Met de invoering van de “Potpourriwet V’ wordt het notarislandschap substantieel hervormd. Deze wet van 6 juli 2017 bevestigt en verduidelijkt niet enkel een aantal regels dewelke reeds werden opgenomen in de Ventôsewet (zijnde de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, ook wel de Organieke Wet Notariaat (OWN) genoemd), ze past tevens ook een aantal regels aan om deze Ventôsewet een moderner kleedje te geven.

De “Potpourriwet V’ is verschenen in het Belgisch Staatsblad op 24 juli 2017 en is derhalve, behoudens specifieke afwijkende bepalingen, in werking getreden de tiende dag na publicatie, zijnde op 3 augustus 2017.

We kunnen de nieuwigheden onderbrengen in drie hoofdstukken, hiermee de indeling van de Ventôsewet volgend:

– Wijzigingen voor de notarissen en de notariële akten
(Dit hoofdstuk kunt u hier (her)lezen in Deel 1 van dit artikel).

– Wijzigingen inzake de organisatie van het notarisambt

– Wijzigingen dewelke betrekking hebben op de notariële beroepsorganisatie 

Wat is er veranderd inzake de organisatie van het notarisambt?

 Leeftijdsgrens

Tot voor de wetswijziging  gold dat een notaris één jaar voor het bereiken van de leeftijd van 67 jaar rechtswege als ontslagnemend werd beschouwd.

Door de Potpourriwet V wordt die leeftijdsgrens thans van 67 op 70 jaar gebracht, naar analogie met de magistraten.

Uit de voorbereidende werkzaamheden blijkt dat de verlenging van de leeftijdsgrens enkel zou gelden voor zij die op 3 augustus 2017 (datum inwerkingtreding van de Potpourriwet V) de leeftijd van 66 jaar nog niet hadden bereikt. Zij die op 3 augustus 2017 (datum inwerkingtreding van de Potpourriwet V) reeds de leeftijd van 66 jaar hadden bereikt, waren reeds van rechtswege ontslagnemend, zodat de procedure om in hun vervanging te voorzien een aanvang heeft genomen en dient te worden verdergezet.

Het bekwaamheidscertificaat

De Ventôsewet voorziet voortaan ook in een procedure die inwoners van een andere lidstaat kunnen volgen om in België het beroep van notaris uit te oefenen.

Benoemingen

Enkel een kandidaat kan benoemd worden die voorkomt op de lijst van gerangschikte kandidaten zoals die door de benoemingscommissie is opgesteld.

Formaliteiten na eedaflegging

De registratie van het proces-verbaal van de eedaflegging, en de neerlegging van handtekening en paraaf door de nieuw benoemde notaris moet voortaan enkel nog gebeuren ter griffie van de rechtbank van eerste aanleg van de standplaats van de nieuw benoemde notaris, en dus niet meer op de gemeente van zijn of haar standplaats.

Bekendmaking in het Belgisch staatsblad van associaties

Elke oprichting, wijziging of beëindiging van een notarisassociatie dient bij uittreksel bekend gemaakt te worden in het Belgisch Staatsblad.

Meerstandplaatsenkantoor – de antenne’s

Indien een notaris-titularis wenste te associëren met een notaris-titularis die zijn standplaats had in een andere gebiedsomschrijving, voorzag de procedure dat, na vijf jaar, de standplaats van de notaris die zijn kantoor had overgebracht naar de standplaats van de associé, automatisch werd overgebracht naar de gemeente waar de associatie gevestigd was, en dat er van rechtswege een nieuwe (vacante) standplaats werd gecreëerd in de gebiedsomschrijving van de oorspronkelijke standplaats.

Vandaag kennen we door de “Potpourriwet V’ het ‘meerstandplaatsenkantoor’.

Het meerstandplaatsenkantoor is dus een associatie van minstens twee notarissen-titularis die hun standplaats hebben binnen verschillende gemeenten of binnen éénzelfde gemeente maar binnen het grondgebied van verschillende gerechtelijke kantons.

Om een meerstandplaatsenkantoor te kunnen vormen geldt, zoals voor elke associatie, dat de standplaats van alle betrokken notarissen gelegen is binnen hetzelfde gerechtelijk arrondissement, en dat alle betrokken notarissen lid zijn van hetzelfde genootschap (uitz. Voor de kantons Limburg-Aubel, Malmedy-Spa-Stavelot, Verviers-Herve en 2de kanton Verviers).

Een meerstandplaatsenkantoor omvat maximum 5 standplaatsen en telt maximum 12 notarissen.

In elke standplaats heeft het meerstandplaatsenkantoor een zogenaamde ‘antenne’, waar de notariële dienstverlening op een volwaardige wijze dient te worden georganiseerd. Dit betekent dat elke antenne minstens 16 uur per week open is, verspreid over 4 dagen, en dat in elke antenne steeds een notaris of minstens één juridisch gekwalificeerd medewerker aanwezig is.

