Sinds de Potpourri-wet V van 6 juli 2017 kunnen notariële akten voortaan ook ‘op afstand’ worden verleden voor twee of meer notarissen, waarbij de partijen en andere tussenkomende personen verschijnen voor de notaris van hun keuze, en via videoconferentie het verlijden van de akte bijwonen.

Om de akte op afstand te kunnen verlijden, moeten alle betrokkenen hiermee akkoord gaan. Het is uiteraard aangewezen dat in de notariële akte die op afstand wordt verleden, expliciet melding wordt gemaakt van dit akkoord. De partijen en tussenkomende personen die niet op het kantoor van de notaris minuuthouder aanwezig zijn, worden vertegenwoordigd bij volmacht bij de ondertekening van de akte. Indien hiervoor een authentieke volmacht gebruikt wordt, geldt voor die akte volmacht een vrijstelling van registratierecht en van het recht op geschriften. Die volmacht mag enkel hiervoor – dus voor het verlijden van de notariële akte op afstand – worden gebruikt.

Aangezien nagenoeg alle akten uiteraard ook al vóór de inwerkingtreding van de Potpourri-wet V bij volmacht konden worden verleden, al of niet ondersteund door videoconferentie, komt het mij voor dat de toegevoegde waarde gelegen is in de (verplichte) gelijktijdige aanwezigheid van alle optredende notarissen[1] bij het ‘op afstand’ verlijden van de notariële akte. De wetgever bepaalt immers uitdrukkelijk dat deze akte wel degelijk wordt verleden voor twee of meer notarissen en dat alle partijen daadwerkelijk deelnemen aan het verlijden van de akte. Enkel wat de ondertekening van de akte betreft, worden de partijen die niet bij de minuuthoudende notaris aanwezig zijn, vertegenwoordigd bij volmacht.

Met andere woorden, elke optredende notaris zal mijns inziens authentiek moeten vaststellen dat de zich bij hem bevindende partij het verlijden van de akte, hetzij ter plaatse hetzij ‘op afstand’ via de interactieve videoconferentie, heeft gevolgd, dat de akte werd toegelicht en geheel of gedeeltelijk werd voorgelezen en dat de partij zijn akkoord heeft betuigd met de tekst van de akte, zoals die uiteindelijk voorligt. Om die reden lijkt het mij meer dan aangewezen dat de partij die het verlijden van de akte op afstand via videoconferentie volgt, pas zal overgaan tot het verlijden en de ondertekening van de akte volmacht, nadat er een volkomen akkoord is van alle partijen over de definitief te weerhouden tekst van de te verlijden akte. Zodra de notaris waar de volmachtgever zich bevindt, aan zijn collega bevestigt dat de volmacht wel degelijk werd verleden en mag worden gebruikt, zal worden overgegaan tot het ondertekenen van de minuut van de akte.

Bovendien lijkt het mij vanzelfsprekend dat er een werkwijze wordt gehanteerd die een blijvende en controleerbare band waarborgt tussen de volmacht – of de gegeven toestemming om de vooraf reeds verleden volmacht te gebruiken – en de definitieve tekst waarop de volmacht betrekking heeft. De meest voor de hand liggende oplossing bestaat er mijns inziens in de definitieve tekst van de te verlijden akte ook integraal in de volmacht op te nemen, en uit de tekst van de volmachtakte expliciet te laten blijken dat voldaan werd aan alle voorschriften die verband houden met de authenticiteit van de akte die ‘op afstand’ wordt verleden.

Rekening houdende met het belang van de ‘authenticiteit’ en de beveiliging die met een dergelijke videoconferentie moet gepaard gaan, worden deze videoconferenties tot stand gebracht via het, op initiatief van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, tussen de deelnemende notariskantoren uitgebouwd ‘Beveiligd Notarieel Netwerk’ (BNN). Het Directiecomité van de Nationale Kamer van Notarissen heeft een aantal praktische richtlijnen verstrekt over de wijze waarop dergelijke videoconferenties dienen te verlopen en wat er moet gedaan worden bij technische storingen. Vanuit de Federatie wordt ook een hierop gebaseerde ‘Gebruikersgids Videoconferentie’ ter beschikking gesteld.

De wetgever voert vooralsnog geen beperking in met betrekking tot het voorwerp van de akten die partijen ‘op afstand’ kunnen verlijden. Er is enkel sprake van ‘partijen’ in het meervoud, hetgeen vrij logisch is aangezien men niet goed inziet waarom een akte waarin slechts één partij optreedt, voor een andere notaris dan de notaris bij wie die partij zich bevindt zou worden verleden. Partijen moeten, voor het ondertekenen van de akte, bij volmacht kunnen vertegenwoordigd worden hetgeen niet het geval is voor de akten, bedoeld in artikel 5, § 2 OWN, te weten de gevallen waarbij “de partijen enkel door persoonlijke verschijning kunnen optreden”.

Traditioneel denkt men hierbij aan notariële testamenten, herroepingen van dergelijke testamenten en volmachten zelf. Maar wat met bijvoorbeeld de eedaflegging in het kader van een notariële boedelbeschrijving. De vraag is in de praktijk zeker niet zonder belang. Zal, ingevolge de nieuwe regeling, een partij voortaan de afsluiting van de boedelbeschrijving met eedaflegging ‘op afstand’ kunnen bijwonen en, na de eedaflegging in handen van de notaris waarbij die partij zich bevindt, wat de ondertekening van de akte boedelbeschrijving betreft kunnen vertegenwoordigd worden via een volmacht, als bedoeld in artikel 9, § 3 OWN? Als de nodige garanties kunnen worden geboden aangaande de ‘authenticiteit’ van de (interactieve) videoconferentie en de integriteit van de uiteindelijk weerhouden definitieve tekst van de akte boedelbeschrijving – essentiële bestaansvoorwaarden van dit procedé – zou dit mijns inziens mogelijk moeten zijn.

Auteur Hans De Decker is naast notaris eveneens professor aan de VUB voor de Manama Notariaat, waar hij de cursussen Inrichting Notariaat en Notariële Deontologie doceert.

In de reeks Organisatie van het Notariaat worden in een aantal korte bijdragen de verschillende aspecten van de inrichting van het notariaat belicht. Deze reeks is gebaseerd op de bijdrage van de heer notaris Hans De Decker “Inrichting van het Notariaat: dynamischer dan je op het eerste gezicht zou vermoeden!” in Rechtskroniek voor het Notariaat, deel 36. Zijn volledige artikel kunt u daar lezen.

Geïnteresseerd? Het ABONNEMENT 2020 omvat twee delen Rechtskroniek voor het Notariaat: deel 36 & 37.

[1] Zie ook het advies van het Directiecomité van de Nationale Kamer 2018-02 van 28 juni 2018: “Gezien het specifieke karakter van de videoconferentie en de volmacht dient de op afstand tussenkomende notaris zelf aanwezig te zijn gedurende de volledige videoconferentie en kan deze zich niet laten vervangen door een medewerker.”