Op 28 december 2023 diende de Belgische regering haar voorstel in voor een verplicht B2B-factureringssysteem. Geruchten over een dergelijke verplichting waren er al sinds eind 2022 en in de loop van 2023 werden verschillende ontwerpteksten besproken binnen de regering en onder belanghebbenden. Vorige week is de officiële ontwerptekst gepubliceerd (op 5 januari 2024) en publiek beschikbaar. Hieronder worden de belangrijkste elementen besproken. Veel andere Europese en niet-Europese landen gingen België voor op het vlak van de e-factuur. Dit, samen met het voorstel van de Europese Commissie "Btw in het digitale tijdperk", heeft België ertoe aangezet om ook een verplichte B2B e-facturatie in te voeren.

Volgens de ontwerptekst zijn de belangrijkste drijfveren hiervoor (i) een administratieve vereenvoudiging (minder 'red tape'), wat resulteert in lagere kosten en een betere verwerking van facturen en (ii) het dichten van de btw-kloof, wat zou moeten leiden tot een toename van de btw-ontvangsten voor de btw-administratie.

Wat is e-facturatie?

De B2B e-factureringsregels zijn gebaseerd op de B2G e-factureringsregels die al enkele jaren bestaan voor overheidsopdrachten (zie What is e-invoicing en E-invocing in Belgium). Ook voor btw-doeleinden wordt een e-factuur gedefinieerd als "een factuur die is uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt".

België zal het PEPPOL-BIS-formaat naar voren schuiven als de te gebruiken standaard. Maar partijen kunnen vrij beslissen om hiervan af te wijken, op voorwaarde dat (i) ze het er allebei mee eens zijn en (ii) ze minstens een formaat gebruiken dat voldoet aan de Europese norm inzake semantiek en syntaxis EN 16-1931.

Wanneer moet een e-factuur worden uitgegeven?

Om binnen het toepassingsgebied van de B2B e-factureringsregels te vallen, moet tegelijkertijd aan drie criteria worden voldaan.

Criteria voor de uitgever van de e-factuur

De uitgever van de e-factuur moet btw-gevestigd zijn in België. Een buitenlandse entiteit met een vaste inrichting voor btw-doeleinden wordt ook beschouwd als gevestigd in België.

De uitgever van de e-factuur moet voor btw geregistreerd zijn in België.

Inbegrepen zijn:

• Een btw-plichtige die geniet van de vrijstelling voor kleine ondernemingen (omzet niet hoger dan 25.000 euro).
• Landbouwondernemingen die van de forfaitaire regeling genieten.
• Btw-eenheden, zij het dat het lid van de btw-eenheid de e-factuur zal moeten uitreiken onder het sub-btw-nummer dat hem individueel werd toegekend (dus niet gebruikmakend van het btw-nummer dat aan de btw-eenheid werd toegekend).

Uitgesloten zijn:

• Btw-plichtigen die onder een andere forfaitaire regeling dan de landbouwregeling vallen.
• Btw-plichtigen die failliet zijn verklaard.
• Personen die een btw-vrijstelling genieten overeenkomstig art. 44 Wbtw. Bijv.: medische zorg, schoolonderwijs, vastgoeddiensten, financiële diensten, enz. Dit ongeacht of een dergelijke transactie hen recht geeft op terugvordering van voorbelasting (bv. het verstrekken van een lening aan een niet-EU ontvanger).

Criteria voor de ontvanger van de e-factuur

In België gevestigd zijn is niet relevant. Buitenlandse entiteiten vallen ook onder het toepassingsgebied.

De ontvanger moet btw-plichtig zijn in België en verplicht zijn om dit btw-nummer te delen met zijn leverancier. Hier wordt bedoeld:

• Een Belgische btw-plichtige zijn die btw-belastbare handelingen verricht buiten het toepassingsgebied van artikel 44 WBTW.
• Een entiteit die uitsluitend artikel 44 WBTW vrijgestelde handelingen verricht en btw-plichtig is in België omdat ze de drempel van 11.200 euro voor intracommunautaire verwervingen of aankopen van intracommunautaire diensten overschrijdt, is uitgesloten.
• Een buitenlandse btw-plichtige die Belgische btw verschuldigd is voor zijn uitgaande activiteiten, die geen gebruik maakt van het éénloketsysteem of die in België geïdentificeerd is voor het éénloketsysteem voor invoer.
• Een lid van een btw-eenheid.

Criteria m.b.t. het voorwerp van de e-factuur

De levering die gefactureerd wordt door een Belgische btw-plichtige moet btw-belast zijn in België en niet artikel 44 WBTW vrijgesteld zijn. Dit betekent dat de Belgische leverancier zijn Belgische btw-nummer moet gebruiken.

Leveringen onder btw verlegd zijn inbegrepen, bv. werk in onroerende staat in België tussen twee Belgische btw-plichtigen.

