Sinds 1 augustus vorig jaar hoeft u niet langer fysiek langs de notaris om de authentieke akte voor de oprichting van uw bedrijf te ondertekenen. Dat kan volledig digitaal, via een videoconferentie en een elektronische handtekening.[1]

Op 25 maart 2021 keurde de ministerraad op voorstel van de minister van Justitie een voorontwerp van wet goed tot wijziging van het wetboek vennootschappen en verenigingen en de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt.

Met de wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt creëert de wetgever een juridische basis voor de digitale oprichting van vennootschappen in het WVV. Hiermee komt de wetgever tegemoet aan de vereisten van de Europese Richtlijn 2019/1151 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.[2]De Richtlijn 2019/1151 beoogt de bevordering van digitale instrumenten en processen en verplicht de lidstaten om onder meer een systeem uit te werken waardoor bepaalde vennootschapsvormen volledig online kunnen worden opgericht en dat bepaalde vennootschapsinformatie online kan worden ingediend en geraadpleegd.[3]

Het is immers noodzakelijk om het oprichten van een vennootschap gemakkelijker, sneller en tijd- en kosten-efficiënter te laten verlopen om een doeltreffende werking, modernisering en administratieve stroomlijning van een concurrerende eengemaakte Europese markt te bewerkstelligen.[4]

Zo bepaalt overweging 4 van de Richtlijn 2019/1151 dat: “er momenteel nog aanzienlijke verschillen bestaan tussen de lidstaten wat betreft de beschikbaarheid van online instrumenten die het ondernemers en vennootschappen mogelijk maken om met de autoriteiten te communiceren over vennootschapsrechtelijke aangelegenheden.”[5]

Door deze nieuwe wet kan u sinds 1 augustus 2021 uw vennootschap via een online platform kunnen oprichten, en zal het verlijden van de authentieke akte plaatsvinden door middel van een elektronische handtekening tijdens een videovergadering met de notaris. Wenst u geen gebruik te maken van een online platform, dan kan u nog steeds via de klassieke weg uw gegevens overmaken aan het notariskantoor. De notaris zal vervolgens rechtstreeks een videoconferentie u beleggen waarbij de oprichtingsakte ook digitaal kan worden ondertekend.[6]

Het online platform voor de digitale oprichting van vennootschappen dat door FEDNOT (Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat) wordt beheerd, is ‘Start My Business’.

Via dit platform kan de ondernemer snel en efficiënt al de noodzakelijke gegevens doorgeven aan zijn of haar notariskantoor naar keuze. Op die manier kan de notaris sneller overgaan tot de oprichting van uw vennootschap én zich focussen op het verlenen van advies. Momenteel is het platform enkel maar beschikbaar voor de oprichting van de BV, NV en CV.

Belangrijk is wel dat de inhoudelijke vereisten voor het verlijden van een authentieke akte niet wijzigen door de wet van 12 juli 2021. De tussenkomst van de notaris is dus nog steeds verplicht.

Door onze jarenlange intense samenwerking met tal van notarissen zijn wij ervan overtuigd dat de tandem advocaat-notaris de beste piste is om uw vennootschap op te richten. Bovendien staat bij tijdsgebrek nog de mogelijkheid open dat wij door middel van een volmacht uw vennootschap oprichten bij de notaris.[7]

Ook de procedure zelf wordt versneld. Zo wordt de termijn voor de neerlegging verminderd en wordt de oprichting afgewikkeld binnen tien werkdagen te rekenen vanaf het verlijden van de oprichtingsakte en de betaling van de bekendmakingskosten. Indien een rechtspersoon wordt opgericht uitsluitend door een natuurlijke persoon bedraagt deze termijn slechts vijf dagen.[8]Deze termijnen gelden enkel indien de oprichting volledig verloopt via het onlineplatform ‘Start My Business’. Indien er om bepaalde redenen de procedure niet binnen de vastgestelde termijnen kan worden afgerond, moet de instrumenterende notaris de cliënt in kennis stellen van de redenen voor de vertraging.[9]

De nieuwe wet voorziet tevens ook in twee uitzonderingsgevallen waarbij de notaris steeds de fysieke verschijning van een partij kan eisen. Dit is vooreerst het geval indien de notaris vermoedt dat er redenen zijn dat er identiteitsfraude is gepleegd, en ten tweede wanneer de fysieke verschijning noodzakelijk is om de naleving te controleren van de regels aangaande de handelingsbekwaamheid van de partij of aangaande haar bevoegdheid om de rechtspersoon voor wiens rekening zij optreedt te vertegenwoordigen.[10]

Besluit

In het licht van de verdere digitalisering van het vennootschapsrecht zorgt de wet van 12 juli 2021 voor een logische stap vooruit. Een fysiek bezoek aan de notaris voor de oprichting van een vennootschap wordt nog vaak als een onnodige en tijdrovende last beschouwd. Om uw vennootschap volledig digitaal op te richten vereist de wet nog steeds de tussenkomst van een notaris. De notaris samen met de advocaat zijn dan ook de best geplaatste personen om oprichters te helpen. Daarnaast staat de mogelijkheid open om via een volmacht een vennootschap op te richten waardoor u als oprichter niet zelf fysiek aanwezig dient te zijn bij de notaris, maar u simpelweg kan laten vertegenwoordigen door bijvoorbeeld een advocaat.

Heeft u vragen over de keuze van de meest geschikte rechtsvorm of bij het opstellen van de juiste statutaire bepalingen? STUDIO|LEGALE helpt u graag verder. Wenst u verder niet zelf fysiek langs te gaan bij de notaris voor de oprichting van uw vennootschap, dan kan u STUDIO|LEGALE steeds machtigen om uw belangen bij de notaris te behartigen.

Indien u na het lezen van dit artikel nog vragen hebt, aarzel dan niet om ons te contacteren.

Joost Peeters, Studio Legale

Meer van deze auteur.

Referenties

[1] https://www.tijd.be/netto/analyse/werk/5-vragen-voor-wie-een-zaak-wil-beginnen/10324514

[2] Artikel 2 van de wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en houdende diverse bepalingen ingevolge de omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.

[3] Zie Memorie van Toelichting bij de wet van 12 juli 2021, p. 4.

[4] Zie overweging 2 van de RICHTLIJN (EU) 2019/1151 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.

[5] Zie overweging 4 van de RICHTLIJN (EU) 2019/1151 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.

[6] Dit geldt voor alle Belgische rechtsvormen, behalve de oprichting van een stichting via testament.

[7] “Digitaal vennootschap oprichten”. NJW, 22 september 2021, nr. 447, p. 622-623; https://www.teamjustitie.be/2021/03/26/vanaf-1-augustus-2021-kan-de-oprichtingsakte-van-een-vennootschap-digitaal-verlopen/

[8] Artikel 9 van de wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en houdende diverse bepalingen ingevolge de omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht; “Digitaal vennootschap oprichten”. NJW, 22 september 2021, nr. 447, p. 622-623.

[9] Artikel 2:22/1 WVV.

[10] Artikel 26 van de wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en houdende diverse bepalingen ingevolge de omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.