In november 2020 publiceerde de Amerikaanse Orde van Advocaten haar jaarlijkse Legal Technology Survey Report, dat een overzicht geeft van de trends in juridische technologie. Nu, voor 2020 is het belangrijk om er rekening mee te houden dat hoewel het rapport in november werd gepubliceerd, het grootste deel van de eigenlijke enquête werd uitgevoerd in het begin van 2020, i.e. voordat de pandemie begon. We weten uit andere gepubliceerde rapporten dat de pandemie een dramatisch effect heeft gehad op het gebruik van juridische technologie. Deze effecten zijn nog niet weerspiegeld in het verslag van het Legal Technology Survey 2020. Hieronder bespreken we enkele van de blikvangers van het rapport. Een meer diepgaande thematische bespreking van het rapport is te vinden op de website van Law Technology Today.

Demografie

In 2020 bestonden de advocaten in de enquête voor 26% uit solisten, 30% advocaten in kantoren van 2-9 advocaten, 17% in kantoren van 10-49 advocaten, 5% in kantoren van 50-99 advocaten, 10% in kantoren van 100-499 advocaten, en 12% in kantoren van 500+. De gemiddelde leeftijd van de respondenten was 58 jaar. Ongeveer 69% van hen waren mannen, terwijl 31% vrouwen waren, en ze waren gemiddeld al 30 jaar aan de balie ingeschreven. Op basis van de gegenereerde inkomsten waren de grootste praktijkgebieden geschillenbeslechting (27%), gevolgd door estate planning (20%) en vastgoedtransacties (16%).

Cybersecurity

Het rapport van 2019 waarschuwde dat advocatenkantoren slecht scoren op het gebied van cybersecurity. In 2020 zijn er weliswaar kleine verbeteringen, maar er is jammer genoeg niet voldoende veranderd. En dat is problematisch, want tijdens de pandemie is het aantal cyberaanvallen, vooral op advocaten die van thuis uit werken, toegenomen. Het aantal kantoren dat een beveiligingsinbreuk heeft meegemaakt is gestegen van 26 naar 29%, en het aantal kantoren dat een virus, spyware of malware-infectie heeft meegemaakt is gestegen naar 36%. Opvallend is ook dat hoe groter het advocatenkantoor is, hoe groter het aantal advocaten is dat niet weet of ze beveiligingsincidenten hebben gehad.

Nog steeds maakt minder dan de helft van de ondervraagde advocaten gebruik van beveiligingstools: “43% van de respondenten gebruikt bestandsversleuteling, 39% gebruikt e-mailversleuteling, 26% gebruikt volledige/volledige schijfversleuteling. Andere beveiligingshulpmiddelen die door minder dan 50% van de respondenten worden gebruikt, zijn multifactorauthenticatie (39%), inbraakpreventie (29%), inbraakdetectie (29%), beheer en wissen van apparaten op afstand (28%), herstel van apparaten (27%), webfiltering (26%), bewaking van medewerkers (23%) en biometrische aanmelding (12%)”.

Het lijkt er ook op dat advocaten, in plaats van de eigenlijke problemen aan te pakken, de voorkeur geven aan verzekeringen voor cyberaansprakelijkheid. “36% van de respondenten, tegenover 33% in 2019, 34% in 2018 en 26% in 2017.” En er is ook verbetering als het gaat om de plannen voor de aanpak van incidenten: in 2020 gaf 34% van de respondenten aan dat hun bedrijf een dergelijk rampenplan had, tegenover 31% in 2019 en 25% in 2018.

Cloud computing

Het vlak waar het rapport het meest verouderd is, is waarschijnlijk dat van cloud computing. De pandemie heeft geleid tot een enorme toename van het gebruik van cloudoplossingen, maar dat is nog niet terug te vinden in het rapport. In het rapport wordt geconstateerd dat de advocatuur nog steeds dramatisch achterloopt in het gebruik van de cloud, met slechts 59% van de advocaten, een minimale stijging in vergelijking met de 58% in 2019. Opmerkelijk en verrassend is dat advocaten nog steeds meer gebruik maken van populaire professionele clouddiensten zoals Dropbox (67%), Microsoft 365 (49%), iCloud (19%), Microsoft Teams (18%), Box (13%), en Evernote (12%) dan van specifiek juridische clouddiensten.

