Investeren in digitaal kennisbeheer, dat doet u om tijd en middelen te besparen. U verwacht dan ook een Return on Investment (ROI). Maar u vertrouwt daarbij natuurlijk niet op een buikgevoel dat zegt dat kennisbeheer een enorme tijds- en efficiëntiewinst met zich meebrengt. Dat hoeft ook niet, u kunt zich immers ook baseren zich op harde cijfers.

Wil u een businesscase opbouwen die de investering in een nieuw kennisbeheerplatform kan verantwoorden? Start dan met een evaluatie van uw huidige inspanningen in kennisbeheer. Welke technologie gebruikt u? Hoe beoordeelt u die? Hoe moeilijk of makkelijk is het voor werknemers om informatie te vinden die ze nodig hebben? Hoeveel tijd hebben ze hiervoor nodig?

De idee om de ROI van kennisbeheer of het succes van kennisdeling te meten kan ontmoedigend lijken maar de antwoorden op bovenstaande vragen zijn toch belangrijk. Zij kunnen helpen om een strategie te ontwikkelen omtrent kennisbeheer/kennisdeling die een onmiddellijke impact heeft op uw bedrijfsresultaten. Tonen de resultaten aan dat het kennisbeheer van uw kantoor voor verbetering vatbaar is, is het zinvol om eerst stil te staan bij de mogelijkheden en systemen die vandaag beschikbaar zijn voor de medewerkers, vooraleer op zoek te gaan naar een nieuw en omvattend knowledgemanagementsysteem.

Welke technologie gebruikt uw kantoor vandaag voor kennisbeheer?

Waarschijnlijk gebruikt u niet één technologie, maar combineert u diverse opties zoals chat, mailbox, intranet. Misschien maakt u zelfs al gebruik van een platform. U moet in ieder geval één vraag stellen: gebruiken uw medewerkers of collega’s (één van) de beschikbare technologieën effectief om informatie te zoeken, en vinden zij waar ze naar op zoek zijn. Indien dit niet het geval is, of niet in die mate die u wenst, is dat een teken dat het huidige systeem waarschijnlijk niet aan de interne behoeften voldoet.

De acceptatiegraad van uw werknemers is meteen één van de meest eenvoudige statistieken om te achterhalen of uw huidige systemen voor kennisbeheer voldoen. Ga na hoeveel procent van mensen op kantoor de technologie effectief gebruikt om hun werkproces efficiënter te maken. Check dit voor voor alle beschikbare technologieën (Outlook, Slack, Teams, Sharepoint, Google Drive, …) door middel van bijvoorbeeld interviews of enquêtes.

Als uit de resultaten van uw interviews of enquête blijkt dat werknemers zich onvoldoende comfortabel voelen bij het gebruik van de huidige technologie of het gevoel hebben dat het systeem te weinig in staat is om hen te helpen informatie te vinden die ze nodig hebben, dringt de de transitie naar een modern kennisbeheerplatform zich op.

Monitor de betrokkenheid van medewerkers dankzij uw nieuwe platform

Wil u echt harde gegevens om de (meer)waarde van een nieuwe tool kennen? Een goed vertrekpunt is te bekijken hoe uw medewerkers omgaan met het nieuwe platform. Hoe vaak gebruiken ze het? Welke inhoud consulteren vooral? Ga met andere woorden op zoek naar de betrokkenheid van medewerkers. Verschillende statistieken kunnen hierbij helpen:

Weergaven

Hoeveel gebruikers hebben op een specifiek document geklikt? Welke bestanden krijgen de meeste of de minste views? Door naar de inhoud te kijken met de grootste en minste weergaven, krijgt u inzicht in welke kennis het meest gevraagd is op kantoor en welke minder? Op die manier weet u meteen welke kennis u moet aanvullen om beter in te spelen op de behoeften van werknemers.

Rating

Als uw gekozen kennisbeheerplatform de mogelijkheid biedt om de kwaliteit van documenten te beoordelen, door bijvoorbeeld een score toe te kennen, kunt u de populariteit en kwaliteit van de inhoud nauwgezet opvolgen. Welke berichten krijgen de meeste (of de minste) ‘likes’? Welke documenten krijgen de hoogste score? Naast het monitoren van de kwaliteit van documenten verkrijgt u eveneens inzicht in de betrokkenheid van medewerkers.

Opmerkingen

Wanneer gebruikers in de mogelijkheid zijn om te reageren op inhoud verhoogt dit opnieuw niet alleen de kwaliteit ervan, maar zijn ze ook onmiddellijk betrokken bij het systeem. U komt zo te weten welke medewerkers het meeste commentaar geven, u kunt de kwaliteit van de inhoud monitoren en meteen de betrokkenheid van medewerkers evalueren op basis van deze inzichten.

Aantal nieuwe bestanden dat wordt opgeladen

Ook de berichtfrequentie stelt u in staat de betrokkenheid van uw medewerkers rechtstreeks te meten. Hoeveel nieuwe documenten laden ze wekelijks op naar het platform? Het is daarbij natuurlijk wel cruciaal om te waken over de kwaliteit van de inhoud. Documentatie opladen met weinig relevante of met repetitieve inhoud heeft natuurlijk geen zin.

Het monitoren van bovenstaande betrokkenheidstatistieken doet u uiteraard best regelmatig en structureel. Occasionele metingen geven immers vaak een vertekend beeld.

Door statistieken bij te houden, bewaakt u niet enkel de betrokkenheid van medewerkers en de kwaliteit van de inhoud te bewaken, maar bent u ook in staat om het kennisbeheer van het kantoor meteen bij te sturen als dat nodig is.

Implementeer prestatiestatistieken voor uw nieuwe platform

Naast het verhogen van de betrokkenheid van medewerkers moet het nieuwe kennisbeheerplatform natuurlijk ook een positieve impact hebben op de bedrijfsprocessen van uw kantoor. Het monitoren van prestaties kan complex zijn omdat gebruikersgedrag moeilijk te meten is.  Een interessant uitgangspunt om dit toch te doen is daarom  gebruik te maken van 'voor' en 'na'-statistieken.

Dit kan u doen door, vooraleer u van start gaat met het platform, doelen te stellen. Voer vervolgens basismetingen uit die overeenkomen met deze doelen. Wanneer het kantoor nadien enige tijd aan de slag is met de nieuwe software kan u nagaan wat de impact ervan is. Voorbeelden van vragen die resulteren in dergelijke ‘voor’ en ‘na’-statistieken kunnen zijn:

• Tijd die werknemers besteden aan het zoeken naar informatie.
• Tijd die  werknemers besteden aan repetitieve taken.
• Tijd die wordt besteed aan training voor nieuwe medewerkers.

Wanneer het kantoor na een analyse van de bestaande technologieën besluit om te investeren in een nieuw kennisdeelplatform moeten u uw medewerkers overtuigen om aan de slag te gaan met de nieuwe software. Om na te gaan in hoeverre dit ook in de realiteit het geval is kunnen betrokkenheidsstatistieken meteen inzicht verschaffen.

Naast deze analyse en de betrokkenheidstatistieken zullen verder uiteindelijk de statistische gegevens omtrent prestaties cruciaal zijn. Die kunnen immers het best aantonen dat de nieuwe tool onmiddellijke winst en een direct rendement zal opleveren voor het kantoor en haar medewerkers. Een win-winsituatie die meteen zicht- en meetbaar is.

Yannick De Louker, Account Manager Knowlex