Onderstaand artikel van  Frank Huyberechts verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2020/4.

Interesse in het volledige nummer? Raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

Elk notariskantoor krijgt meer en meer te maken met administratieve verplichtingen die aan belangrijkheid winnen. Elke notaris is, naast het vervullen van zijn of haar ambt, tevens ‘ondernemer’ met alle verplichtingen die daarbij horen. Of hij of zij nu georganiseerd is in een vennootschap of als eenmanszaak, klein of groot is, personeel heeft of niet, bepaalde administratieve taken moeten nu eenmaal vervuld worden.

De boekhouding is er daar één van. Sinds de intrede van de btw in het notarislandschap is deze boekhouding ook complexer geworden. Waar deze voorheen het eenvoudig registreren van kosten en opbrengsten omvatte, moet nu rekening gehouden worden met begrippen zoals btw, aftrekbeperkingen enzomeer.

Nu notarissen zich ook meer gaan gedragen als ‘ondernemers’ en zich er binnen kantoren en associaties een toenemende nood etaleert aan boekhoudkundige informatie, spelen fiscaliteit, optimalisatie en tussentijdse rapportering meer en meer een rol.

Ten slotte is er de controlerende rol van de Kamer dewelke tot een permanent bijgehouden en correcte boekhouding noopt. De verstrenging van de rapportingsplicht naar aanleiding van de Potpourri V-wetgeving werkt dit nog verder in de hand.

De boekhouding binnen het notariskantoor

De boekhoudafdeling binnen een notariskantoor is verschillend van kantoor tot kantoor.

Bij kleinere notariaten is dit vaak één van de administratieve krachten die de boekhouding ‘erbij neemt’. Grotere kantoren of associaties hebben vaak een volwaardig georganiseerde boekhoudafdeling.

In beide kantoren blijkt nu echter dat de organisatie van de boekhouding geen evidentie is. De administratieve medewerker heeft in vele gevallen niet veel kaas gegeten van de juiste boekhoudkundige verwerking van de diverse stukken.

In de georganiseerde boekhoudafdelingen worden we dan weer vaak geconfronteerd met personeelsverloop wat de continuïteit van de boekhouding dikwijls in het gedrang brengt.

Wat opvalt is dat de notaris steeds een deel van zijn tijd en energie moet besteden in het organiseren of opvolgen van zijn boekhouding en van de medewerkers die hiervoor instaan.

Tijd en energie die zij veel beter kunnen besteden aan ‘core’-activiteiten, zorgen die zij liever niet hebben.

De uitbesteding van deze boekhoudingen

Vele notarissen hebben zich reeds de vraag gesteld of er voor deze boekhoudkundige verplichtingen geen alternatieven zijn. Een steeds groeiend aantal van hen vonden dit alternatief in het uitbesteden van de notariële boekhouding aan een extern boekhoudkantoor.

Externe specialisten nemen op dat ogenblik de boekhoudkundige verplichtingen over en ontzorgen zo hun klanten/notarissen.

De externe krachten organiseren niet enkel de boekhouding, dewelke gevoerd worden op de door de Kamer geaggregeerde boekhoudsoftware, ze zorgen eveneens voor de continuïteit en opvolging van de diverse deadlines.

De boekhoudkantoren hebben in deze gevallen dus verantwoordelijkheid om ten opzichte van hun opdrachtgever te verzekeren dat boekhoudkundig alles op wieltjes loopt en alles tijdig ingediend zal worden.

De notaris moet zich ook geen zorgen meer maken omtrent de continuïteit van zijn boekhoudafdeling in het geval van ziekte, verlof en andere omstandigheden. Het boekhoudkantoor verzorgt ook hier de continuïteit van de dienst.

Wat misschien nog het belangrijkste aspect van deze uitbesteding vormt, is de opvolging en rapportering van de financiële toestand.

Niet enkel zal de rapportering aan de Kamer gegarandeerd worden, controles verlopen ook iets vlotter maar vooral zal de externe professional optreden als ‘companion de route’, als ‘trusted advisor’ van de notaris of van de associatie.

Regelmatige rapportering van tussentijdse cijfers, optimalisatie van deze cijfers, forecasting en gesprekken inzake investeringen en financiering lijken evident maar zijn het in vele gevallen niet.

Ook hier zal de financiële expert sneller kunnen schakelen om een betere dienstverlening te garanderen. In de meeste praktische gevallen zien we de efficiëntie op boekhoudkundig vlak stijgen, waardoor er sneller accurate informatie kan gedeeld worden en men zo korter op de bal kan spelen.

Covid-19 doet anders denken!

De Covid-19 uitbraak heeft in ons land het denken van ondernemers gewijzigd.

Zo ook binnen het notariaat. Zij die nog niet overtuigd waren van digitalisatie hebben door Covid-19 geen keuze meer gekregen. Digitaal is ondertussen de norm!

Binnen de notariskantoren heeft dit ook het werken op afstand mogelijk gemaakt.

Video-conferencing en digitale volmacht waren reeds gekende begrippen. Telewerk is hier nu bijgekomen. Ook voor de externe dienstverlener heeft dit een aantal mogelijkheden gegeven. Ook zij moeten zich vandaag minder verplaatsen om hun opdracht uit te voeren.

Waar het voorheen eerder een opdracht ‘ter plaatse’ in het notariskantoor was, zien we vandaag meer en meer een trend om deze opdracht op afstand uit te voeren.

Technologie maakt dit ook mogelijk, gezondheidszekerheid en mobiliteit werken dit verder in de hand. Vandaag zien we dus meer en meer werken op afstand, al is het regelmatige overleg (rekening houdende met de geldende social distancing-maatregelen) nog steeds meer dan noodzakelijk.

We zien als financiële expert wel degelijk een wijziging in het denken van de notarissen inzake de boekhoudkundige verplichtingen van hun kantoor. Ook zij zien dat dit voor hen efficiëntie creëert en hen vooral ontzorgt van verplichtingen waar ze niet altijd in thuis zijn.

Zij ervaren dit vandaag eerder als een bijkomend comfort, waardoor hun focus volledig kan toegespitst worden op hun kernactiviteit, hun ambt!

Frank Huyberechts, accountant, belastingconsulent, partner Moore BV