Uit de efficiëntie-audits hebben we geleerd dat efficiënte kantoren sterk kunnen verschillen in aanpak, maar één zaak hebben ze alle gemeen: modellen nemen een centrale plaats in in de kantoorwerking.

Een performant modellenbeheer heeft vijf kenmerken:

1. Het modellenbestand is volledig, dit wil zeggen van alle recurrente aktes bestaat een model.
2. De modellen zijn up-to-date.
3. Iedereen gebruikt de modellen, zonder uitzondering.
4. Van elk model bestaat maar één versie per taal.
5. De modellen zijn verbonden aan de kantoorsoftware (fusioneren)

Ieder kan voor zijn eigen kantoor berekenen welke score het kantoor haalt op vijf. Kantoren die vijf op vijf scoren zullen bijna altijd ook tot de meest rendabele behoren.
Het belang van de modellen in een notariskantoor kan moeilijk overschat worden. Toch dringen twee belangrijke vragen zich op:

1. Hoe slagen we er als kantoor in om vijf op vijf te halen?
2. Hoe houden we de medewerkers ‘intellectueel alert’ en zorgen we ervoor dat ze niet blindelings op het model vertrouwen?

Ik ga op beide vragen graag even in.

1. Hoe slagen we er als kantoor in om een performant modellenbeheer te hebben?

Het modellenbeheer beantwoordt in vele kantoren perfect aan de definitie van de vicieuze cirkel: omdat we geen tijd hebben om de modellen aan te passen, verliezen we elke dag tijd met onaangepaste modellen. Wat moeten we doen om deze vicieuze cirkel te doorbreken?
Kantoren met een performant modellenbeheer hebben vijf gemeenschappelijke kenmerken:

1. Ze beperken het aantal modellen tot de essentie.
2. Er wordt tijd gemaakt voor modellen.
3. Het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de modellen.
4. Iedereen is betrokken bij het modellenbeheer.
5. Er worden geen uitzonderingen toegestaan.

Ik bekijk deze vijf kenmerken even. En vertaal ze naar vijf aanbevelingen:

a. Prioriteer en beperk het aantal modellen tot de essentie

Een belangrijke reden waarom het fout loopt met de modellen, is een model te willen hebben voor alle mogelijke situaties. Het modellenbestand wordt zo een onbeheersbaar monster.

Less is more. Beperk u tot die modellen die de grootste tijdswinst opleveren. Een goede set van de vijftien belangrijkste modellen levert meer tijdswinst op dan dertig half afgewerkte.

Probeer ook niet voor elke afwijkende situatie (huis, appartement, garage, grond, …) een afzonderlijk model te hebben. Werk met opties en alternatieve clausules.

b. […]

c. […]

d. Beschrijf het ‘modellenproces’

De modellen zijn belangrijk voor het hele kantoor. Iedereen moet dan ook continu participeren aan het proces om de modellen te beheren. Om dit proces efficiënt te laten verlopen, zijn alle stappen van het proces intern besproken en gedocumenteerd.

Stel een korte handleiding op voor het modellenbeheer. De handleiding geeft een antwoord op volgende vragen:

• Hoe worden eventuele suggesties voor aanpassing aan een model doorgegeven aan de modelverantwoordelijke?
• Hoe worden aanpassingen goedgekeurd?
• Hoe worden aanpassingen intern gecommuniceerd?
• Hoe worden aanpassingen geïmplementeerd (aanpassing van het model in de kantoorsoftware)?

e. […]

2. Hoe houden we medewerkers ‘intellectueel alert’?

Elke notaris kent de voordelen van modellen, maar elke notaris kent ook het grote gevaar van modellen: de medewerkers vertrouwen te veel op het model en denken onvoldoende na over mogelijke uitzonderingen, in het bijzonder onder tijdsdruk.

Het gevaar is inderdaad reëel, maar is onvoldoende reden om niet intensief met modellen te werken. Er zijn andere methodes om medewerkers ‘intellectueel wakker’ te houden.

Een aantal aanbevelingen hiervoor:

a. Maak zo veel mogelijk medewerkers (zeker juristen) modelverantwoordelijke van een of meerdere modellen

Medewerkers die zelf verantwoordelijk zijn voor een model, begrijpen veel beter hoe men modellen moet hanteren. Ze kennen de valkuilen van de modellen die ze zelf beheren en begrijpen hierdoor beter dat in alle modellen valkuilen zitten.

b. […]

c. […]

d. Controle mag geen vangnet zijn

Het grootste gevaar voor ‘nonchalance’ ontstaat echter wanneer de notaris (of iemand anders) alle ontwerpen van aktes controleert en de fouten rechtzet. De medewerkers gaan er dan op rekenen dat de notaris alles nog wel zal controleren, en controleren zichzelf niet meer. Controle moet een leerproces zijn. Fouten maken mag, fouten herhalen mag niet. Controle moet altijd gepaard gaan met feedback. Bovendien moet de medewerker ook zelf zijn fouten herstellen.

Barend Blondé, consultant FrahanBlondé

Benieuwd naar meer nuttige tips voor het notariaat?
Het volledige artikel vindt u terug in het meest recente nummer van Tijdschrift Notarieel Management. Hier vindt u alle informatie over de abonnementen op Tijdschrift Notarieel Management. 

Inschrijven op een abonnement kan ook per fax of per post via onderstaand bestelformulier.
Abonneer u nu en ontvang gratis het boek van Barend Blondé: ‘Samenwerking, de stuwende kracht voor een succesvol notariaat’.