In de notariële praktijk bestaat al sinds lang de gewoonte dat de notaris handtekeningen waarmerkt (‘legalisatie’). Voor deze taak van de notaris was er vroeger geen expliciete wettelijke grondslag. Toch ging men er vanuit dat de notaris dit mag doen, zijn bevoegdheden zijn immers niet limitatief opgesomd in de wet. De authenticiteit van een in zijn bijzijn geplaatste handtekening vaststellen wordt hieronder gerekend. Sommigen zijn van oordeel dat ook het eensluidend verklaren van onderhandse stukken en kopieën (bijvoorbeeld van bewijskrachtige identiteitsstukken zoals identiteitskaarten, paspoorten, enz.) onder zijn bevoegdheid kan vallen, zelfs al gaan die stukken niet uit van de notaris zelf.

In grensoverschrijdende dossiers krijgt de notaris vaak de vraag om een handtekening te legaliseren, of om te waarmerken dat documenten een waarheidsgetrouwe kopie zijn van het origineel. Maar ook in puur nationale dossiers komt de vraag wel eens voor.

Artikel 110 van de wet van 5 mei 2019 legt nu een wettelijke basis voor deze bevoegdheid, door volgende tekst toe te voegen aan artikel 1 van de Organieke Wet Notariaat: “Onder voorbehoud van de rechten der openbare overheid en behoudens andersluidende wettelijke bepaling is de notaris bevoegd voor de waarmerking van gedematerialiseerde gegevens en documenten, in het bijzonder op het vlak van de herkomst van de gegevens en documenten, en om er gewaarmerkte afschriften of uittreksels van af te leveren, al dan niet in gedematerialiseerde vorm, die de conformiteit bevestigen met het oorspronkelijk gegeven of document. De notaris is tevens bevoegd om, al dan niet in gedematerialiseerde vorm, de identiteit en de elektronische of manuele handtekening van personen te waarmerken. De in dit lid bedoelde waarmerkingen vereisen geen authentieke akte en zijn niet onderworpen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen betreffende de notariële akten.”

De notaris krijgt zo expliciet de bevoegdheid om zowel manuele als elektronische handtekeningen te legaliseren (al dan niet op elektronische wijze). Ook zijn bevoegdheid om elektronische gegevens en documenten – al dan niet op elektronische wijze – te waarmerken en hiervan gewaarmerkte afschriften en uittreksels af te leveren, al dan niet in gedematerialiseerde vorm, is hiermee in de wet vastgelegd.

Het valt te betreuren dat de wettekst enkel voor handtekeningen expliciet verwijst naar zowel manuele als elektronische, en, wat de legalisatie van andere stukken betreft, het enkel heeft over “gedematerialiseerde gegevens en documenten”. Om dergelijke gegevens en documenten te legaliseren en er gewaarmerkte afschriften en uittreksels van te kunnen maken, zal de notaris de betrokkene dus best verzoeken hem deze op elektronische wijze te bezorgen, bij voorkeur voorzien van diens gekwalificeerde elektronische handtekening, zodat de notaris zeker is van de integriteit van die gegevens of het document en van de identiteit van de persoon die hem deze gegevens of dat document heeft bezorgd.

Aangezien deze legalisaties geen authentieke akten zijn en niet onderworpen worden aan de wettelijke en reglementaire bepalingen betreffende de notariële akten, geldt hiervoor geen registratieverplichting en worden ze niet opgenomen in het repertorium.

Aangezien ze wel een bevoegdheid zijn van de notaris in zijn hoedanigheid van openbaar ambtenaar, zal uiteraard wel moeten worden voldaan aan alle vereisten en voorwaarden waaraan de notaris moet voldoen om als openbaar ambtenaar te kunnen optreden (o.m. bevoegdheid ratione personae en ratione loci).

Auteur Hans De Decker is naast notaris eveneens professor aan de VUB voor de Manama Notariaat, waar hij de cursussen Inrichting Notariaat en Notariële Deontologie doceert.

In de reeks Organisatie van het Notariaat worden in een aantal korte bijdragen de verschillende aspecten van de inrichting van het notariaat belicht. Deze reeks is gebaseerd op de bijdrage van de heer notaris Hans De Decker “Inrichting van het Notariaat: dynamischer dan je op het eerste gezicht zou vermoeden!” in Rechtskroniek voor het Notariaat, deel 36. Zijn volledige artikel kunt u daar lezen.

Geïnteresseerd? Het ABONNEMENT 2020 omvat twee delen Rechtskroniek voor het Notariaat: deel 36 & 37.