Sinds 1 juli 2024 is er een nieuwe verplichting ingevoerd voor in België gevestigde vennootschappen en zelfstandigen. Zij zijn voortaan verplicht om respectievelijk hun werkende vennoten en helpers in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Deze maatregel maakt deel uit van bredere overheidsinspanningen om sociale fraude te bestrijden en wil misbruik van het zelfstandigenstatuut voorkomen. Hieronder volgt een beknopte samenvatting van deze nieuwe maatregel.

Voor wie geldt de verplichting?

De nieuwe verplichting rust op de vennootschappen en zelfstandigen die actief zijn in bouw- en schoonmaaksector (werken in onroerende staat) en waarin werkende vennoten of helpers actief zijn. Deze verplichting staat los van de eventuele noodzaak om zich aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds, wat steeds per geval beoordeeld moet worden.

Werkende vennoten

Als werkende vennoten in een vennootschap worden de personen beschouwd die:

• houder zijn van minstens één aandeel in de vennootschap.
• in België persoonlijk een reële activiteit uitoefenen binnen die vennootschap.
• voor deze activiteit niet aangegeven zijn in het stelsel van de loontrekkenden op het ogenblik waarop deze activiteit wordt uitgeoefend.

Belangrijk: mandatarissen die eveneens werkende vennoten zijn, vallen ook onder deze inschrijvingsverplichting wanneer zij ‘operationele’ activiteiten uitvoeren naast de ‘bestuurlijke’ activiteiten. Stille vennoten daarentegen vallen niet onder de registratieverplichting.

Helpers

Als helper van een zelfstandige worden de personen beschouwd die:

• in België een zelfstandige bijstaan of vervangen bij de uitoefening van zijn beroep.
• niet door een arbeidsovereenkomst verbonden zijn aan deze zelfstandige.

Een uitzondering geldt voor meewerkende echtgenoten, ongehuwde helpers jonger dan twintig jaar (jeugdige helpers) en toevallige helpers.

Welke gegevens moeten geregistreerd worden?

De volgende gegevens moeten door de vennootschappen en zelfstandigen worden ingeschreven en bijgewerkt in de KBO:

• De naam van de werkende vennoot of helper.
• De voornaam van de werkende vennoot of helper.
• Het rijksregisternummer of het bis-nummer van de werkende vennoten of helpers.
• De begindatum en einddatum van de activiteit als werkende vennoot of helper.

Binnen welke termijn moeten de gegevens van de werkende vennoten geregistreerd worden?

Voor de werkende vennoten en helpers die al actief waren vóór 1 juli 2024 of zij die hun activiteiten aanvatten tussen 1 juli 2024 en 31 december 2024, is er een overgangsperiode voorzien waarbij de inschrijving in de KBO uiterlijk op 31 december 2024 moet gebeurd zijn.

Voor werkende vennoten en helpers die hun activiteiten na 1 januari 2025 aanvatten, moet de inschrijving gebeuren vóór de aanvang van deze activiteiten. Bij stopzetting van de activiteiten moeten de gegevens in de KBO overeenkomstig bijgewerkt worden binnen de vijftien dagen volgend op de einddatum van de activiteiten.

Concreet gebeurt de inschrijving en de bijwerking van deze gegevens via de website van My Enterprise (evt. door een gevolmachtigde persoon).

Volgt er een sanctie bij niet-naleving?

Wanneer vennootschappen of zelfstandigen deze verplichting niet naleven, riskeren zij een administratieve geldboete van 500 tot 4.000 euro per vastgestelde inbreuk. De controle op de naleving van de nieuwe verplichting gebeurt door het RSVZ. Wanneer een vennootschap deze verplichting niet nakomt, is elke bestuurder of zaakvoerder van die vennootschap hoofdelijk aansprakelijk.

Conclusie

De registratieplicht voor werkende vennoten en helpers is een belangrijk aandachtspunt voor alle Belgische vennootschappen en zelfstandigen actief in de bouw- en schoonmaaksector. Momenteel bevinden we ons nog in een overgangsperiode, maar vanaf 1 januari 2025 moet deze registratie plaatsvinden vooraleer zij hun activiteiten aanvatten.

Elissa Vantomme en Chelsy Deventer – Vandelanotte