U hebt het misschien niet opgemerkt, maar Office 365 wordt voortdurend bijgewerkt, en veel van de subtiele verbeteringen hebben te maken met de verdere integratie van extra cloudservices. Laten we eens nader kijken naar Word en OneDrive.

OneDrive wordt geleverd in verschillende versies met verschillende functionaliteiten. Iedereen kan zich aanmelden voor een gratis account, maar als advocaat wordt van u verwacht dat u een professionele versie van ‘OneDrive for Business’ gebruikt. Gebruikers van CICERO LawPack, bijvoorbeeld, wordt geadviseerd om Office 365 Business Premium te gebruiken. (Als u om de een of andere reden een versie van OneDrive gebruikt die bepaalde functies niet biedt, is het goed om te weten dat het vaak mogelijk is om u afzonderlijk op deze functies te abonneren).

In Office 365 is het mogelijk om documenten op te slaan in de cloud, wat wordt gedaan door ze op te slaan in OneDrive. Van zodra een document in OneDrive bewaard is, is het toegankelijk van om het even waar, om het even wanneer, en op de meeste toestellen. Er zijn apps voor mobiele toestellen en tablets, en het is zelfs mogelijk om Office Online te gebruiken, een gratis webversie (met een beperkte functionaliteit) van de meest populaire Office-applicaties.

Een ander voordeel van het gebruik van OneDrive is dat de kopieën die door ‘automatisch bewaren’ (‘autosave’) worden opgeslagen, ook in de cloud worden opgeslagen. Als uw apparaat zou crashen tijdens het werken aan een document, kunt u vanaf een ander apparaat blijven verder werken. Microsoft maakt ook automatisch back-ups van al uw OneDrive-documenten.

Eén van de grootste voordelen van het gebruik van OneDrive is dat u bestanden en folders met anderen kunt delen. Als u feedback van uw cliënt, van andere advocaten of zelfs van een externe consultant nodig hebt, is het niet nodig om iemand een kopie van het document te e-mailen, u geeft hen eenvoudig toegang tot het document in OneDrive. En u hebt de mogelijkheid om voor elke persoon te bepalen of hij of zij toegang krijgt tot het gewoon lezen of het bewerken van de teksten etc. Het is tevens mogelijk om commentaren te maken in de teksten, waar Word bijhoudt wie wat gezegd heeft. Bovendien hoeft de persoon die u toegang wilt geven tot een of meer documenten zelf geen Office 365 gebruiker te zijn. Ze kunnen de gratis apps of Office online gebruiken om toegang te krijgen tot de documenten. Het enige wat u hoeft te doen, is hen een e-mail met de link te sturen.

OneDrive is speciaal ontworpen om u toe te laten met anderen samen te werken aan documenten. Het heeft daartoe specifieke ingebouwde functionaliteiten, zoals een geavanceerd beheer van toegangsrechten, versiebeheer, eDiscovery en records management om ervoor te zorgen dat documenten worden opgehaald, beheerd, gecontroleerd, en gearchiveerd, met een minimale overhead.

“Maar is het veilig?”, zult u zich misschien afvragen. Het eenvoudige antwoord is dat dat inderdaad het geval is. Professionele dienstenaanbieders van cloudservices beschikken doorgaans over een uitstekende beveiligingsinfrastructuur. Uw gegevens zijn naar alle waarschijnlijkheid veiliger in de cloud dan op uw eigen servers. Voeg daar nog aan toe dat de professionele versie van OneDrive authenticatie in twee stappen mogelijk maakt om toegang te krijgen tot documenten, en dat OneDrive ook een geavanceerder permissiebeheersysteem biedt, Advanced Security Management (ASM) genaamd. Hiermee kunt u ‘abnormaal gebruik’ detecteren en kunt u controleren hoe en door wie uw documenten worden geopend en gebruikt. (Als uw versie van OneDrive geen ASM bevat, kunt u deze functionaliteit afzonderlijk bestellen).

Het is belangrijk op de hoogte te blijven van de algemene gebruiksvoorwaarden van OneDrive, vooral als u als advocaat bewijsmateriaal bewaart op OneDrive. Microsoft hanteert een strikt beleid als het gaat om bijvoorbeeld naaktheid of grafisch geweld. Het opslaan van dergelijke inhoud, zelfs als dit bewijsmateriaal is in een zaak, kan een schending zijn van de algemene voorwaarden van Microsoft en kan leiden tot het blokkeren van uw account. Een mogelijke oplossing is om u aan te melden voor ‘Customer Lockbox’. Hiermee heeft u meer controle over wat Microsoft op uw OneDrive kan scannen, maar dit biedt geen garanties. Als Microsoft iets vindt dat het een schending beschouwt van hun algemene voorwaarden, kan uw account worden geblokkeerd.

We zijn dit artikel begonnen met een verwijzing naar de constante updates van Office 365 en de toevoeging van extra cloudservices. Voor veel van deze clouddiensten wordt vooruitgang geboekt met de integratie van artificiële intelligentie. U weet misschien dat u binnen Word bijvoorbeeld de mogelijkheid hebt om tekst in een document naar verschillende talen te vertalen. Die vertalingen zijn steeds beter geworden. Een andere nieuwe functie is een intelligent woordenboek voor acroniemen, dat u vertelt wat een bepaald acroniem in een bepaalde context betekent. Specifiek interessant voor juristen is de vooruitgang die Microsoft heeft gemaakt op het gebied van eDiscovery op OneDrive.

Uiteraard is het gebruik van OneDrive naadloos geïntegreerd in CICERO LawPack. U kunt kiezen of u uw documenten lokaal of in de cloud opslaat en de verschillende CICERO LawPack apps, zoals bijvoorbeeld het ingebouwde DMS, kunnen dit allemaal zonder problemen aan.

CICERO LawPack

Heeft u interesse in meer artikels van deze auteur? Klik hier.

Bronnen:

• com/microsoft-office/onedrive/
• findlaw.com/technologist/2016/07/tips-for-using-onedrive-in-your-legal-practice.html
• microsoft.com/en-us/legal/productivity/office365.aspx
• abajournal.com/news/article/60_tips_tricks_and_technologies_to_improve_your_life_and_practice/
• fool.com/investing/2018/03/12/1-smart-artificial-intelligence-bet-you-can-make-t.aspx