Gemengde btw-plichtigen moeten alleen een e-factuur uitreiken wanneer ze een btw-belaste prestatie verrichten, niet voor hun btw-vrijgestelde activiteiten.

Wanneer een andere btw-vrijstelling dan artikel 44 WBTW wordt toegepast, kan een e-factuur ook vereist zijn, behalve voor bijv.:

• Intracommunautaire leveringen van goederen, aangezien de klant hier zijn niet-Belgische EU btw-nummer moet meedelen om van de btw-vrijstelling ter zake te kunnen genieten.
• Exportleveringen van goederen aan klanten zonder Belgisch btw-nummer.

Sancties

Er zijn geen specifieke sancties voorzien voor het niet naleven van de e-factureringsplicht. Als er echter een e-factuur moest worden uitgereikt en dit niet is gebeurd, is de kans groot dat de btw-administratie zal aanvoeren dat er geen factuur is uitgereikt. Dit kan resulteren in een boete (max. 5.000 euro per factuur) voor de leverancier, terwijl de afnemer geconfronteerd kan worden met een verlies van zijn recht om btw terug te vorderen over die factuur, vermeerderd met een boete (5-10% van de verschuldigde btw) en interest (8% per jaar).

Diverse

Wat betreft self-bills en creditnota's verandert er niets bijzonders. De huidige regels blijven hetzelfde, zij het dat wanneer een e-factuur moet worden uitgereikt een "self-bill – e-factuur" of "creditnota – e-factuur" moet worden opgesteld.

Wanneer een e-factuur moet worden uitgereikt – wat niet het geval is wanneer een vrijwillige e-factuur wordt verstuurd – moet de ontvanger die e-factuur aanvaarden. Het is een "aanvaardingsplicht" en niet langer een recht op aanvaarding. Het openbare HERMES-platform kan worden gebruikt voor het ontvangen van e-facturen als de ontvanger hiervoor nog geen geschikte software heeft.

Voor een btw-eenheid die btw-plichtig is in België:

• Elk lid van die btw-eenheid moet een e-factuur aanvaarden wanneer de uitgifte ervan verplicht is. Indien één lid van die btw-eenheid enkel artikel 44 WBTW handelingen verricht, moet het nog steeds de e-factuur aanvaarden.
• Transacties uitgevoerd binnen een btw-eenheid, dus tussen de leden van een btw-eenheid, vereisen ook een e-factuur op voorwaarde dat die transactie een e-factuur vereist wanneer ze werd uitgevoerd buiten die btw-eenheid (dus bv. tussen een lid en een niet-lid).

Ten slotte, en niet zijnde een btw-maatregel, stelt de Belgische regering, bij wijze van nieuwjaarsgeschenk, ook een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120 pct. in de inkomstenbelasting voor. Dit voor niet-afschrijfbare kosten die gemaakt worden voor e-factureringspakketten, alsook gerelateerde consultancykosten. Deze maatregel zal van toepassing zijn vanaf het belastbare tijdperk 2024 tot en met 2027.

Wanneer worden de nieuwe regels voor e-facturatie van kracht?

Tot deze ontwerptekst was België van plan om vanaf 2024 geleidelijk een B2B-factureringsverplichting in te voeren (op basis van de btw-identiteit en de omzet van de leverancier). In de nieuwe tekst, die voorlopig de enige is waarmee rekening moet worden gehouden, is deze datum verschoven naar 1 januari 2026. Btw-plichtigen krijgen dus meer tijd om zich hierop voor te bereiden, maar er is ook niet langer voorzien in een geleidelijke invoering.

Vanaf 1 januari 2026 moet een B2B e-factuur worden verstuurd wanneer aan de criteria daarvoor is voldaan. Dit uiteraard in de veronderstelling dat (i) het wetsontwerp wordt goedgekeurd door het Belgische parlement en (ii) België de vereiste goedkeuring krijgt van de Europese Commissie (waarvoor het een aanvraag indiende op 6 oktober 2023).

Wat nu?

Eerst moet u beoordelen of u kwalificeert als subject van de e-factureringsverplichting, zij het als verstrekker of als ontvanger.

Vervolgens moet ook het voorwerp worden bekeken. Het zal cruciaal zijn om uw transacties in kaart te brengen en de juiste btw-behandeling ervan te bepalen. Het is sterk aan te raden om een interne procedure te implementeren waarbij uw tax codes aanmaakt in uw boekhoudprogramma en de tax code koppelt aan het opstellen van een e-factuur, indien nodig. Dit om handmatige fouten zoveel mogelijk te voorkomen.

Zowel bij de beoordeling van uw btw-positie als bij het in kaart brengen van uw activiteiten kan Tiberghien u uiteraard bijstaan.

Gert Vranckx, Tiberghien