Hoe teken je een strategie uit voor een advocatenkantoor? Welke accenten leg je? En hoe realiseer je groei? Today’s Lawyer ging over dit thema in gesprek met Leen Vandecruys, CEO Monard Law. Het leverde boeiende inzichten op over wat de advocatuur kan leren van andere sectoren en het advocatenkantoor van de toekomst.

Ervaring uit andere functies en sectoren

Leen Vandecruys komt met een pak ervaring en expertise uit een breed scala aan functies en sectoren aan tafel. Een studie Rechten én Economie, gevolgd door een indrukwekkend professioneel parcours. Begonnen als advocaat, daarna bedrijfsjurist, rechter in ondernemingszaken en general counsel in de bancaire sector. Daarnaast nam ze zelf de rol van bestuurder op, onder andere in de culturele sector bij La Monnaie/De Munt, maar bijvoorbeeld ook bij de Thomas More-Hogeschool. “Mijn uitgangspunt is om die diverse ervaringen en expertise mee te nemen naar mijn huidige functie en bruggen te bouwen tussen deze rollen en sectoren door het beste van alle werelden te combineren,” vertelt ze.

In welke sector je ook werkzaam bent, je focus hoort altijd dezelfde te zijn: de klant

Het cliëntenperspectief als uitgangspunt

In welke sector je ook werkzaam bent, je focus hoort altijd dezelfde te zijn: de klant. Hoe bied je die een meerwaarde met je dienstverlening of product. “Dat is mijn insteek: wat verwachten de verschillende stakeholders van een advocatenkantoor?” Leen Vandecruys stelt zichzelf dan ook veel vragen: hoe kijkt een cliënt naar zijn advocaat? Hoe kijkt een rechter ernaar? Wat is er in de maatschappij in beweging? Wat is eigenlijk de rol van een bestuurder van een advocatenkantoor? Hoe werken partners in een kantoor samen? “Al die vragen bekijk ik vanuit het perspectief van de cliënt.”

Eigenlijk verschilt een advocatenkantoor daarin niet veel van andere ondernemingen. Vanuit die focus op de cliënt vertrek je om een brede strategie uit te tekenen. Interne organisatie, optimalisatie van processen, hr-beleid zet je allemaal in voor die strategie. Dat betekent ook keuzes maken. Zo koos Monard Law er bewust voor als CEO iemand te kiezen die losstaat van de partners. Iemand die zich met andere woorden 100% op de organisatie en de mensen kan focussen. Als management kan je zo de vennoten en de andere advocaten ontzorgen, zodat zij zich op hun kerntaken kunnen focussen. Het levert echt een win-win op en het schept duidelijkheid in rollen, bevoegdheden en verwachtingen.

Ondernemerschap en professionalisering

“Iedere vrije beroeper is ook een ondernemer.” Je wordt als advocaat uitgedaagd om ook die ondernemersrol op te nemen. En natuurlijk, hoe groter je wordt als kantoor (kijk bijvoorbeeld naar Monard met 130 advocaten en 40 mensen staf), hoe belangrijker dat is. Maar toch, eigenlijk moet iedere advocaat zich deze ondernemersattitude eigen maken. Dat vraagt soms een andere invulling van je processen, je moet je organisatie stroomlijnen en verandering durven omarmen.

Wat betekent dat concreet? Nadenken over hoe je intern samenwerkt, je afvragen waar je klanten het meest mee gediend zijn. Je moet dus verder kijken dan de één-op-één klantrelatie, het dossierniveau overstijgen. Dat vraagt een helikopterzicht. Dat helikopterzicht vertaalt zich ook qua governance in de organisatie met de daar bijhorende zaken als een managementteam, een raad van bestuur, een algemene vergadering, …

Deze ondernemersattitude kan de motor zijn van succes, van de verbetering van de klantrelatie. Het kan dus zeker ook voor kleinere kantoren gelden. “Het is een evolutie die ik enorm omarm. Het is ook het mooie aan mijn rol om hiermee aan de slag te gaan in de typische structuur die een partnerorganisatie is”, vertelt Vandecruys.

Groei is niet enkel een verhaal van kwantiteit

Hoe kan je groei realiseren voor het advocatenkantoor? Het is een vraag waar Vandecruys dagelijks mee bezig is. Om een goed antwoord te formuleren, moeten we eerst één ding op scherp stellen: het is niet omdat je met meer bent, dat je automatisch ook groei zal creëren.