Net als in 2019 is het verslag gealarmeerd door het gebrek aan veiligheidsmaatregelen van advocatenkantoren bij het gebruik van clouddiensten. “De resultaten van het onderzoek van 2020 (pre-COVID-19) toonden aan dat de toch al lakse naleving door advocaten van zelfs de meest elementaire cybersecurity-praktijken nog verder ontspoord is. Hoewel advocaten zeggen dat vertrouwelijkheid, beveiliging, gegevenscontrole en -verwerking, deontologie, reputatie en andere zorgen belangrijk zijn, is de toepassing van voorzorgsmaatregelen voor de beveiliging vrij laag. Amper 31% (in vergelijking met de 35% van 2019) van de respondenten nam een van de specifieke standaard voorzorgsmaatregelen op het gebied van cybersecurity. Elf procent van de respondenten (tegenover 7 procent in 2019) gaf aan geen van de genoemde veiligheidsmaatregelen te nemen. Slechts 45% van de respondenten meldt dat de invoering van cloud computing heeft geleid tot veranderingen in de interne technologie of het beveiligingsbeleid. Dit zijn verontrustende cijfers.” (Law Technology Today).

Praktijkmanagement

Verrassend genoeg blijkt uit het rapport dat het gebruik en de beschikbaarheid van praktijkmanagementsoftware over het algemeen is afgenomen. De enige uitzondering is voor kleine advocatenkantoren met 2 tot 9 advocaten. Conflictmanagement-tools doen het iets beter dan praktijkmanagementsoftware, maar ook het gebruik en de beschikbaarheid daarvan is gestagneerd. Ook hier zijn de kleine kantoren met 2 tot 9 advocaten de uitzonderingen.

Met een wereldwijde toename van de wetgeving op het gebied van privacybescherming kwam er een toename in het gebruik en de beschikbaarheid van tools voor het verwijderen van metagegevens. En hoewel het onderzoek grotendeels werd uitgevoerd vóór de pandemie, ziet het rapport een toename in tools voor afstandswerken. In verband hiermee is het primaire werkstation voor de meeste advocaten niet langer een desktopcomputer, maar een laptop.

Slechts 45% van de respondenten zei dat ze juridische analysetools gebruikten, tegenover 49% in 2019.

Technologie-opleiding

Advocaten begrijpen dat een technologie-opleiding belangrijk is: 82% van de respondenten is het ermee eens dat het belangrijk is om een opleiding te krijgen over de technologieën die hun kantoor gebruikt. Toch hadden minder advocaten – slechts 59% – toegang tot een dergelijk opleiding op hun kantoor dan in 2019. De daling van de beschikbaarheid was grotendeels terug te vinden in de segmenten van de solo-advocaten (27%, tegenover 28%) en de middelgrote kantoren met 10-49 advocaten (74%, tegenover 82%). Kleine kantoren van 2-9 advocaten en grote kantoren (100-499 advocaten) zagen daarentegen wel een kleine stijging, met respectievelijk 50% in plaats van 49,3% en 96% in plaats van 95%.

Het rapport merkte ook op dat 91% van de solo-respondenten aangaf “zeer comfortabel” of “enigszins comfortabel” te zijn bij het gebruik van de beschikbare technologie van hun advocatenkantoren. Het rapport waarschuwt expliciet dat deze advocaten hun capaciteiten overschatten met betrekking tot de technologieën die ze gebruiken en dat ze hun behoefte aan opleiding onderschatten. Het verwijst expliciet naar het Dunning-Kruger effect.

