Onderstaande bijdrage van Daan Vansimpen, freelance Innovation Consultant en oprichter Legal Tech Jobs verscheen eerder in nummer 2021/2 van het tijdschrift Today’s Lawyer. Raadpleeg hier de abonnementsvoorwaarden.

De technologische vooruitgang heeft een duidelijke impact op ons dagelijks leven en onze manier van werken. Ook de advocatuur ontspringt de dans niet. Waar het tot enkele jaren geleden ondenkbaar was om te pleiten of consultaties te houden via videocall, is de wereld in het afgelopen jaar volledig veranderd. In deze bijdrage bieden we een praktisch overzicht van de meest courante toepassingen om vanop afstand in contact te staan met uw cliënteel.

Fluitje van een cent?

Het aanvaarden van een uitnodiging en openen van de bijgevoegde link op het moment van de afspraak, zal u ondertussen wel in de vingers hebben.

Makkelijk, toch?

De praktijk leert echter dat er soms technische problemen opduiken. Daarom is het aangewezen om zelf de touwtjes in handen te houden en communicatiekanalen op te leggen aan uw cliënt.

Iedereen online

In ondernemerskringen bestaat de vraag om adviesgesprekken digitaal en van op afstand te voeren al langer. Time is money immers. Ook voor u. Maar ook particulieren – mede omwille van de aanhoudende pandemie – staan niet langer weigerachtig tegenover videoconferenties.

Om vraag en aanbod op mekaar af te stemmen is het dan ook aan u als advocaat om vertrouwd te raken met de meest courante toepassingen. Al was het maar omdat uw vertrouwde toepassing nu en dan al eens medewerking weigert …

Virtuele etiquette

Academische kwartiertjes bestaan niet online. Te laat komen betekent dat u best de meeting annuleert of verplaatst.

Verder is het best practice om uzelf te muten wanneer u niet aan het woord bent en investeert u ook best in een headset of een goede set draadloze oortjes (we kennen ondertussen immers allemaal de vervelende echo en achtergrondgeluiden).

Enkele courante applicaties

Deze bijdrage biedt een overzicht van de meest courante toepassingen. Het aanbod is immers gigantisch en de keuze niet altijd evident. Daarom biedt deze voorselectie u zekerheid op een intuïtief en gebruiksvriendelijk platform (al hangt e.e.a. natuurlijk af van uw persoonlijke invulling, type cliënteel en manier van werken).

Let wel: het naar behoren functioneren zal natuurlijk afhangen van uw hardware en operating system. Een verouderde Windows of Mac versie zal uw gebruiksgemak uiteraard niet ten goede komen, net zomin als een handsfree set uit 2002. Tijd voor een update of upgrade?

En het spreekt voor zich dat een stabiele internetverbinding essentieel is om uw gesprekken vlot te laten verlopen. Een wifi-versterker is daarom zeker geen overbodige investering.

Microsoft Teams

Als advocatenkantoor heeft u naar alle waarschijnlijkheid een licentie op Office 365, mogelijk reeds met de optie om gebruik te maken van MS Teams.

Het grote voordeel? Werkt perfect samen met al uw andere MS Office toepassingen. En het is de meest gebruikte toepassing, dus veel kans dat uw cliënten er reeds mee vertrouwd zijn.

Zoom

Eén van de meest bekende alternatieven. Kwam vorig jaar meerdere malen in opspraak omwille van privacy issues en werd aldus bij veel bedrijven geweerd. Desalniettemin nog steeds één van de meest gebruikte en gebruiksvriendelijke alternatieven op de markt.

Slack

Eén van de meest courante communicatietools bij start-ups en moderne ondernemingen. Waar er reeds enkele advocatenkantoren zijn overgestapt op Slack voor hun interne communicatie, biedt de ‘Shared channel’ optie een vernuftige mogelijkheid om als adviseur permanent slechts één klik verwijderd te zijn (met als belangrijke kanttekening dat dit asynchrone communicatie vooropstelt als afspraak).

Cisco WebEx

Samen met Microsoft Teams & Zoom de meest gebruikte toepassing. Werd in het afgelopen jaar door veel beursgenoteerde bedrijven (en de Federatie van notarissen) naar voor geschoven als veilig en performant alternatief. Ook in de rechtbanken wordt gewerkt met Cisco WebEx.

Whereby

Zeer gebruiksvriendelijk en zeer laagdrempelig, zowel voor deelnemers als de organisator van de video meeting.

Leuke extra is dat de branding volledig gepersonaliseerd kan worden. Sluit echter niet helemaal aan bij een corporate imago en past eerder bij niche-kantoren.

Google Meet

De meest voor de hand liggende optie voor iedereen die gebruik maakt van de Google Suite. In die optiek dan ook de beste tegenhanger voor Microsoft Teams wanneer u geen Office 365 gebruiker bent.

Legaler

Specifiek gericht op advocaten, maar daardoor ook beperkter qua functionaliteiten dan de andere spelers in deze lijst. Te overwegen indien de systematiek van de software aansluit bij uw manier van werken (en al helemaal indien u een voorloper bent die gebruik maakt van Clio).

Livestorm

Op korte tijd een zeer goede reputatie opgebouwd als gebruiksvriendelijke en laagdrempelige oplossing voor het organiseren van webinars. Biedt sinds vorig jaar ook de mogelijkheid aan om snel en makkelijk meetings op te zetten. Een goede totaaloplossing indien u als kantoor regelmatig digitale sessies organiseert.

Bovenstaand overzicht is slechts een kleine greep uit het overweldigende aanbod van video conferencing tools. Waar tot over enkele jaren een belangrijk onderscheid tussen de verschillende toepassingen de noodzaak om al dan niet software te installeren was, is vandaag quasi ieder alternatief als lightweight oplossing beschikbaar in uw browser. Op vlak van andere basisfunctionaliteiten zoals het delen van uw scherm, het creëren van een wachtwoord of manueel personen toelaten van personen tot het gesprek, instellen van een achtergrond, etc. is het aanbod zeer gelijklopend.

Ook op vlak van prijs zijn de meeste aanbieders zeer vergelijkbaar (een prijs per gebruiker per maand/jaar). The best things in life are free, maar die leuze gaat jammer genoeg niet op voor software. Een noodzakelijke investering in de toekomst!

Bang om de verkeerde keuze te maken? Overstappen van de ene naar de andere toepassing is zeer eenvoudig en mag u zeker niet tegenhouden om te experimenteren. Bovendien bieden de meeste aanbieders gratis basis en/of testversies aan. Neem dus zeker de tijd om te vergelijken, en, vooral om de alternatieven zelf uit te proberen!

Extra tip: bekijk ook zeker enkele courante digitale whiteboard oplossingen zoals Miro & Mural wanneer u regelmatig online brainstormsessies houdt (Miro integreert trouwens makkelijk met Whereby!).

Daan Vansimpen, freelance Innovation Consultant en oprichter Legal Tech Jobs

Bovenstaande bijdrage verscheen eerder in nummer 2021/2 van het tijdschrift Today’s Lawyer. Raadpleeg hier de abonnementsvoorwaarden.