In een vorige bijdrage zijn we kort ingegaan op hoe u als juridische professional een ingewikkeld probleem kan uitleggen aan niet-juristen. In deze nieuwe bijdrage zoomen we meer concreet in op het overbrengen van een mondelinge boodschap. Hoe zorgt u ervoor dat de ontvanger (uw cliënt, een medewerker, de tegenpartij) de boodschap begrepen heeft. En wat als u een bijzonder moeilijke boodschap te brengen hebt? Enkele tips.

Tip 1: neem uw tijd

Voor u überhaupt aan het gesprek begint, moet u voor uzelf helder maken welke boodschap u wil overbrengen. Of met andere woorden: stel uzelf de vraag waarom u het gesprek aangaat. Uiteraard gelden deze en volgende tips niet voor een triviaal gesprek over koetjes en kalfjes, maar enkel voor gesprekken waarbij u een concreet doel voor ogen heeft: Heeft u een vraag waar u een antwoord op wil? Wil u dat uw gesprekspartner actie onderneemt?

Op voorhand over de boodschap nadenken, verhoogt ook de kans dat u in het effectieve gesprek helder formuleert, en uw boodschap duidelijk structureert. Dit betekent natuurlijk niet dat u uw boodschap als het ware ‘van buiten’ moet leren. Dat zou immers elke ‘naturel’ uit het gesprek weghalen, wat op zich de boodschap evenmin ten goede komt.

Tip 2: zeg niet meer of minder dan nodig

Deze tip is tegelijk erg evident, maar niet zo makkelijk om in de praktijk consequent toe te passen. U kunt het ook lezen als: Wees to the point. Verdrink de kern van uw boodschap niet in overbodige informatie. Extra toelichting kan u altijd later nog geven, al dan niet schriftelijk.

Houd hierbij wel rekening met de voorkennis van uw gesprekspartner. Een gesprek met een jonge stagiair verloopt anders dan die met een ervaren medewerker die het klappen van de zweep kent.

Een cliënt hoeft u niet te vervelen met eindeloze uitweidingen over wettelijke bepalingen of deze of gene vaste rechtspraak van het Hof van Cassatie of Justitie. Houd het in dit geval bij een heel concrete mededeling: wat kan hij van u verwachten, wat zijn de volgende te nemen stappen, wanneer zal er een vonnis van de rechtbank volgen, …

Tip 3: gebruik concrete taal

Niets is ergerlijker dan een gesprekspartner die rond de pot draait of die wollig taalgebruik hanteert. Uw toehoorder zal afhaken of gewoonweg niet begrijpen waar het over gaat. Wie te vage taal spreekt, zendt een signaal uit dat hij (I) zelf niet echt weet waarover hij het heeft, (II) iets te verbergen heeft of (III) maar wat uit zijn nek kletst. U wil absoluut vermijden dat uw gesprekspartner in zulke negatieve termen over u denkt.

Taal die u zeker moet vermijden:

• Vage termen. Termen als “enige argumenten”, “verschillende mogelijkheden” “een en ander” zeggen eigenlijk weinig. Hoeveel mogelijkheden zijn “verschillende mogelijkheden”, zijn dat er twee of vier of zeven? Wees precies. Dat maakt een professionelere indruk.
• Dubbelzinnigheid maakt uw uitleg ambigu. Tenzij u met opzet een taalgrapje wil maken, kunt u dit best vermijden.
• Moeilijke begrippen: gebruik geen jargon als u praat met mensen van buiten uw vakgebied. Dit betekent uiteraard niet dat u in kleutertaal moet spreken, alleen dat u technische termen zo veel mogelijk vermijdt.

Bent u zelf toehoorder, wees dan net extra waakzaam als de spreker ‘wollige’ taal gebruikt. Het kan immers ook een bewuste techniek zijn om een harde boodschap te verzachten, om halve waarheden in te verpakken, om terechte kritiek af te weren, om verantwoordelijkheden te ontlopen of schuld te ontkennen.

Tip 4: Let u op uw non-verbale communicatie

Een belangrijk deel van menselijke communicatie is non-verbaal. Lichaamstaal en lichaamshouding, maar ook het al dan niet onderhouden van oogcontact met de gesprekspartner en de intonatie zijn uitermate belangrijke bij het overbrengen van een boodschap.

Anderzijds bestaan hierover ook wel misverstanden. Er wordt vaak gezegd dat wel 80% van communicatie non-verbaal is. Dat is echter een mythe. In de eerste plaats kunnen we er niet zomaar een percentage op plakken. Bovendien blijft de inhoud (wat er gezegd wordt) nog altijd belangrijk. In feite is het een samenspel tussen het ‘hoe’ en ‘wat’, waarbij je die niet echt van elkaar kan scheiden. Wie zich minder sterk voelt in non-verbale communicatie, hoeft zich dus geen zorgen te maken dat zijn boodschap sowieso slecht zal overkomen.

Tip 5: Ga na of je gesprekspartner de boodschap begrepen heeft

Vraag op de man of vrouw af of uw gesprekspartner begrepen heeft wat u verwacht, wat de volgende stappen zijn, … Uit de lichaamstaal van uw gesprekspartner kunt u dat allicht al afleiden. Twijfelt u of de boodschap is aangekomen, spoor uw gesprekspartner dan aan tot het stellen van vragen.

Wim Putzeys
Jubel.be

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn