De nieuwe online applicatie Justinvoice is sinds deze week op Just-on-Web, meldt minister van Justitie Vincent Van Quickenborne. Hiermee kunnen deskundigen hun facturen voortaan online indienen en opvolgen. Dit moet de verwerkingscapaciteit van de betaaldiensten fors verhogen en de betalingsachterstand terugdringen.

Jaarlijks moet justitie gemiddeld 200.000 facturen betalen voor geleverde prestaties van externe personen. Het gaat om een groot volume aan facturen met vaak relatief kleine bedragen. In 2021 werden meer dan 1.300 facturen ingediend door verkeersdeskundigen, ongeveer 1.300 door slotenmakers, zo’n 4.000 voor DNA-analyse, ongeveer 5.000 voor psychiatrische onderzoeken, zo’n 20.000 voor toxicologische analyse, ongeveer 41.000 voor takelingen en stallingen van wagens en zo’n 50.000 facturen door vertalers en tolken. Indien het tot een veroordeling komt, worden de prestaties doorgerekend in de gerechtskosten. Justitie schiet de betalingen voor.

De facturen worden verwerkt door 14 taxatiebureaus. Het indienen van een factuur gebeurt nog schriftelijk of via mail. Vaak ontbreken de nodige stukken, waarop teruggemaild moet worden. In veel gevallen krijgen de deskundigen ook geen ontvangstbewijs, waardoor het onduidelijk is of de factuur al dan niet goed is aangekomen. Indien één van de schakels bepaald mailverkeer bovendien te lang zou laten liggen, zorgt dat alweer voor wekenlange extra vertraging.

Slechtste leerling van de klas

Het spreekt voor zich dat de afhandeling van meer dan 200.000 facturen op deze manier onvermijdelijk leidt tot fouten, inefficiëntie en forse betaalachterstand. Dat vertaalt zich ook in de statistieken, want slechts 30% van de facturen wordt binnen de 30 dagen betaald. In vergelijking met andere federale overheidsdiensten is de FOD Justitie een van de slechtste leerlingen van de klas.

De betalingsachterstand is een historisch probleem bij justitie, dat nog verder in de hand werd gewerkt door een gebrek aan digitalisering. Het zorgt niet alleen voor frustraties bij de externe deskundigen met wie justitie samenwerkt, maar ook voor een vertraging van de rechtsgang. Sommige deskundigen aanvaarden liever geen opdrachten meer omdat de betaling te lang op zich laat wachten. Op die manier dreigt er een tekort aan deskundigen, wat nefast is voor de snelheid van justitie. Laattijdige betalingen hebben bovendien ook impact op de staatskas, vanwege nalatigheidsintresten.

Justinvoice als oplossing

Vice-eersteminister en minister van Justitie Vincent Van Quickenborne maakt sinds zijn aantreden werk van digitalisering om justitie sneller, menselijker en straffer te maken. De snellere en klantvriendelijkere uitbetaling van facturen is daarbij een prioriteit. Sinds deze week is de online applicatie Justinvoice gelanceerd op de digitale toegangspoort tot justitie justonweb.be.

Via Justinvoice kunnen deskundigen met wie justitie samenwerkt hun facturen digitaal indienen en de status van hun dossier opvolgen. Via deze nieuwe applicatie wordt duidelijk opgelijst welke de nodige stukken zijn, zodat er niet langer een incompleet dossier kan worden ingediend. Als het dossier volledig is, volgt er automatisch een ontvangstbewijs ter bevestiging. Dan kan justitie overgaan tot uitbetaling.

In een volgende fase zal Justinvoice ook toegankelijk zijn voor opdrachtgevers, zoals de onderzoeksrechter, om de facturen voor geleverde prestaties goed te keuren. Dit moet momenteel nog steeds via mail, maar daar komt ook verandering in.

De lancering van de applicatie is in elk geval een grote stap vooruit ten opzichte van het mailingsysteem van vroeger. Het systeem is in een eerste fase vrijwillig maar zal op termijn verplicht worden voor alle deskundigen om zo de betalingstermijnen sterk te kunnen inkorten. Justitie heeft de ambitie om alle facturen binnen de 30 dagen af te handelen.

Vincent Van Quickenborne, vice-eersteminister en minister van Justitie: “De betaalachterstand bij Justitie ligt momenteel te hoog. Dit is onaanvaardbaar nu deskundigen tussenkomen in heel veel opdrachten van justitie en zorgen voor een goede rechtsbedeling. Met deze online tool moeten de uitbetalingen worden afgehandeld binnen de 30 dagen. De deskundigen kunnen hun factuur digitaal ingeven en dat is een win-win voor alle partijen. Ook voor de burger, want die zal op termijn de snelheid van justitie zien toenemen.”