Websites en Marketing

Over het algemeen hebben de meeste advocatenkantoren (54%) nog steeds geen marketingbudget. Voor de meeste solo- en kleine kantoren lijkt een marketingbudget eerder een uitzondering dan de regel te zijn: slechts 32% van de kleine kantoren (2-9 advocaten), en 14% van de solo-advocaten heeft er een. Voor degenen die een marketingbudget hebben, heeft 26% geantwoord dat het in 2020 is gestegen, voor 11% is het gedaald; voor 27% is het gelijk gebleven, en 36% van de respondenten wist het niet. Het marketingbudget wordt voornamelijk besteed aan sponsoring (48%), gevolgd door LinkedIn (42%), e-mail (41%), Facebook (33%) en print (21%).

Als het gaat om websites en blogs, antwoordde 87% van de advocatenkantoren dat ze een website hadden. Onder de solo’s is het percentage echter veel lager, met slechts 59%. Advocaten lijken de primaire rol van hun website nog steeds als een online brochure te zien, waar de website voornamelijk informatie over de partners (98%) en medewerkers (73%) geeft. Ongeveer de helft van de websites vermeldt ook de zaken die het kantoor behandelt. En 56% van de advocaten gebruikt hun website nu ook voor content marketing, waar ze hun eigen juridische artikelen publiceren. Slechts 27% gebruikt er evenwel een blog voor. Onder de solo’s daalt het percentage dat eigen content publiceert tot slechts 17%. De meeste websites zijn tegenwoordig mobiel vriendelijk, terwijl slechts 6% zegt dat hun websites dat niet zijn.

Als het gaat om individuele promotie, zegt 77% van de advocaten zichzelf te promoten op sociale media. Slechts 9% gebruikt ook andere kanalen.

Uit het enquêteverslag 2020 blijkt dat er nog steeds een grote kloof bestaat tussen de eenmanskantoren en de kleine kantoren enerzijds en de grotere kantoren anderzijds, als het gaat om hun marketinginspanningen.

Budgettering & Planning

De meeste advocaten begrijpen inmiddels dat een technologiebudget essentieel is. In totaal heeft 62% een technologiebudget (tegenover 60% in 2019), maar voor een alarmerende 59% van de eenmanskantoren en 41% van de kleine kantoren (2-9) is dat nog steeds niet het geval. Maar liefst 71% van de solokantoren heeft ook geen opleidingsbudget. Als het gaat om de omvang van het budget, is het gelijk gebleven of licht gestegen. Interessant is dat het voornamelijk in solokantoren hetzelfde is gebleven, terwijl het in de grotere kantoren licht is gestegen. In het rapport wordt geadviseerd om tijd te besteden aan het plannen van een budget, dat onder andere bestaat uit technologietrainingen, en om het gebruik te meten en bij te houden wat werkten wat niet. Op die manier kunnen ze de nodige prioriteiten stellen en hun middelen beter besteden.

Bronnen

• americanbar.org/news/abanews/aba-news-archives/2020/10/aba-to-release-techreport-2020-survey-on-legal-tech-trends/
• lawtechnologytoday.org/2020/10/techreport-2020-cybersecurity/
• lawtechnologytoday.org/2020/10/techreport-2020-cloud-computing/
• lawtechnologytoday.org/2020/11/techreport-2020-solo-small-firm/
• lawtechnologytoday.org/2020/11/techreport-2020-websites-marketing/
• lawtechnologytoday.org/2020/11/techreport-2020-technology-training/
• lawtechnologytoday.org/2020/11/techreport-2020-practice-management/
• lawtechnologytoday.org/2020/11/techreport-2020-litigation-tar/
• lawtechnologytoday.org/2020/12/techreport-2020-budgeting-planning/
• law.com/legaltechnews/2020/10/23/aba-survey-many-firm-project-management-tools-go-unused/
• abajournal.com/web/article/law-firms-are-slow-to-adopt-artificial-intelligence-based-technology-tools-aba-survey-finds
• dincloud.com/blog/key-takeaways-from-aba-legal-technology-survey-report
• com/techreport-2020-web-sites-advertising-and-marketing/