Je herkent het zeker: je bent gefocust op een moeilijk dossier, helemaal in de flow, opperste concentratie. Tot een collega voor je staat met een vraag. Hoe kan je dan best op zulke stoorzenders reageren? We hebben het meestal nogal moeilijk om iemand te zeggen dat hij of zij eigenlijk stoort. We denken dat dit onbeleefd overkomt. En nochtans moet dat kunnen: beleefd maar gedecideerd zeggen dat je dat even gerust gelaten wil worden. Het laagdrempelig spelbord (of is het bordspel?) “Mens stoor me niet” helpt dit taboe uit de wereld.

Moeilijk focussen in een kantoor vol stoorzenders

We worden allemaal continu uit onze focus gehaald: een collega met een vraag, een telefoontje, een berichtje, … . Al die afleidingen maken ons minder efficiënt. Als je gestoord wordt, heb je immers tot twintig minuten nodig om weer hetzelfde concentratievermogen te bereiken als voor de storing. Zo verliezen we massaal veel tijd, tot wel 30%. We maken meer fouten (zelfs dubbel zoveel), we krijgen onze job niet meer gedaan tijdens de gewone werktijd. Resultaat: we komen wat vroeger naar kantoor (want dan is het wel rustig), en werken ‘s avonds (thuis) nog wat door om onze taken gedaan te krijgen. Deze manier van werken klopt niet meer. We moeten een manier vinden om ergens tijd winnen gedurende de dag. En dat kan. Door focus terug een plek te geven op de werkvloer. Door te stoppen met multitasken.

Je krijgt er zelfs nog een bonus bij: door afleidingen te elimineren, zal je stressniveau halveren.

Deze manier van werken klopt niet meer. We moeten een manier vinden om ergens tijd winnen gedurende de dag. En dat kan. Door focus terug een plek te geven op de werkvloer. Door te stoppen met multitasken.

Een spelbord op kantoor?

Het spelbord maakt op een open en ludieke manier bespreekbaar dat focus een plaats verdient op kantoor. Het creëert in eerste instantie bewustwording dat niet alles kan en mag in een kantooromgeving. En het helpt om duidelijke afspraken te maken wanneer we elkaar wel en niet mogen storen.

Dit betekent dus niet dat je helemaal geen contact meer hebt met je medewerkers, of niet meer met vragen terecht kan bij je collega’s.

Uiteindelijk doel van het spel is een atmosfeer te creëren waarin alle medewerkers geconcentreerd kunnen werken, zonder afleidingen.

De spelregels

Je speelt dit spel met je hele team. Je hangt het spelbord zo groot mogelijk op een plaats waar iedereen (voorbij)komt: de gang, de koffie corner….

Je speelt dit spel met je hele team. Je hangt het spelbord zo groot mogelijk op een plaats waar iedereen (voorbij)komt: de gang, de koffie corner….Begin bij het begin. Leg uit waarom jullie een spel spelen: we willen opnieuw meer focus op kantoor. Het spel probeert daar een steentje toe bij te dragen door de grootste stoorzenders te identificeren en met heel het team overeen te komen hoe we met die stoorzenders omgaan.

We gaan in het spel op zoek naar de grootste stoorzender van de maand. De regels zijn simpel, je mag altijd storen!!! Maar we spelen een spel. Stoor je een collega, dan zet deze jouw naam op het spelbord.

De persoon die het meest voorkomt op het spelbord doet een tegenprestatie (bv. een taart bakken). Blijven we als team in het lichte deel van het bord (voor game over) dan wint het team een leuke prijs, bv. op de laatste dag van de maand trakteert de leidinggevende op bitterballen.

Negen belangrijke stoorzenders

Wij delen alvast onze negen belangrijkste tips om vergaderingen vlot te laten verlopen, deze staan op het spelbord. De tips zijn erop gericht tijdswinst te realiseren of net om tijdverlies te vermijden.

De tips zijn erop gericht tijdswinst te realiseren of net om tijdverlies te vermijden.

Het is een spel, hou het plezant:

1. Schat de duur van een meeting juist in. Vraag niet standaard aan het hele team om een uur vrij te houden als je maar tien minuten nodig hebt.
2. Zet je telefoon uit in een meetingroom. Een gsm die afgaat tijdens een meeting, trilt op tafel of oplicht, trekt onze aandacht. Weg focus. Dus tijdverlies. Laat je telefoon buiten of uit.
3. Geef op je werkplek aan als je in focus bent, gebruik hiervoor een symbool (bv. onze deurhanger). We laten je dan even ongemoeid.
4. Kom op tijd in een meeting. Als we alles moeten herhalen voor laatkomers is dat puur tijdverlies.
5. Neem plaats in de vergaderruimte die je gereserveerd hebt, ga niet op zoek naar een vrije ruimte.
6. Onderbreek nooit een meeting, tenzij het brandt. Het duurt 25% van je tijd om terug in de flow te komen.
7. Annuleer een meeting 24u op voorhand, nooit last minute. Je kan je tijd dan nuttig aan andere taken spenderen. Dat levert heel wat tijdswinst op.
8. Kom altijd opdagen. Zo niet verspil je de anderen hun tijd.
9. Ben je klaar met jouw bijdrage in een meeting, sta op en verlaat de ruimte.
10. Vul zelf verder aan.

Wat heb je er als leidinggevende aan, en als team?

Je zal op termijn massa’s tijd winnen met onze meetingtips. Maar in de eerste plaats zorgt het spel voor bewustwording:

• Doordat wie gestoord wordt op het spelbord aangeeft welke stoorzender in het spel is, krijg je op het einde van de maand een duidelijk overzicht waar je als team het meest tegenaan loopt. Je kan daarop gericht actie ondernemen.
• Bewustwording over wat stoorzenders zijn en hoe die te vermijden. Hiervoor heb je ongeveer drie maanden nodig.
• Een daadwerkelijk verandering in het gedrag als team. Reken hiervoor minstens zes maanden.

Geïnteresseerd?

Je ontvangt van ons een heel jaar lang, elke maand een ander spelbord. Gratis aangeboden door UPspace. Downloaden kan je hier.

UPspace, werkplekcoaches voor een optimaal werkend kantoor