren werkt SharePoint met:

  • Pagina’s die in een browser kunnen worden bewerkt.
  • Web-onderdelen (web parts) en app-onderdelen (app parts) zijn componenten (ook wel portlets genoemd) die in Pagina’s kunnen worden ingevoegd. Ze worden gebruikt om informatie van zowel SharePoint-toepassingen als toepassingen van derden weer te geven.
  • Lijsten, documentbibliotheken en inhoud: Een SharePoint documentbibliotheek (soms bibliotheek of library genoemd) slaat bestanden en mappen op en geeft deze weer, terwijl een SharePoint lijst gegevensitems opslaat en weergeeft. Elk item in een documentbibliotheek of lijst is een content of inhoud item. Inhoudstypes zijn definities (of types) van items. Met SharePoint kunt u uw eigen definities maken op basis van de ingebouwde definities (zoals Contacten, Afspraken, Documenten en Mappen).
  • Sites: Een SharePoint site is een verzameling pagina’s, lijsten, documentbibliotheken, apps, configuraties, functies, contenttypes en sub-sites. Voorbeelden van sitetemplates in SharePoint zijn samenwerkingssites (team sites), wiki’s, lege sites en communicatiesites.

Als u software gebruikt voor uw kantoorbeheer, dan is dat waarschijnlijk software die gebaseerd is op Cloudtechnologieën. In dat geval is het mogelijk dat uw gegevens en documenten zich op 2 verschillende Cloudplatformen bevinden: de software voor uw kantoorbeheer met de daarbij horende database staan op de Cloudoplossing van uw softwareprovider, terwijl al uw documenten in een aparte SharePoint DB staan in plaats van op een normale file server. Dit betekent dat u kunt profiteren van alle voordelen van SharePoint: alle documenten zijn doorzoekbaar; u kunt documenten delen in plaats van ze te moeten e-mailen (wat veel veiliger is), en zodra een document wordt gedeeld heeft u toegang tot alle real-time samenwerkingsfunctionaliteiten; het komt met toegangsbeheer en versiebeheer, enz. Het feit dat de documenten en gegevens op afzonderlijke platformen staan, biedt ook een veiligere en snellere oplossing.

CICERO LawPack

Lees hier meer blogartikels van CICERO LawPack.

Bronnen:

Opmerking plaatsen

X