In een strategisch verhaal is het dus zeker te eng om enkel te focussen op groei in aantal. Kwaliteit gaat boven kwantiteit

“Er zit meer winst in het stroomlijnen van je organisatie, in de optimalisatie van processen (van de wijze waarop je de onboarding van cliënten aanpakt tot je facturatiesysteem), in efficiënt leiderschap, de juiste mensen aantrekken, … Dat zijn stuk voor stuk belangrijke componenten in een groeiverhaal.” In een strategisch verhaal is het dus zeker te eng om enkel te focussen op groei in aantal. Kwaliteit gaat boven kwantiteit. En bovenal een sterke bedrijfscultuur waar teamwerk wordt gestimuleerd, gesteund op vertrouwen en respect.

Groei kan je soms ook verwezenlijken met heel eenvoudige ingrepen: zoals kostenbesparingen of gerichte investeringen in IT. Daarmee kan je bijvoorbeeld (administratieve) taken vergemakkelijken, waardoor advocaten met hun advocatenwerk kunnen bezig zijn.

AI, technologie en innovatie omarmen

Artificiële Intelligentie, je kan er vandaag de dag niet omheen. Maar hoe zet je AI in voor het advocatenkantoor? Leen Vandecruys geeft één voorbeeld van de aanpak van Monard Law. “Ons systeem om onze uren te loggen, en zo onze activiteiten in kaart te brengen is op AI gebaseerd. Vroeger moesten de medewerkers alles manueel ingeven. Nu zal het AI-model de activiteiten als het ware monitoren en suggereren het te alloceren aan een bepaald dossier. Dat levert een tijdsbesparing op.” Als je een AI-model gericht inzet, kan je er dus al snel de vruchten van plukken.

De uitrol van een nieuwe tool moet je wel goed in de gaten houden. “Een tool inzetten is maar efficiënt als die op de juiste manier wordt geïmplementeerd in de organisatie, en in de geesten van de mensen.” Dat is een proces op zich: de tools die er zijn ontdekken, begrijpen en vergelijken – dat betekent inventariseren en bekijken wat de vernieuwingen die deze technologie biedt voor jouw kantoor kunnen betekenen.

Het is, met andere woorden, essentieel om het juiste kader te creëren. Denk bijvoorbeeld aan ChatGPT wat inderdaad niet meer weg te denken is. Het biedt veel kansen, maar ook risico’s. Je moet er weten mee om te gaan. Het is dan ook heel erg belangrijk dat de medewerkers daar opleidingen over krijgen, een kader hebben en mee de transitie en innovatie doorlopen.

Kern van het beroep verandert niet

Naast technologie en AI zijn er andere elementen die altijd belangrijk zullen blijven. “Ik geloof heel erg in de vertrouwensband met de advocaat. In meerwaarde creëren voor de cliënt”. De tools die we hebben, helpen daar uiteindelijk alleen bij. De kern van het beroep verandert niet.

Dat geldt ook voor het advocatenkantoor van de toekomst. Ook al verandert de kern van het beroep niet, toch zit er altijd evolutie in. Wat bijvoorbeeld opvalt is hoe het tempo van de dienstverlening is verhoogd. Hoe beantwoord je daaraan? Door goede afspraken te maken, zodat de cliënten weten wat ze kunnen verwachten: kwalitatief advies, dat ook bruikbaar is en in verstaanbare taal is opgesteld.

Verandering is eigen aan elke onderneming. Het juridisch landschap evolueert, het beroep. Wees er niet bang voor.

“Je mag die verandering zeker niet negatief zien.” Verandering is immers eigen aan elke onderneming. Het juridisch landschap evolueert, de maatschappij, het beroep. “Wees er niet bang voor. Zie het als een uitdaging.” Je moet ook niet alles willen doen. We worden allemaal met dezelfde uitdagingen geconfronteerd en kunnen van elkaar leren door ervaringen uit te wisselen. De sleutel is een flexibele mindset. Om je open te stellen voor verandering en niet krampachtig vasthouden aan het verleden of aan handelswijzen die niet meer compatibel zijn met deze tijd.

Leen Vandecruys – ceo Monard Law