In een reeks van drie bijdrages komen drie evoluties met betrekking tot de oprichting van vennootschappen aan bod. In dit derde artikel bekijken de auteurs de digitalisering van het oprichtingsproces.

Europese richtlijn inzake online oprichting

Ingevolge Richtlijn (EU) 2019/1151is het sinds 1 augustus mogelijk een vennootschap volledig online op te richten, zonder zich fysiek bij enige instantie te moeten aanmelden.

De Europese Unie benadrukt dat vennootschappen moeten kunnen werken in een juridische en administratieve omgeving die is aangepast aan de nieuwe economische en maatschappelijke uitdagingen van een geglobaliseerde en digitale wereld en tegelijkertijd andere legitieme openbare belangen behartigt en de instanties de nodige waarborgen biedt om fraude of misbruik te bestrijden. In het kader van een strategie voor een eengemaakte digitale markt voor Europa moet de overheid het bedrijven gemakkelijker maken om hun activiteiten op te starten, online uit te voeren en over de grenzen heen uit te breiden. Vennootschappen maken bij hun bedrijfsactiviteiten immers steeds meer gebruik van digitale instrumenten, maar in hun interactie met de overheid is dat niet altijd mogelijk. In de EU bestaan er op het gebied van het vennootschapsrecht namelijk aanzienlijke verschillen tussen de lidstaten wat betreft de beschikbaarheid van online instrumenten voor contacten tussen vennootschappen en de over- heid196. Het gebruik van digitale instrumenten is op nationaal niveau hetzij niet, hetzij verschillend, en op EU-niveau slechts in zeer beperkte mate geregeld. Het gebrek aan regels voor on- line oprichting, indiening van informatie en bekendmaking of de discrepantie tussen de regels die de lidstaten in dit verband toepassen, belemmert vennootschappen in de uitoefening van het recht van vrije vestiging en brengt nodeloze kosten en rompslomp – waaronder de fysieke aanwezigheid – met zich mee. Het oogmerk van de richtlijn is dan ook om, Europawijd, de oprichting van vennootschappen te vergemakkelijken en om de met de registratie gepaard gaande kosten, tijd en administratieve lasten te verminderen, voornamelijk voor kmo’s.

Impact op de rol van de notaris in een Belgische context

Aangezien voor de oprichting van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid tot 1 augustus de fysieke tussenkomst van de notaris was vereist om de oprichtingsakte te verlijden, doet dit dan ook vragen rijzen naar de toekomstige rol van de notaris. De richtlijn heeft immers als uitgangpunt dat de fysieke aanwezigheid van de partijen – zoals bij een verplicht bezoek aan de notaris – niet systematisch mag worden vereist, maar alleen bij wijze van uitzondering in individuele gevallen, namelijk wanneer er redenen zijn om te vermoeden dat aanvragers identiteitsfraude hebben gepleegd of dat zij de regels inzake de handelingsbekwaamheid en hun bevoegdheid om een vennootschap te vertegenwoordigen niet hebben nageleefd. Om fraude en bedrijfskaping aan te pakken en om waarborgen te bieden ten aanzien van de betrouwbaarheid van de in de nationale registers opgenomen documenten en informatie, blijft het evenwel mogelijk in controles te voorzien van de identiteit en de handelingsbekwaamheid van personen die van de online procedures gebruikmaken. Daartoe mogen de lidstaten eisen dat een notaris bij de online procedures wordt betrokken, zonder dat dit evenwel de integrale online afwikkeling van de procedure in de weg mag staan.

Ook na de digitalisering van het oprichtingsproces zal er dus nog een belangrijke rol voor de notaris zijn weggelegd.

Een mogelijk aanknopingspunt vanuit wetgevend oogpunt is de recent – in het kader van de coronamaatregelen – geïntroduceerde mogelijkheid om per videoconferentie een authentieke digitale volmacht (die een echte digitale notariële akte is) aan een notaris of één van zijn of haar medewerkers te verlenen. Een meer doorgedreven benadering verdient evenwel de voorkeur. In het Belgische recht is reeds langere tijd sprake van een digitale notariële akte. Artikel 1317, lid 2 oud BW en artikel 8.15 BW voorzien de mogelijkheid voor de notaris om een authentieke akte in gedematerialiseerde vorm te verlijden, wat een alternatief kan bieden voor een fysieke vergadering bij de notaris. Deze akten vereisen een gekwalificeerde e-handtekening en zijn onderworpen aan specifieke regels wat betreft de bewaring. Dit is precies wat de Europese regelgever in gedachten lijkt te hebben gehad, waar in de richtlijn wordt aangegeven dat de tussenkomst van de notaris behouden kan blijven zolang dit niet verhindert dat het oprichtingsproces integraal online kan verlopen.

De richtlijn heeft niet alleen implicaties op de rol van de notaris. Ook de tussenkomst van de overige betrokkenen bij het oprichtingsproces zal volledig elektronisch moeten verlopen. Haex en Aelbrecht wijzen daarbij op de rol van de bank voor het openen van een bankrekening, de bedrijfsrevisor bij een inbreng in natura, de KBO en de griffies voor de neerlegging.

Diederik Bruloot – Kristof Maresceau – Gauthier Vandenbossche

U leest een uitgebreide versie van het bovenstaande artikel in “Recente ontwikkelingen rond de oprichting van vennootschappen”, Rechtskroniek voor het Notariaat, Deel 38.