Elke notaris van de associatie kan, voor de duur van de associatie, kantoor houden in elke antenne van de associatie.

Het notariskantoor in de notarisvennootschap

Eén van de belangrijkste wijzigingen op de Ventôsewet heeft betrekking op de aanwezigheid van het notariskantoor in de notarisvennootschap.

Om de drempel voor associaties, inzonderheid associaties tussen notarissen-titularis en kandidaat-notarissen, zo laag mogelijk te houden voorzag de Ventôsewet immers het verbod om, in de notarisvennootschap, onroerende goederen of onroerende zakelijke rechten als actiefbestanddeel aan te houden.

Aangezien het ook voor de notarisvennootschap van belang kan zijn over onroerend goed of onroerende zakelijke rechten te beschikken, werd dit verbod thans opgeheven een notarisvennootschap voortaan ook kan beschikken over onroerende goederen, of zakelijke rechten op dergelijke goederen, mits die onroerende goederen geheel of gedeeltelijk worden aangewend voor het notariskantoor.

Bij eventuele overname is de overnemer evenwel niet verplicht ook die onroerende goederen of rechten erin over te nemen.

Ere-notarissen als plaatsvervangers

In het verleden is vaak gebleken dat het aantal personen die in aanmerking komen voor het waarnemen van een plaatsvervanging, erg beperkt is. Vandaag kunnen echter ook ere-notarissen tot plaatsvervanger kunnen worden aangesteld.

Ook de notariële beroepsorganisatie wordt hervormd

Ook binnen de beroepsorganisatie zelf werden een aantal hervormingen doorgevoerd door de ‘Potpourriwet V’.

Een aantal van deze maatregelen hebben echter nog niet onmiddellijk uitwerking (een nationale databank van notariële boekhoudkundige gegevens en de aanstelling van een functionaris voor de gegevensbescherming).

De twee belangrijkste wijzigingen inzake de beroepsorganisatie zijn echter de mogelijkheid tot instelling van een hypotheek op naam van het genootschap en de ‘bewarende’ en ‘ondersteunende’ maatregelen inzake boekhoudkundige verplichtingen.

Wettelijke hypotheek

Tot waarborg van de terugbetaling van een (mogelijke) financiële tussenkomst door de notariële beroepsorganisaties ten gunste van de cliënten van een notariskantoor waarvan de financiële toestand problematisch is of dreigt te worden, wordt een wettelijke hypotheek in het leven geroepen door het nieuw artikel 76bis OWN.

De notariële beroepsorganisaties kunnen financiële tussenkomsten dienen te verrichten ten gunste van cliënten van een notariskantoor waarvan de financiële toestand problematisch is of dreigt te worden.

In dit kader kan het genootschap nu een wettelijke hypotheek instellen tot waarborg van deze (eventuele) financiële tussenkomsten.

De notariële beroepsorganisaties waarborgen zie zo dus voor de terugbetaling van alle reeds gestorte of nog te storten geldsommen die zij voor rekening van dat notariskantoor hebben overgemaakt – of nog zullen overmaken– aan de gedupeerde cliënten.

Wat vooral belangrijk is, is het feit dat deze wettelijke hypotheek wordt ingeschreven op alle onroerende goederen en rechten die toebehoren aan de betrokken notaris en “aan de vennootschappen bedoeld in artikel 50”. In dit artikel 50 OWN wordt eveneens verwezen naar de notariële participatievennootschap.

Deze wettelijke hypotheek zal dus eveneens kunnen genomen worden op de goederen van de participatievennootschap.

Niet enkel tuchtstraffen maar ook ‘bewarende’ en ‘ondersteunende’ maatregelen

Indien een notaris verzuimt zijn boekhoudkundige verplichtingen correct na te leven, kan de kamer voortaan ook ‘bewarende’ en ‘ondersteunende’ maatregelen uitvaardigen.

‘Bewarende maatregelen’ zijn (boekhoudkundige) maatregelen die tot doel hebben de geldelijke belangen van de cliënten van de notaris te vrijwaren (art. 97bis lid 1 OWN). Voorbeelden hiervan zijn het ‘onder voogdij stellen’ van het kantoor, of het opleggen van een dubbele handtekening voor alle betalingen.

‘Ondersteunende maatregelen’ zijn maatregelen die tot doel hebben de notaris te ondersteunen in het kader van zijn boekhoudkundige plichten. In praktijk dient de betrokken notaris of het betrokken notariskantoor zich te laten bijstaan door een accountant of een organisatieconsulent, en dit op het vlak van het management, of het verplicht ondergaan van een audit op het vak van de rendabiliteit.

Heel wat wijzigingen dus die het notarislandschap niet enkel transparanter maar ook moderner  dienen te maken.

Deze tekst is gebaseerd op het artikel van notaris Hans DE DECKER in Notarieel Fiscaal Maandblad: “Welke wijzigingen bracht de ‘POTPOURRIWET V’ aan de Ventôsewet ?”, Not.Fisc.M. 2017/9, p. 300-311.